ログイン時の同意(規程への同意の記録)

ログイン時の同意は、システムにログインした人に組織が定めた文面を示し、 同意するまで先へ進めないようにする仕組みです。 誰が・いつ・どの版の文面に同意したかを記録として残せます。

サービスの事業者が定める利用規約への同意とは別に、 利用する組織が自分たちのルールへの同意を求めるために使います。

使いどころ

• 情報セキュリティの規程や、個人情報の取り扱いの誓約
• 研修の教材を社外に持ち出さない、録画・撮影しないといった利用のルール
• 取引先など、社外の受講者に守ってもらいたい守秘の約束

コンプライアンス研修と組み合わせて、 「研修で内容を学び、同意を記録する」という運用もよく行われます。

文面を改めたときの扱い

同意の記録は、どの版に同意したかとセットで意味を持ちます。

• 文面を改めたら新しい版として扱い、対象の人全員にもう一度同意を求めます
• 誤字の修正でも、記録の上では新しい版になるのが一般的です。 小さな直しをまとめてから改めるなど、頻度を考えます
• 改める前に、時期と変わる点を社内に知らせておきます

運用の注意

同意しない人の扱いを決めておく 同意するまで先へ進めないため、同意しない人は研修を受けられなくなります。 必修研修の期限に響かないよう、問い合わせ先を文面に書いておきます。

読まれる長さにする 長い規程を全文載せても、最後まで読まれるとは限りません。 守ってほしい要点を短く示し、規程の全文は社内のどこで読めるかを書き添えます。

まだ同意していない人を追いかける 同意の状況を一覧で確かめ、必要に応じて個別に声をかけます。

⚠ 同意の記録が、法律上どのように扱われるかは、文面の内容や状況によって異なります。 就業規則の変更など、法令で手続きが定められているものの代わりにはなりません。 実際の運用は、社内の法務部門や専門家にご確認ください。

パレットLMS・パレットCBTでの扱い

パレットLMSでは、管理者が「設定」の「ログイン時の同意」で文面を作って公開すると、 対象の人がログインした後に文面が表示され、同意するまで先へ進めなくなります。

• 対象は「全員」「受講者だけ」「スタッフ(管理者・講師・部署管理者)だけ」から選べます
• パスワード・パレットID・組織のアカウント(SSO)のどれでログインしても表示されます
• 文面を変えると新しい版になり、対象の人全員にもう一度同意を求めます。止めると表示されなくなります
• 画面で、いまの版に同意した人数と、まだ同意していない人を確認できます
• 同意の記録(誰が・いつ・どの版に)と、まだ同意していない人の一覧を、CSVで出力できます
• 同意しない人は、ログアウトするほかに先へ進む方法はありません

パレットCBTでは、試験ごとの「注意事項」が受験の開始前に表示され、受験者が「注意事項を確認しました」に チェックしないと受験を始められません。