個人情報の取り扱い(研修・試験のデータ)

研修や試験のシステムには、氏名・メールアドレス・所属に加えて、 受講の状況・テストの得点・試験の合否といった個人に関する情報が集まります。

これらは、扱い方を誤ると本人の評価や信用に関わる情報です。 システムを導入するときも、日々の運用でも、 個人情報として扱う前提で考えておく必要があります。

法律上の基本的な考え方

日本では個人情報保護法が、事業者が個人情報を扱うときのルールを定めています。 研修・試験の運用に関係が深いのは、たとえば次のような点です。

• 利用目的をできる限り特定し、本人に分かるようにしておくこと
• 漏えいなどを防ぐための安全管理の措置をとること
• 外部のサービスに扱いを任せる(委託する)ときは、委託先を監督すること
• 本人から開示・訂正・利用停止などを求められたときに対応すること

⚠ 法律上の義務の範囲や手続きは、扱う情報や事業の内容によって異なります。 また、法令やガイドラインは改正されることがあります。 実際の対応は、個人情報保護委員会などが公表している最新の情報をご確認いただくか、 弁護士などの専門家にご相談ください。本ページは考え方の概要と、システム面での準備についてのご説明です。

研修・試験のデータならではの注意

成績は人事に関わる情報になる テストの点数や修了の状況は、昇格や配置の判断に使われることもあります。 誰がどこまで見られるかを、権限とロールで絞っておきます。

配慮が必要な情報が含まれることがある 試験の配慮措置の申請などでは、 心身の状態に関わる情報を受け取ることがあります。 こうした情報は、法律上も特に慎重な扱いが求められる場合があります。

本人確認の写真や提出物 オンライン試験の本人確認の写真や、 課題の提出ファイルにも個人の情報が含まれます。必要な期間を過ぎたら消す運用を考えます。

退職・退会した人の記録

退職した人の記録をすぐに消すと、過去の研修の実績や 年度集計の数字が変わってしまうことがあります。 一方で、本人から消去を求められた場合には応える必要があります。

氏名などの本人を特定できる部分だけを消し、受講や受験の事実は統計として残す (匿名化する)という方法がよく取られます。

パレットLMS・パレットCBTでの扱い

パレットLMS・パレットCBTはいずれも、本人からの開示・消去の求めに、 管理画面の操作で応えられます。

• 開示: ユーザー(受験者)の詳細画面から、その人の個人データをファイルで書き出せます
• 消去: 氏名・メールアドレス・提出物などを消し、受講記録(パレットCBTでは受験記録)は 統計のために残します。消去には理由の入力が必要で、取り消しはできません
• 管理画面の操作は監査ログに残ります

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