コンプライアンス研修の進め方｜テーマの選び方から教材の更新、理解の確認と記録まで

コンプライアンス研修とは

コンプライアンス研修は、法令や社内の規程、企業として守るべき倫理を、社員一人ひとりが日々の仕事で守れるようにするための研修です(法定研修・コンプライアンス研修)。多くの会社で、全員が受ける必修研修として運用されています。

「法令を守る」と聞くと、条文を覚えることのように感じます。けれども、事故や不祥事の多くは、ルールを知らなかったからではなく、目の前の場面がルールに関わると気づかなかった、あるいは気づいても誰にも言えなかったことから起きます。そこで、コンプライアンス研修では次の 3 つをめざします。

3 つめが特に大切です。研修で全部の場面を教えることはできません。迷ったときに一人で抱えず相談できる人を増やすことが、事故を小さくするいちばん確かな方法です。

法定研修との違い

法令にもとづいて実施が求められる教育を、法定研修と呼ぶことがあります。コンプライアンス研修は、法律上の義務かどうかを問わず、会社として徹底したいことを扱う研修です。何が法令上の義務になるかは、業種・規模・事業の内容によって違い、法令は改正されることがあります。自社に求められる教育の範囲は、社内の規程と最新の法令を確かめ、必要に応じて専門家に相談して決めます。

テーマの選び方

コンプライアンス研修で扱うテーマは幅広く、全部を一度に扱うと内容が薄くなります。よく扱われるのは次のようなテーマです。

• ハラスメント — 何がハラスメントにあたりうるか、起きたときの相談と対応(ハラスメント防止研修)
• 情報セキュリティ — 不審なメール、パスワード、端末の扱い、情報の持ち出し(情報セキュリティ研修)
• 個人情報 — 顧客や社員の情報の集め方・使い方・渡し方・捨て方(個人情報の取り扱い)
• 取引の公正 — 取引先との取引のしかた、公正な競争
• 利益相反 — 会社の利益と個人の利益がぶつかる場面、贈答や接待の扱い
• SNSでの発信 — 業務の情報や職場のことを、個人の発信で漏らさない

選ぶときの 4 つの材料

今年どのテーマを重く扱うかは、次の 4 つの材料から決めます。

1. 法令の変化 — 新しく求められるようになったことや、変わったことがないか。社内の法務の担当や専門家に確かめます
2. 社内の規程の変化 — 今年、新しく作った規程や、変えた規程はないか
3. 自社で起きた事例 — 相談の窓口に寄せられた内容、社内で起きた事故やヒヤリとした出来事
4. 業務の危うさ — 自社の業務で起きると影響が大きいことは何か。顧客の情報を多く扱う、取引先との接点が多い、など

4 つを並べて、「全員に毎年」扱うテーマと、「今年だけ重く」扱うテーマに分けます。全員に毎年扱うテーマは少なく絞り、毎年変わるテーマを足していくと、受講者の負担を抑えつつ新しさを保てます。

対象と頻度を決める

同じテーマでも、立場によって知っておくべきことは違います。対象を 3 つの層に分けて、内容を変えます。

管理職向けの研修の組み立て方は、階層別研修の組み方もあわせてご覧ください。

頻度の決め方

コンプライアンス研修は、一度受ければ終わりではありません。次のような機会ごとに受けてもらいます。

毎年の研修をいつ行うかは、年度の計画の中で決めます。ほかの研修と重ならない時期の決め方は研修の年間計画の立て方で扱っています。

教材の作り方

コンプライアンス研修の教材は、条文や規程の文を読み上げるだけになりがちです。受講者が自分の仕事に当てはめられる教材にするために、次の 4 つの工夫をします。

身近な場面

「取引先から高価な贈り物が届いた」「同僚から顧客の名簿を個人のメールに送ってほしいと頼まれた」のように、受講者が実際に出会いそうな場面を題材にします。自社の業務、自社の言葉で書くと、「自分のことだ」と感じてもらえます。社内で起きた事例を使うときは、誰の話か分からないように書き換えます。

判断の練習

正解を説明するだけでなく、「あなたならどうするか」を受講者に選んでもらいます。迷う場面をあえて選び、選んだ理由と、会社としての考え方を解説します。判断の練習を重ねると、研修で扱っていない場面でも立ち止まれるようになります。

短く分ける

1 本 1 時間の長い動画より、テーマごとに数分の教材に分けるほうが、最後まで集中して受けてもらえます。短く分けておけば、内容が変わったときにその部分だけを差し替えられます(マイクロラーニング)。

相談の窓口

どの教材にも、最後に「迷ったときはここへ」と相談の窓口を示します。窓口の名前・連絡のしかた・相談した後にどうなるか・相談した人が不利にならないことを伝えると、使ってもらいやすくなります。

教材づくりの段取りそのものは、eラーニング教材の作り方で詳しく扱っています。

教材を毎年見直す

毎年同じ教材を流していると、受講者は「去年と同じ」と気づき、真剣に見なくなります。教材は毎年、次の 3 つのきっかけで見直します。

見直しの段取り

1. 研修を行う時期から逆算して、見直しを始める日を決める
2. 3 つのきっかけについて、それぞれの部署に「変わったこと」を尋ねる
3. 変わった部分の教材と、確認テストの問題を直す
4. 法務や規程を持つ部署に、直した教材を確かめてもらう
5. 直した内容を記録に残し、新しい版として公開する

教材を直したら、いつ・何を直したかを残しておきます。後から「この年の研修では何を教えていたか」を問われたときに答えるためです。

理解の確かめ方

動画を最後まで再生しただけでは、理解したかどうかは分かりません。次の 3 つで確かめます。

確認テスト

教材の後に短い理解度テスト(確認テスト)を置き、合格点を決めて、合格を修了の条件にします。問題数は要点を確かめる数問から十数問に絞り、どの問題にも解説を付けます。間違えた人には、解説を読んで受け直してもらいます。

場面の問題

「次の場面で、あなたはどうしますか」と、判断を問う問題を入れます。言葉の定義を覚えているかを問う問題ばかりでは、仕事で判断できるかは分かりません。選択肢には、ありがちな間違った動き方を並べ、解説で「なぜそれではいけないのか」を説明します。

規程への同意

情報セキュリティの規程などは、内容を読んで同意したことを記録に残す運用もよく行われます。テストとは別に、規程の文面を示して「読んで同意した」ことを、日時と規程の版とともに残します(ログイン時の同意)。

結果を研修の改善に使う

一人ひとりの合否だけでなく、設問ごとの正答率を見ます。多くの人が間違えている問題は、教材の説明が足りないか、問題の書き方に原因があります(設問別統計)。正答率の低いテーマは、翌年の研修で重く扱う候補になります。研修の効果をもう一段深く確かめる方法は研修の効果測定の進め方をご覧ください。

記録と説明責任

コンプライアンス研修では、研修を行うことと同じくらい、行ったことを示せることが大切です。監査や取引先の調査、問題が起きたときには、会社として何を教え、誰が受けたかを問われます。次の 4 つを残します(受講履歴)。

すぐに出せる形にしておく

記録は、残すだけでなく、求められたときにすぐ出せることが大切です。

• 年度ごと・部署ごとに、受講の状況を一覧で出せるか
• 未受講の人と、その理由(休職・入社前など)を説明できるか
• 教材の版と、その版で何を教えていたかを示せるか
• 記録を書き出して、社内の別の資料と合わせられるか

未受講の人をどう減らすか、督促をどう回すかは、必修研修の受講率を上げるで詳しく扱っています。

記録の扱いにも気をつける

受講の記録やテストの結果も、個人に関わる情報です。誰がどこまで見られるかを絞り、保管の期間を社内の規程で決めておきます。

形だけにしない工夫

コンプライアンス研修は、全員が毎年受けるからこそ、「受けた」ことだけが目的になりやすい研修です。中身のある研修にするための工夫です。

経営や上司の言葉で始める

研修の最初に、経営や部署の上司から「なぜ会社としてこれを大切にしているか」を短く伝えてもらいます。担当部署だけが言っているのではないと伝わると、受講者の受け止め方が変わります。

自社の事例を使う

ほかの会社の不祥事の話より、自社で起きたこと、起きかけたことのほうが、受講者には身近です。誰の話か分からないように書き換えたうえで、「うちでもこういうことがあった」と伝えます。

研修を話し合いの場にする

eラーニングで基本を学んだ後に、職場ごとに短い話し合いの時間を作ります。「うちの部署で起きそうな場面はどれか」を話し合うと、研修の内容が職場の言葉に変わります。

相談した人を守る

研修で「迷ったら相談を」と伝えても、相談した人が不利な扱いを受ければ、誰も相談しなくなります。相談した人を守ることを、研修の中で約束として伝え、実際の運用でも守ります。

受講者の声を聞く

研修の後に「分かりにくかったところ」「職場で困っていること」を尋ねます。寄せられた声は、翌年の教材の場面や、規程の見直しの材料になります。

テーマごとの勘所

ハラスメント

条文や定義の説明だけでは、自分の職場に当てはめにくいものです。「この言い方はどうか」という具体的な場面で、境目を考えてもらいます。一方で、「何を言ってもハラスメントになる」と受け止められると、必要な指導までためらわれるようになります。適切な指導のあり方もあわせて伝えます。

情報セキュリティ

攻撃の手口は毎年変わるので、新しい事例を入れて教材を見直します。年に 1 回の長い研修より、短い教材をこまめに届けるほうが記憶に残りやすくなります。訓練で不審なメールを開いてしまった人を責めず、「すぐに報告した人を評価する」ことを伝えると、報告が早くなります。

個人情報

「集める・使う・渡す・捨てる」の場面ごとに、自社の決まりを確かめます。顧客の情報だけでなく、社員の情報(人事や研修の記録)も対象になることを伝えます。社外のサービスに情報を預けるときの考え方も扱うと、現場の判断に役立ちます。

取引の公正と利益相反

営業や購買など、取引先と接する部署ほど重く扱います。贈答・接待・取引先との個人的な関係など、判断に迷いやすい場面を題材にし、「迷ったら上司と窓口に相談する」ことを繰り返し伝えます。

確認テストの問題の例

場面で判断を問う問題の例です。自社の規程と事例に合わせて書き換えて使います。

例 1: 情報の持ち出し

週末に家で資料を仕上げたいので、顧客の一覧が入ったファイルを、個人のメールに送ろうと考えています。どうするのがよいですか。

1. 自分しか見ないので、個人のメールに送ってよい
2. ファイルにパスワードをかければ、個人のメールに送ってよい
3. 個人のメールには送らず、会社が認めた方法で作業する(正解)
4. 上司に口頭で伝えておけば、個人のメールに送ってよい

解説: 顧客の情報を会社の管理の外に出すと、誤送信や端末の紛失で漏れたときに防げません。家で作業する必要があるときは、会社が認めた方法を使います。分からなければ情報セキュリティの窓口に相談します。

例 2: 相談を受けたとき(管理職向け)

部下から「同じ部署の先輩の言い方がつらい」と相談されました。最初にすることとして、もっともよいものはどれですか。

1. 先輩を呼んで、すぐに注意する
2. 相談した部下の話を最後まで聞き、事実と本人の希望を確かめる(正解)
3. よくあることなので、しばらく様子を見るよう伝える
4. 部署の全員に、言い方に気をつけるよう伝える

解説: 最初に本人の話を聞き、事実と、本人がどうしてほしいかを確かめます。本人の了解なく相手に伝えると、相談した人が不利な立場になることがあります。必要に応じて、社内の相談の窓口と連携します。

問題を書くときの決まり

• 1 問で問うことは 1 つにする
• 間違いの選択肢は、実際にありがちな動き方にする
• 「すべて正しい」「すべて誤り」の選択肢は使わない
• どの問題にも、なぜそうなるのかの解説を付ける

年間の進め方の例

毎年の研修を年度の初めに行う場合の進め方の例です。

実施前のチェックリスト

研修を公開する前に、次の項目を確かめます。

チェックリストは毎年同じものを使い、確かめた日と確かめた人を残しておくと、担当者が替わっても同じ質で続けられます。

パレットLMS でできること

パレットLMS では、コンプライアンス研修を次のように運用できます。

• 必修と期限 — コースを必修に設定し、期限と自動リマインドで未修了の人を追いかけられます。未修了の人・期限を過ぎた人は一覧で絞り込めます
• 対象を分けて割り当てる — 役職などのユーザーの項目で対象者を選んで割り当てられるため、管理職向けのコースを別に用意できます
• 確認テスト — テストごとに合格点・制限時間・受験回数の上限を決められ、問題と選択肢のシャッフル、問題の中からのランダム出題、解説を出すタイミングを選べます。合格をその教材の完了条件にできます
• 規程への同意 — ログイン時の同意で、組織が定めた文面への同意を版ごとに記録できます。まだ同意していない人の一覧を確認でき、同意の記録は CSV で出力できます
• 毎年の見直し — 毎年行う研修は、コースを年度版として複製できます(前年の割当や受講記録は引き継ぎません)。公開後に直したら、新しい版として記録でき、修了記録には修了した時点の版が残ります
• 修了証の有効期限 — 修了証に有効期限を設け、期限が近づいた人に再受講を案内できます
• 記録と集計 — 年度・部署ごとの集計に対応し、異動の履歴を保持しているため受講当時の所属でも集計できます。受講記録は CSV で出力できます。コース別のレポートでは設問別の正答率や識別度を確認できます
• 操作の記録 — 管理者の操作は操作履歴(監査ログ)に残ります

プランごとの違いは料金プラン、機能の一覧は機能のページをご覧ください。