ユーザーの一括登録(CSV)

ユーザーの一括登録は、受講者などの名簿をCSVファイルでまとめて取り込む方法です。 画面から1人ずつ登録する代わりに、人事の名簿から作ったファイルで 登録・更新・利用停止を一度に行います。

なぜ一括登録が要るのか

研修システムの名簿は、一度作って終わりではありません。

• 4月の新入社員の受け入れ
• 年度初めの組織変更・異動
• 期中の入社・退職

数十人を超えると、画面での手作業は時間がかかるうえに入力ミスが出ます。 人事の名簿と同じ内容をファイルで流し込めることが、運用の前提になります。

ファイルを作るときの注意

人を見分ける列を決める メールアドレスや社員番号など、同じ人を必ず同じ値で表す列で照合します。 氏名は同姓同名や表記ゆれがあるため、照合には向きません。

表計算ソフトの癖に気をつける

• 先頭が0の社員番号(00123など)は、数値として扱われて0が消えることがあります
• 保存したときの文字コード(UTF-8かShift_JISか)で、氏名が文字化けすることがあります

所属はコードで書く 部署名は表記ゆれが起きやすいため、部署コードで指定できると確実です (組織階層を参照)。

登録だけでなく「更新」と「停止」も

一括登録は新規の追加だけでなく、 既存の人の所属の変更や、退職者の利用停止にも使えます。

退職者のアカウントが残ったままだと、受講の対象者に数えられて 修了率が下がったり、不要なアクセスの余地が残ったりします。

取り込む前に確かめる

いきなり反映するのではなく、取り込む前に「何人が新規で、何人が更新か、 どの行にエラーがあるか」を確かめられると事故を防げます。 エラーの行だけを直して取り込み直せる仕組みがあると、やり直しの手間が減ります。

パレットLMS・パレットCBTでの扱い

パレットLMSでは、受講者・講師・管理者をCSVでまとめて登録・更新できます。

• 列はメールアドレス・氏名・ロール・所属グループのコード(複数可)・社員番号・状態です。 日本語の見出しや「受講者」などの呼び名でも読み取ります
• 文字コードはUTF-8とShift_JISを自動で判別します
• 取り込む前に内容を確かめられ、取り込めなかった行は理由つきのCSVで受け取れます
• 状態を「無効」にすると、その人の利用を止められます
• 組織が定めたユーザーの項目(役職・等級など)も、項目名の列で取り込めます
• 新しく登録した人には招待メールが届きます
• 日付を指定した予約もできます。4月1日付けの異動を前もって仕込んでおくと、 その日に反映され、新しく登録した人への招待メールもその日に送られます

部署管理者はCSVでは作れません(受け持つグループを決めないと何も見えないため)。 招待で作成し、ユーザーの詳細画面で設定します。

パレットCBTでは、受験者をCSVでまとめて登録できます。 メールアドレス・氏名・ふりがな・管理番号・所属グループなどの列に対応し、 取り込む前に「新規・登録済み・ファイル内の重複・エラー」に分けて確認できます。 取り込めなかった行は理由つきのCSVで受け取れ、新しく登録した受験者には招待メールが届きます。