LMSの乗り換え(移行)の進め方｜移すものの棚卸しから切り替えまで

LMS を乗り換える理由

学習管理システム(LMS)は、一度入れると何年も使い続けることが多いシステムです。それでも、次のような理由で乗り換えを考える時期が来ます。

費用が合わない

受講者の数が増えて料金が上がった、使っていない機能の分まで払っている、といった理由です。料金の仕組み(ID 数・同時に使う人の数・機能のまとまり)が自社の使い方に合っているかを見直すきっかけになります(ライセンス数(ID数)の考え方)。

使いにくい

管理画面が分かりにくく、担当者が操作に時間を取られている、受講者から「どこで受ければよいか分からない」という問い合わせが多い、といった理由です。

機能が足りない

集合研修の管理、テストの分析、部署ごとの集計、シングルサインオンなど、研修の運用が育つにつれて必要な機能が増えていきます。

提供が終わる

使っている LMS のサービスが終わる、古い仕組みのまま更新されない、といった理由で、乗り換えを迫られることもあります。

乗り換えには手間がかかります。理由をはっきりさせておくと、新しい LMS を選ぶときの基準になり、乗り換えた後に「何が良くなったか」を説明する材料にもなります(LMSの乗り換え(移行))。反対に、理由があいまいなまま乗り換えると、同じ不満が新しい LMS でも繰り返されます。今の LMS で困っていることを、担当者・受講者・部署の上司それぞれから集めて、優先順位を付けておきましょう。集めた声は、新しい LMS を比べるときの確かめる項目にそのまま使えます。

乗り換えの 6 つの段取り

LMS の乗り換えは、次の順に進めます。

1. 目的と要件を決める — 乗り換えの理由を整理し、新しい LMS に求めること(必須の機能・あるとよい機能・予算)を書き出します
2. 新しい LMS を選ぶ — 要件に合う候補を比べ、無料の試用やデモで実際に操作して選びます(LMSの選び方)
3. 移すものを棚卸しする — 今の LMS にある、ユーザー・組織・教材・テスト・受講の記録を洗い出し、移すか・移さないかを決めます
4. データを移す — ユーザーと組織を登録し、教材とテストを載せ、研修を割り当てます
5. 並行して試す — 一部の部署や研修で先に使い、問題がないかを確かめます
6. 切り替えと周知 — 全員に切り替え、前の LMS の契約を終えます

全体の期間は、研修の数や受講者の数によりますが、選定から切り替えまで数か月を見ておくと無理がありません。特に「3. 棚卸し」と「5. 並行して試す」を省くと、切り替えた後に困ることが増えます。

移すものの棚卸し

今の LMS に何があるのかを、4 つに分けて洗い出します。

移さないものを決める

棚卸しは、移すものを選ぶ作業でもあります。何年も使われていない教材、もう対象者のいない研修、退職した人のアカウントまで移す必要はありません。乗り換えは、溜まったものを整理するよい機会です。

元のファイルを探しておく

教材は、LMS から元のファイルを取り出せないことがあります。動画や PDF の元のファイルが社内のどこにあるか、制作会社が持っているかを、早めに確かめておきます。

データの移し方

CSV で一括登録する

ユーザー・組織(部署)・研修の割当は、表の形(CSV)で書き出し、新しい LMS に一括で登録するのが基本です(ユーザーの一括登録(CSV))。

• 前の LMS から書き出した表の列を、新しい LMS の取り込みの形に合わせて並べ替えます
• 部署の親子関係(本部 → 部 → 課)も、表で表せるかを確かめます(組織階層)
• 文字の符号(UTF-8・Shift_JIS)の違いで文字が化けることがあるので、少数の行で試してから全件を取り込みます

SCORM で教材を移す

e ラーニングの教材の多くは、SCORM という共通の規格で作られています(SCORM)。SCORM の教材は、パッケージ(ZIP のファイル)のまま新しい LMS に載せ直せます。ただし、教材によっては前の LMS 向けの作りになっていて、そのままでは動かないことがあります。代表的な教材を先に載せて、最後まで受講できるか、修了が記録されるかを確かめます。

ファイルを載せ直す

動画・PDF・スライドなどは、元のファイルを新しい LMS に載せ直します。数が多い場合は、研修ごとに担当を決めて手分けします。載せ直すときに、古い内容を直したり、長い動画を分けたりする機会にもなります(マイクロラーニング)。

社員の名簿を自動で同期する

乗り換えの後、入社・異動・退職のたびに CSV で名簿を更新するのは手間がかかります。社員のアカウントを管理している仕組み(ID の管理の基盤)と LMS を、SCIM という規格で自動で同期できると、名簿の更新の手間と漏れが減ります(SCIM(アカウント自動同期))。社内のアカウントでログインするシングルサインオンと合わせて使うと、退職した人がログインできなくなる処理も、ID の管理の基盤の側でまとめて行えます。使えるかどうかは、新しい LMS と、社内の ID の管理の基盤の両方の対応で決まるので、選ぶ段階で確かめておきます(IdP・SAML)。

テストの問題を整える

テストの問題は、前の LMS から書き出せても、新しい LMS の取り込みの形とは列や書き方が違うことがほとんどです。選択肢の並び、正解の書き方、点数の列などを、新しい形に合わせて整えます。

受講の記録の扱い

乗り換えでいちばん悩むのが、これまでの受講の記録です。誰がいつどの研修を修了したか、テストの点数は何点だったか、という記録は、法定の研修や資格の更新で後から求められることがあります(受講履歴(学習の記録))。

ところが、受講の記録は LMS ごとに持ち方が違うため、新しい LMS の記録としてそのまま移せないことが多いのが実情です。次の 3 つの扱いを組み合わせます。

前の LMS から書き出して保管する

前の LMS の契約が終わる前に、受講の記録を CSV などで書き出し、社内で保管します。誰がいつ何を修了したかを後から確かめられるようにしておきます。保管する期間も決めておきます(研修・試験データの保存期間の考え方)。

受講済みの人は免除にする

前の LMS で修了した必修の研修を、新しい LMS でまた受けてもらうのは負担です。新しい LMS で同じ研修を割り当てるときに、受講済みの人は「免除」として扱える仕組みがあると、記録を移さなくても運用が回ります。

外部研修として記録する

前の LMS で受けた研修を、新しい LMS の「外部の研修の記録」として登録できる場合は、受講者ごとの学習の履歴を一か所にまとめられます(外部研修の記録)。

法定の研修と資格の記録は特に気をつける

労働安全衛生のように法令で求められる教育、業界の資格の更新に必要な研修などは、受講した記録を一定の期間残すことが求められる場合があります。これらの研修は、誰がいつ受講して修了したかを、前の LMS から漏れなく書き出し、新しい LMS に「外部研修の記録」として登録するか、保管した記録をすぐに取り出せる場所に置いておきます。監査や問い合わせのときに、二つのシステムをまたいで記録を探さなくて済むように、記録の置き場所を一覧にしておくと安心です。

切り替えの日程

研修の少ない時期に切り替える

新入社員研修や、年度初めの必修研修の最中に切り替えると、混乱が大きくなります。年度の切れ目の少し前、研修が落ち着いている時期に切り替えを合わせます。

並行期間を取る

前の LMS をすぐに止めず、新しい LMS と並行して使える期間を取ります。並行期間に、新しい LMS で一部の研修を先に始め、問題を洗い出します。前の LMS では、進行中の研修を最後まで終えてもらい、受講の記録を書き出します。

受講者に早めに伝える

受講者にとっての変化は、「どこから入るか」と「どうログインするか」です。切り替えの日、新しい入口、ログインのしかた(初めてのパスワードの決め方、シングルサインオンの有無)、問い合わせ先を、早めに・繰り返し伝えます(招待メール)。

よくある失敗と対策

受講の記録が見られなくなる

前の LMS を解約してから、過去の受講の記録が必要になって困る、というのがいちばん多い失敗です。解約の前に、受講の記録を書き出したことを確かめる手順を、日程に入れておきます。

ログインできない人が出る

メールアドレスが古いまま、同じ人が二重に登録されている、といった理由で、切り替えの日にログインできない人が出ます。CSV で登録する前に、退職者を外し、メールアドレスの重複や誤りを直しておきます。社内のアカウントでログインするシングルサインオンを使えば、パスワードを配る手間も省けます(SSO(シングルサインオン))。

教材が動かない

SCORM の教材が、新しい LMS では最後まで進まない、修了にならない、ということがあります。切り替えの前に、代表的な教材を実際に受講して確かめます。動かない教材は、制作会社に作り直しを相談するか、動画や PDF の形に置き換えます。

周知が足りない

「新しい LMS の存在を知らなかった」「前の LMS で受けてしまった」という受講者が出ます。メールだけでなく、社内のお知らせ、上司からの声かけ、前の LMS のトップページでの案内など、複数の経路で伝えます。

新しい LMS を選ぶときに確かめること

乗り換えの成否は、新しい LMS の選び方で半分決まります。機能の一覧を比べるだけでなく、今の運用をそのまま新しい LMS で回せるかを、実際に操作して確かめます(LMSの選び方)。

今の運用で回るか

費用の考え方が自社に合うか

料金が、登録した人の数で決まるのか、実際に使った人の数で決まるのか、機能のまとまりで決まるのかを確かめます。受講者の数が季節で大きく変わる会社と、毎年ほぼ同じ会社とでは、合う料金の仕組みが違います(ライセンス数(ID数)の考え方)。

次に乗り換えるときに困らないか

いつかまた乗り換える日のことも考えておきます。ユーザー・受講の記録・テストの結果を、CSV などで自分で書き出せるか。契約を終えるときに、データを書き出す期間があるかを確かめます(データのエクスポート)。

セキュリティの審査

社内の情報システム部門の審査が要る会社では、早めにセキュリティの資料(チェックシート)を取り寄せ、審査の期間を日程に入れておきます(セキュリティチェックシート)。データの保存場所、通信と保存の暗号化、バックアップ、委託先の管理などが、よく聞かれる項目です。

乗り換えの役割分担

乗り換えは、研修の担当者だけでは進みません。早めに関わる人と役割を決めておきます。

特に、社員の名簿をどこから取ってくるか(人事のシステムから毎月書き出すのか、自動で同期するのか)は、乗り換えの後の運用の手間を大きく左右します。入社・異動・退職を新しい LMS へどう反映させるかを、この段階で決めておきます(退職者のアカウント処理)。

受講者と管理者への案内の例

切り替えの前後に送る案内の例を挙げます。会社の言葉に直して使ってください。

受講者への案内(切り替えの 2〜4 週間前)

件名: 【ご案内】研修の受講の場所が変わります(◯月◯日から)

◯月◯日から、社内研修の受講の場所が新しいシステムに変わります。

• 新しい入口: (URL)
• ログインのしかた: 社内のアカウントでログインできます(または、◯月◯日に届く招待のメールから、パスワードを決めてください)
• 受講中の研修: ◯月◯日までは今のシステムで受講できます。それまでに終えてください
• これまでの受講の記録: 新しいシステムには引き継がれません。受講済みの必修研修は、新しいシステムで「免除」として扱います
• 問い合わせ先: (部署・連絡先)

管理者・部署の上司への案内

• 新しい LMS で見られる画面(部署の受講状況・督促)と、使い方の資料の場所
• 並行期間の間に、部署の誰がどちらのシステムで受講するか
• 切り替えの後に、部下から問い合わせがあったときの答え方と、つなぐ先

受講者への案内は、切り替えの 2〜4 週間前・1 週間前・前日と、繰り返し送ります。一度だけでは届きません。

切り替えの前日までのチェックリスト

よくある失敗と対策(続き)

前の LMS の契約の終わりと、新しい LMS の始まりがずれる

前の LMS の契約が先に終わってしまい、切り替えの準備が間に合わない、または二重に費用を払う期間が長くなる、ということがあります。前の LMS の契約の更新日と、解約の申し出の期限を、乗り換えの日程を決める最初の段階で確かめておきます。

管理者が新しい LMS に慣れていない

切り替えの当日に、管理者が新しい LMS の操作に慣れていないと、受講者の問い合わせに答えられません。並行期間の間に、管理者が一通りの操作(ユーザーの登録・割当・督促・集計)を練習しておきます。

パレットLMS でできること

パレットLMS へ移るときは、次のものを取り込めます。

• ユーザー — CSV で一括登録できます(UTF-8 と Shift_JIS を自動で判別)
• グループ(部署) — 親子の関係を含めて CSV で作れます
• 教材 — SCORM 1.2 / 2004 のパッケージ、動画・PDF・スライドなどのファイルを載せられます
• テストの問題 — 決まった列の CSV で一括で取り込めます。ほかのシステムから書き出した問題は、この列に合わせて整えます
• 割当 — コースの割当を CSV でまとめて行えます

ほかのシステムでの受講の記録(進み具合・テストの点数など)を、パレットLMS の受講の記録として取り込む機能はありません。前のシステムで受講済みの人は、コースの割当を免除(理由「前年度・前の職場などで受講済み」など)にでき、CSV でもまとめて設定できます。社外や LMS の外で受けた研修は、外部研修の履歴として CSV で記録できます。

管理者・スタッフのシングルサインオン(SAML)と、アカウントの自動の同期(SCIM)は、パレットID を通して使えます(スタンダード以上の有料契約)。乗り換えのご相談はお問い合わせからお受けしています。