研修・試験データの保存期間の考え方

研修や試験の運営では、受講の記録、テストの得点、試験の答案、提出物など、 多くのデータが積み重なっていきます。 これらをいつまで残し、いつ消すかをあらかじめ決めておくことが、 保存期間の考え方です。

長すぎても、短すぎても困る

長く残しすぎると 使わないデータを持ち続けるほど、漏えいしたときの影響が大きくなります。 個人情報保護法でも、利用する必要がなくなった個人データは、 遅滞なく消去するよう努めることが求められています。

早く消しすぎると 監査や取引先の調査、資格の更新、受験者からの問い合わせのときに、 「いつ、誰が、何を受講・受験したか」を示せなくなります。

どちらにも偏らないよう、何のために残すのかからデータごとに期間を決めます。

データの種類ごとに考える

データ	残す理由の例	期間の考え方
修了・合否の記録	実施の証明、資格の有効期限の管理	比較的長め
答案・提出物	採点への問い合わせ、見直しへの対応	問い合わせを受ける期間に合わせる
本人確認の写真・監督の記録	不正の疑いがあったときの確認	確認に必要な期間が過ぎたら短めに
操作の記録	問題が起きたときの調査	社内の規程に合わせる
問題・試験そのもの	再利用、過去の出題の確認	漏えい対策と合わせて管理

業種によっては、特定の記録の保存期間が法令で決まっている場合もあります。

⚠ 保存すべき期間は、業種・事業の内容・扱う情報によって異なります。 また、法令やガイドラインは改正されることがあります。 自社の記録の扱いは、所管する官庁などの最新の情報をご確認いただくか、 弁護士などの専門家にご相談ください。本ページは考え方の概要のご説明です。

決めるときの手順

1. データを洗い出す どのシステムに、どんなデータがあるかを一覧にします。 システムの中だけでなく、書き出したファイルや表計算の資料も対象です。

2. 目的と期間を決める データごとに、残す目的と期間、期間が過ぎたらどうするかを決めます。 受験者や受講者に示している利用目的とも合わせます。

3. 規程にして運用する 決めた内容を社内の規程にまとめ、担当者が変わっても続けられるようにします。

消し方の工夫

統計として残す 氏名などの本人を特定できる部分だけを消し、受講や受験の事実は統計として残す方法があります (個人情報の取り扱い)。 過去の年度の集計の数字を変えずに済みます(年度集計)。

書き出したファイルを忘れない システムの中のデータを消しても、手元に書き出したファイルが残っていては意味がありません。 書き出すときに、保管する場所と消す時期も決めておきます (データのエクスポート)。

サービスをやめるときを考えておく クラウドサービスを解約したときに、データがいつまで残り、いつ消えるかは、 導入の前に確かめておきたい点です(委託先の管理)。