退職者のアカウント処理(無効化)

退職者のアカウント処理は、退職や出向などで使わなくなった人のアカウントを、 ログインできない状態にする作業です。 多くのシステムでは「無効化」「利用停止」と呼ばれます。

入社時の登録に比べて忘れられやすく、 研修システムでも監査で指摘されやすい項目の1つです。

放置すると何が起きるか

• 不要なアクセスの余地が残る — 退職した人が社外からログインできてしまう
• 数字がずれる — 受講の対象者に数えられ、修了率が下がる
• 費用がかさむ — 利用者数で料金が決まるサービスでは、使っていない人の分も数えられる
• 督促が届き続ける — 未修了の通知が、退職した人のアドレスへ送られ続ける

「削除」ではなく「無効化」を選ぶ理由

アカウントを完全に削除すると、その人の受講記録や修了の実績も消えることがあります。 すると、過去の年度の研修の実績や、 法定研修を実施した記録が後から変わってしまいます。

ログインだけを止め、記録は残すのが無効化です。 再入社や出向からの復帰のときに、元に戻せる点も利点です。

本人から個人データの消去を求められた場合は、無効化とは別に対応します (個人情報の取り扱いを参照)。

漏れを防ぐ方法

人事の手続きと連動させる 退職の手続きの流れに「研修システムの無効化」を入れておきます。 月末にまとめて行う運用でも、漏れがないかを名簿で突き合わせます。

名簿の一括更新で止める 人事システムから出した名簿をCSVで一括更新し、 退職者の状態を「無効」にする方法です。異動の反映と同時に行えます。

ID基盤と連携する SSOやSCIMで社内のID基盤とつないでいる場合は、 ID基盤側でアカウントを止めると、研修システムへのログインも止まります。

パレットLMS・パレットCBTでの扱い

パレットLMSでは、ユーザーを無効化できます(1人ずつ・一覧からまとめて・CSVの一括更新のいずれでも)。

• 無効化した人はログインできなくなります。受講履歴と修了証は残ります
• ライセンスの1名分が空きます
• 開催前の集合研修の申込は取り消されます(再有効化しても戻りません)
• 再有効化すれば、ログインと受講の記録は元に戻ります
• CSVの一括更新は日付を指定した予約もでき、退職日付けで無効化できます

パレットCBTでは、受験者を無効化できます。受験中の人は無効化できず、 受験の権利が残っている試験がある場合は、確認の画面でお知らせします。

管理・運営する方のアカウントは、共通のアカウント「パレットID」で管理します。 組織のメンバーから外したときや、アカウントを停止したときは、各製品の管理画面へのログインも止まります。