外部研修の記録

外部研修の記録は、社外のセミナーや講習、通信講座など、 自社のLMSの外で受けた研修の記録です。

社内の研修はLMSに自動で記録が残りますが、外部の研修は誰かが登録しない限り残りません。 放っておくと、一人ひとりの学びの全体が見えなくなります。

なぜ記録するのか

一人ひとりの学びを一か所で見る 社内の研修と外部の研修の記録が別々だと、 本人も上長も、これまで何を学んできたかを把握できません。

育成への投資を正しく示す 外部の研修が記録から漏れると、研修の時間や受講の実績を実際より小さく示すことになります (人的資本開示)。

資格や受講の要件を確かめる 業務に必要な講習を受けたか、資格の更新に必要な研修を受けたかを、 証明書とあわせて確かめられるようにしておきます。

何を残すか

項目	例
研修名・主催	「〇〇実務講座」・主催した団体
日程と時間	開始日・終了日、研修の時間
結果	修了・参加・未修了
証明	修了証や受講証明書のファイル
費用	会社が負担した受講料(必要に応じて)

証明書のファイルを一緒に残すのが大切です。 「受けた」という記録だけでは、後から求められたときに裏付けを示せません。

記録の集め方を決める

誰が登録するか 本人の申告を受けて研修の担当者が登録するのか、担当者がまとめて登録するのかを決めます。 費用を会社が出した研修は、申し込みの時点で記録の対象として押さえておくと漏れが減ります。

いつまでに、何を添えるか 「受講から1か月以内に、修了証を添えて申告する」のように決めておきます。

社内の研修とは数え方を分ける 外部の研修は、時間の長さも中身もまちまちです。 研修時間を合計するときに外部の研修を含めるかどうかは、定義を決めて毎年そろえます。

パレットLMSでの扱い

パレットLMSでは、管理者が外部研修の履歴を登録できます。

• 項目は 研修名・主催・開始日/終了日・時間・結果(修了/参加/未修了)・備考で、修了証などの証明書のファイルを1つ添えられます
• 左のメニューの「外部研修」か、ユーザーの詳細から登録します。CSVでまとめて登録することもできます(メールアドレスで受講者と照らし合わせます)
• 全員分の記録をCSVで書き出せます
• 受講者は、自分の「学習記録」の「外部研修」で、自分の記録と証明書を見られます