招待メール

招待メールは、管理者が利用者のメールアドレスを登録すると、 本人にアカウントを設定するためのリンクが届く仕組みです。 受け取った人がリンクを開き、自分でパスワードなどを決めて利用を始めます。

パスワードを配る方式との違い

招待メールを使わない場合、管理者が初期パスワードを決めて 表計算ソフトやメールで配ることになりがちです。

この方式には、

• 管理者が全員のパスワードを知っている状態になる
• 配布したファイルが転送・放置されると、そのままログインに使える
• 初期パスワードのまま使い続ける人が出る

といった問題があります。招待メールなら、パスワードを決めるのは本人だけです。

招待リンクに有効期限がある理由

招待リンクは「これを開けばアカウントを作れる鍵」です。 いつまでも使えると、メールが転送されたり、 古いメールが残っていたりしたときに第三者に使われるおそれがあります。

そのため招待リンクには有効期限を設けるのが一般的です。 期限が切れた人には、招待を送り直します。

届かないときによくある原因

「招待メールが届かない」は、導入の初期によくある問い合わせです。

• 迷惑メールフォルダに振り分けられている
• 会社のメール設定で、社外からのメールが制限されている
• メールアドレスの入力ミス
• 共有のメールアドレスで、本人が見ていない

社内のメール設定が原因のときは、情報システム部門に 送信元を受け取れるよう設定してもらう必要があります。 本格的に送る前に、数人で試しておくと安心です。

運用のポイント

送る前に社内で予告する 見慣れないメールは開かれにくく、迷惑メールと間違われることもあります。 「◯日に研修システムから招待が届きます」と事前に案内しておくと、開封率が上がります。

送るタイミングを決める 受講開始の直前に送ると、届かなかった人への対応が間に合いません。 数日の余裕を持って送るのが無難です。

招待中のまま残る人を追いかける 招待を送っても、アカウントを設定しないまま止まる人が出ます。 「招待中」の人を一覧で確認し、送り直す運用を決めておきます。

パレットLMS・パレットCBTでの扱い

パレットLMSでは、管理者がメールアドレス(複数まとめて)とロールを指定して招待します。 受講者は、招待と同時にグループへ加えることもできます。

• 招待リンクには有効期限があります
• メールを送れなかった宛先は、画面に出るリンクを直接共有できます
• 招待中のユーザーには、招待をまとめて送り直せます
• 受講者向けの招待メールの件名・本文は、組織ごとに編集できます
• 許可するメールドメインを設定すると、それ以外のドメインのアドレスは招待できません
• CSVでの一括登録で新しく登録した人にも招待メールが届きます

パレットCBTでも、受験者を登録すると招待メールが届きます(CSVでの一括登録も同じです)。 招待の送り直しができ、招待メールの文面は組織ごとに編集できます。 管理側のメンバーや団体受験の責任者も、それぞれ招待から参加します。