学習データの活かし方｜LMSの修了率・進み具合・テストの結果を次の手につなげる

学習データを活かすとは

LMS(学習管理システム)を使い始めると、誰がいつ受講を始め、どこまで進み、テストで何点を取ったかが、毎日記録されていきます。この記録を研修の運営と改善に使う取り組みを、ラーニングアナリティクス(学習データの分析)と呼びます(ラーニングアナリティクス)。

難しい統計の知識は要りません。大切なのは、データを見て終わりにせず、次の手につなげることです。学習データは、次の 4 つの段階を繰り返して使います。

集める

LMS で研修を配信すると、受講の記録は自然にたまります。集める段階で気をつけるのは、後から比べられる形で残すことです。コースの名前の付け方、修了の条件、対象者の決め方が研修ごとにばらばらだと、数字を並べても比べられません。

見る

たまったデータを、決めた目的に沿って見ます。全体の数字から始めて、気になるところを絞り込んでいきます。

手を打つ

遅れている人に声をかける、止まりやすい教材を短くする、誤りのある設問を直す。データから分かったことを、具体的な行動に変えます。

確かめる

手を打った後に、同じ数字がどう変わったかを確かめます。変わらなければ、別の手を考えます。この段階を飛ばすと、手を打ったことが効いたのかどうかが分かりません。

「見るだけ」で終わる状態に気づく

次のような状態なら、データが活かされていません。

• 毎月レポートを書き出しているが、誰も読んでいない
• 修了率は報告しているが、上がらない理由を調べたことがない
• テストの点数は記録しているが、設問を直したことがない
• アンケートを毎回取っているが、結果で研修を変えたことがない

研修の後に効果を測る考え方は研修の効果測定の進め方で扱っています。この記事は、研修の最中にたまるデータを、途中での手当てと次の改善に使う方法が中心です。

LMS に残るデータの種類

LMS に残るデータは、大きく次の 6 つに分けられます(受講履歴(学習の記録))。

受講の状態

いちばん基本のデータです。割り当てた人のうち、何人が始めて何人が終えたかが分かります。修了率はここから計算します(受講率・修了率)。

進み具合

修了していない人が、コースのどこまで進んでいるかを示します。進捗率とも呼びます(進捗率)。数え方は製品によって違い、教材の数で数える方式では、5 分の教材と 60 分の教材が同じ重みになる点に注意します。

テストの結果

確認テストの点数と合否に加えて、設問ごとに誰が正解したかの記録が残ります。設問ごとの記録があると、受講者の理解だけでなく、教材やテストそのものの良し悪しも見えてきます。

学習時間

教材に取り組んでいた時間です。何を学習時間として数えるか(画面を開いていた時間か、操作していた時間か)は製品によって違うので、数字を報告に使う前に確かめておきます。

アンケート

受講後のアンケートは、受講者の受け止め方を知る材料です(受講後アンケート)。数字にしにくい「分かりにくかった箇所」「職場で試したいこと」も、自由記述で集められます。

所属と属性

ほかのデータを分けて見るための軸です。部署ごと、入社年ごとに修了率を比べると、どこに手当てが要るかが見えます。異動があると集計が変わるため、「受講したときの所属」で数えるのか「今の所属」で数えるのかを決めておきます(年度集計)。

業績の数字や人事評価は、LMS の外にあるデータです。合わせて見たいときは、LMS のレポートを書き出して社内のデータとつなげます。

目的から見る数字を選ぶ

データがたくさんあると、全部を見ようとして何も決められなくなります。先に「この研修で何を変えたいのか」を決め、それを確かめられる数字だけを選びます(研修のKPI)。

数字を選ぶ手順

1. 研修の目的を 1 文で書く — 「期限までに全員が情報セキュリティの基本を学び終える」のように、誰が・いつまでに・何をするかを書きます
2. 目的に近い数字を 1〜2 個選ぶ — 上の表を目安にします。数字が多いと、どれで判断するかが分からなくなります
3. 数字の決まりを書く — 分母を誰にするか(対象者全員か、受講を始めた人か)、いつの時点で数えるか(期限の日か、月末か)を決めます
4. 目安を決める — 必修研修なら修了率は全員が目標、というように、良し悪しを判断する目安を先に決めます
5. 見る時期を決める — 期限の何週間前に見るか、研修の後のいつ振り返るかを予定に入れます

分母は対象者全員にする

修了率を報告するときは、対象者全員を分母にするのが基本です。受講を始めた人だけを分母にすると、手つかずの人が数字から消えて、実態より高く見えます。手つかずの人こそ、手当てが必要な相手です。

早く分かる数字と遅れて分かる数字

修了率やテストの点数はすぐに分かります。職場での行動の変化や業務の数字は、分かるまでに時間がかかります。両方を組み合わせると、途中で手を打ちながら、最後の結果も確かめられます。

ダッシュボードの見方

多くの LMS には、研修の状況をまとめて見せる画面(ダッシュボード)があります。見るときは、広く見てから、気になるところに絞る順番を守ると、迷いません。

全体の推移

最初に、組織全体の受講率や修了率が、週ごと・月ごとにどう動いているかを見ます。ある時点の数字だけでなく、前の週・前の月と比べて上がっているか下がっているかを見るのがこつです。期限の直前に急に上がる形なら、受講が期限ぎりぎりに集中しています。

コースごと

次に、コースを修了率の高い順・低い順に並べます。低いコースは、教材が長い、難しい、案内が届いていない、期限が近すぎる、といった理由が考えられます。高いコースと比べると、違いが見えてきます。

部署ごと

コースの数字が低いとき、全部の部署で低いのか、一部の部署だけが低いのかを確かめます。一部の部署だけなら、教材よりも、その部署の忙しさや上司の受け止め方に原因があることが多いでしょう。

一人ひとり

最後に、手当てが要る人を一人ずつ確かめます。進み具合、最後に学んだ日、テストの結果を見て、声のかけ方を決めます。

見るときに気をつけること

• 平均だけで判断しない — 進み具合の平均が 50% でも、「全員が半分まで」なのか「半数が修了、半数が手つかず」なのかで、打つ手はまったく違います
• 少ない人数の数字で決めつけない — 数人の部署では、一人の結果で数字が大きく動きます
• 数字の決まりが同じかを確かめる — 前の年と比べるときは、分母や数える時点が同じかを確かめます

遅れている人への手当て

研修が遅れている人は、状態によって手当てが変わります。まとめて同じ督促を送るより、状態ごとに分けて声をかけるほうが効きます(受講の離脱)。

未着手

割り当ててから時間がたっても始めていない人です。案内のメールが埋もれている、研修の目的が伝わっていない、という理由が多くあります。督促の文には「なぜ受けるのか」「どれくらいの時間がかかるのか」を書くと、始めてもらいやすくなります。

停滞

始めたものの、しばらく学んでいない人です。止まっている教材が同じなら、その教材の側に問題があるかもしれません。次の節の「教材とテストを直す」につなげます。

期限接近

期限が近いのに修了していない人です。期限の前に自動で知らせる仕組みがあれば、手で追いかける手間が減ります。

期限超過

期限を過ぎても修了していない人です。何度督促しても動かない場合は、本人だけでなく部署の上司を巻き込みます。長期の休みや業務の事情がある人は、期限を個別に延ばすことも考えます。

督促の文面や上司の巻き込み方は、必修研修の受講率を上げるで詳しく扱っています。

手当ての効き目を確かめる

督促を送ったら、1〜2 週間後に同じ人の状態を見直します。督促の後にどれくらいの人が始めたかを記録しておくと、督促の時期や文面を比べられます。

教材とテストを直す

学習データは、受講者を追いかけるためだけのものではありません。研修そのものの弱いところを教えてくれます。直す手がかりは、次の 4 つです。

止まる教材

教材ごとの完了の割合を並べると、多くの人が止まる教材が見つかります。止まる理由は、長すぎる、難しすぎる、何をすれば完了なのかが分かりにくい、のどれかであることが多いでしょう。

• 長い教材は、いくつかの短い教材に分ける
• 難しい教材の前に、基礎を補う短い教材を置く
• 完了の条件(最後まで見る、テストに合格する、など)を教材の最初に書く

正答率の低い設問

多くの人が間違える設問は、受講者の理解が足りないのではなく、教材の説明が足りないか、設問の書き方が分かりにくいことがあります(設問別統計)。まず、その設問が教材のどこで扱われているかを確かめます。扱っていなければ、教材に足すか、設問を外します。

識別度の低い設問

識別度は、テスト全体の成績が良い人ほどその設問に正解しているかを示す数字です。成績の良い人が間違え、成績の低い人が正解している設問は、選択肢の書き方が紛らわしい、正解が誤っている、といった不備のおそれがあります。受ける人が少ないうちは数字がぶれるので、ある程度の人数が受けてから判断します。

アンケートの声

アンケートの自由記述には、数字では分からない手がかりがあります。「どこが分かりにくかったか」「何が足りなかったか」を、教材の名前と合わせて読みます。同じ指摘が何人からも出ていれば、直す優先度は高くなります。

直す順番の決め方

1. 受ける人が多い必修のコースから見る
2. 止まる人が多い教材、正答率が極端な設問を書き出す
3. 直す内容と担当、期限を決める
4. 直した版で受けた人の数字を、前の版と比べる

研修の前後で同じ分野のテストを受けてもらうと、研修で伸びた分が分かり、直した効果も比べやすくなります(事前テスト・事後テスト)。

経営への報告

学習データは、研修の価値を経営に伝える材料にもなります。数字を並べるだけの報告は読まれません。次の 4 つの段で組み立てると、短くても伝わります。

研修の目的

最初に、何のための研修だったのかを 1〜2 文で書きます。目的を書かないと、数字が良いのか悪いのかを読む人が判断できません。

数字の結果

目的に近い数字を、前の期間や目安と比べて示します。修了率、テストの平均点や合格した人の割合、アンケートの評価などです。数字は多くても 3〜4 個に絞ります。

見えた原因

数字が良かった、または悪かった理由を書きます。「営業部の修了率が低かったのは、繁忙期と期限が重なったため」のように、データから分かったことと、聞き取りで分かったことを合わせます。

次にすること

最後に、次の期間に何を変えるかを書きます。「期限を繁忙期の前に移す」「止まる人が多い教材を 3 つに分ける」のように、具体的に書くと、経営からの協力も得やすくなります。

報告の型の例

うまくいかなかったことも隠さずに書くと、報告への信頼が高まります。研修の費用と効果を同じものさしで示す考え方は、研修の効果測定の進め方を参考にしてください。

個人情報の扱いと見せる範囲

学習データは、氏名と結びついた個人の情報です。テストの点数や修了の状況は、昇格や配置の判断に使われることもあるため、扱いには気をつけます(個人情報の取り扱い)。

誰に何を見せるかを決める

LMS の役割(管理者・講師・部署の管理者など)の設定で、見える範囲を絞れるかを確かめておきます(権限とロール)。

気をつけたいこと

• 使う目的を受講者に伝える — 学習データを何に使うのかを、研修の案内や社内の規程で伝えます。人事評価にそのまま使うと、受講者は理解よりも記録を整えることを優先しがちです
• 少人数の数字を出さない — 数人の部署の平均点を出すと、誰の点数か分かってしまうことがあります。まとめて出す数字は、人数が少ない部署を外すか、ほかと合わせて出します
• 書き出したファイルを管理する — CSV に書き出したデータは、LMS の外に出た個人の情報です。保管する場所、見られる人、消す時期を決めます
• アンケートの扱いを守る — 無記名と案内したアンケートは、回答者が分かる形で使わないようにします
• ランキングに気をつける — 学習時間や点数の順位を全員に見せると、学びを促すより負担に感じる人もいます。氏名を出すかどうかは慎重に決めます

毎月の見方の段取り

学習データは、決まった時期に決まったものを見ると、続けやすくなります。次の表を、自社の研修の予定に合わせて直して使ってください。

毎月のチェックリスト

• 期限を過ぎた人がいる研修を確かめた
• 修了率の低いコースと、その理由の見当をつけた
• 督促を送った人の、その後の状態を確かめた
• 新しく直した教材の、直した後の数字を確かめた
• 書き出したファイルのうち、使い終えたものを消した

研修の運用全体での担当の仕事は、LMS管理者の仕事にまとめています。

よくある読み違い

数字を読み違えると、正しくない手を打ってしまいます。よくある読み違いを挙げます。

修了率が高い=研修がうまくいった

修了率が高くても、内容を理解しないまま早送りで終えている場合があります。修了率と一緒に、テストの結果やアンケートも見ます。

学習時間が長い=よく学んだ

学習時間が長いのは、熱心に学んだからとは限りません。教材が分かりにくくて何度も見返している、画面を開いたまま別の仕事をしていた、ということもあります。

正答率の低い設問=受講者の理解が足りない

前の節のとおり、教材や設問の側に原因があることがよくあります。受講者を責める前に、教材と設問を確かめます。

前の年より下がった=悪くなった

対象者が増えた、修了の条件を厳しくした、数える時点を変えた、といった理由で数字が動くことがあります。数字の決まりが同じかを先に確かめます。

アンケートの満足度が高い=役に立った

満足度は「楽しかったか」に引っ張られやすく、職場で使えたかとは別のものです。時間をおいて「職場で使ったか」を聞くと、確かめられます。

小さく始める 3 か月の進め方

学習データの活用は、最初から全部の研修で始める必要はありません。1 つの研修から始めて、流れができたら広げます。

1. 1 か月目: 1 つの研修を選んで目的と数字を決める — 受ける人が多い必修の研修がおすすめです。見る数字は修了率と進み具合の 2 つで十分です
2. 2 か月目: 週に 1 回見て、手を打つ — 未着手・停滞の人に声をかけ、止まる教材を書き出します。督促の前後で数字がどう変わったかを記録します
3. 3 か月目: 振り返って、報告する — テストの設問ごとの結果とアンケートを見て、直す教材と設問を決めます。研修の目的・数字の結果・見えた原因・次にすることを 1 枚にまとめて報告します

3 か月で 1 回りすると、どの数字が役に立ち、どの数字は見なくてよかったかが分かります。次の研修では、その経験をもとに数字を選び直します。LMS を乗り換えるときは、それまでの記録を持ち出せるかも確かめておきます(LMSの乗り換えの進め方)。

パレットLMS でできること

パレットLMS では、研修のデータを次の画面で確かめられます。

• ダッシュボード — 週ごとの受講率の推移や、コースごとの修了率の上位・下位を確かめられます
• コース別のレポート — 教材別の完了率、テストごとの設問別の正答率・識別度、人とテストの成績表を確かめられます。テストの分析は、数える受験を初回だけに絞ることもできます
• 受講者カルテ — 一人ひとりのコースの進み具合と、設問のタグごとの得意・不得意を確かめられます
• 組織別のレポート — 部署ごとの修了率や学習時間を年度で集計できます。異動の履歴を残しているので、受講当時の所属で集計できます
• 要フォロー — 未着手・停滞・期限接近・期限超過の受講者が分けて並び、その場で督促を送れます。期限の前と後の自動のリマインドも、ルールで設定できます
• アンケート — コースの教材として、またはコースの外で配信できます。無記名にもでき、回答率と設問ごとの集計を確かめられます
• 学習時間 — 教材の画面を表示して取り組んでいた時間を記録します

見える範囲は役割で分かれます。講師のレポートに出るのは担当するコースに割り当てのある受講者、部署管理者が見られるのは受け持つグループとその配下の受講者だけです。レポートやアンケートの結果は CSV で書き出せます。本人からの開示・消去の求めにも、管理画面の操作で応えられます。