必修研修の受講率を上げる｜期限・督促・上司の巻き込みを仕組みにする

必修研修の受講率が上がらない理由

コンプライアンス研修、情報セキュリティ研修、ハラスメント防止研修など、全員に受けてもらう必修研修(必修研修)は、毎年のように「最後の数パーセントが終わらない」という悩みを生みます。理由は、受講者の意欲だけではありません。多くは仕組みの側にあります。

• 期限が見えない — いつまでに受ければよいのかが受講者に伝わっていない、または伝わっても忘れられている
• 誰が未受講か分からない — 担当者が受講の状況を集めるのに手間がかかり、未受講の人を特定するまでに時間がかかる
• 督促が担当者まかせ — 未受講の人へのメールを担当者が手で送っていて、忙しい時期には後回しになる
• 上司が関わらない — 部署の上司が部下の受講状況を知らず、声をかける機会がない

この 4 つを、順に仕組みで手当てしていきます。

今の状況から、どの理由かを見分ける

手を打つ前に、今年の受講の状況を見て、どの理由がいちばん効いているのかを見分けます。理由によって、効く手当てが違うからです。

最後の行のように、仕組みではなく研修の中身に理由があることもあります。途中で止まる人が多い研修は、督促を増やすより先に、長さと分かりやすさを見直します(後の「受講率が上がらないときの見直し」でも扱います)。

受講者の側の事情も知っておく

受講しない人の多くは、研修を軽んじているわけではありません。「仕事が立て込んでいて後回しにした」「毎年同じ内容なので、いつでもできると思った」「どこで受ければよいのか分からなかった」といった事情が重なっています。受講者の言い分を一度聞いてみると、仕組みのどこに穴があるのかが見えてきます。

対象と期限と修了の条件をはっきりさせる

最初に、誰が・いつまでに・何をしたら「受けた」ことになるのかを決めます。

• 対象者を割り当てる — 全社員なのか、特定の部署・職種なのかを決め、研修(コース)を割り当てます。入社や異動で対象が変わる研修は、部署(グループ)に入った人へ自動で割り当てる設定にしておくと、漏れが出ません
• 期限を決める — 「年度内」ではなく、具体的な日付で決めます。中途入社の人には「入社から 30 日以内」のように、入った日から数える期限が向いています
• 修了の条件を決める — 動画を最後まで見たら修了なのか、確認テストに合格したら修了なのかを決めます(修了条件)。理解を確かめたい研修は、テストの合格を条件にします

受講者のホームで必修の研修が目立つように表示されると、自分が何を受ければよいのかが一目で分かります。

対象から外す人の扱いを決めておく

全社員が対象の研修でも、休職中の人、長く出張している人、前の職場で同じ内容を受けたばかりの人など、今は受けられない人、受ける必要のない人がいます。こうした人を対象に入れたままにすると、いつまでも「未受講」として残り、受講率の数字も実態とずれます。

対象から外すときは、外す条件と理由を決めておき、誰をなぜ外したのかを記録します。何も記録せずに名簿から消してしまうと、後から「なぜこの人は受けていないのか」を説明できなくなります。休職から戻った人には、戻った時点で割り当て直します。

研修の種類ごとの期限の目安

期限は、研修の性質に合わせて決めます。

毎年の全社の研修は、期限を年度末にすると、多くの人が年度末の忙しい時期にまとめて受けることになります。年度の前半に期限を置くと、遅れた人を追いかける時間も取れます(コンプライアンス研修)。

修了の条件の選び方

修了の条件は、研修の目的に合わせて選びます。

確認テストを条件にするときは、問題を数問にしぼり、研修の中で特に大事な点を確かめる問いにします。問題が多すぎると、受講者の負担が増えて受講率が下がります。合格の点は、何度でも受け直せるようにしたうえで決めると、「落ちたら終わり」にならず、学び直しのきっかけになります。

督促を自動で回す

督促は、担当者が手で送るのをやめ、決まった流れで自動で送るようにします(自動リマインド)。

1. 割当の知らせ — 研修を割り当てたときに、受講者へ知らせます
2. 期限前のリマインド — 「期限の 7 日前・3 日前」のように、期限が近づいたら未修了の人にだけ知らせます
3. 未修了者への督促 — 期限を過ぎた人、進みが遅れている人に、まとめて督促を送ります
4. 上司への共有 — 督促した人の一覧を、部署の上司にも届けます

ポイントは、修了した人には送らないことです。すでに受けた人に何度も届くと、知らせそのものが読まれなくなります。文面には、研修の名前・期限・受講の画面へのリンクを入れ、「何を・いつまでに・どこで」が 1 通で分かるようにします。

送る時期の例

期限まで 1 か月ある研修なら、次のような流れが目安です。

所要時間の目安を最初の知らせに書いておくと、受講者は空いている時間に収まるかを判断でき、後回しにしにくくなります。

知らせが届かない人に気づく

自動で送っていても、メールアドレスが古い、受け取ったメールが別のフォルダに振り分けられている、といった理由で届いていない人がいます。期限の近くになっても一度も研修を開いていない人は、知らせが届いていない可能性を疑い、上司や本人に別の経路で確かめます。

督促の効き目を確かめる

督促を自動にしたら、送った後に修了した人がどれだけ増えたかを見ておきます。たとえば、期限の 7 日前のリマインドの後に修了がまとまって増え、期限の翌日の督促の後はほとんど増えない、と分かれば、期限の前の知らせを厚くし、期限の後は上司からの声かけに切り替える、といった直しができます。どの知らせが効いているかは、研修の種類や時期によって変わるので、年度ごとにふり返ります。

部署の上司を巻き込む

人事・研修の担当者からの督促より、直属の上司からの一言のほうが効くことは少なくありません。上司が自分の部署の状況を見られるようにします。

• 部署の進み具合を見る — 上司が、自分の部署(と配下の部署)の受講者の進み具合を見られるようにします。ほかの部署の情報は見えないようにしておきます
• まとめて督促する — 未修了の部下に、上司から督促を送れるようにします
• フォローが要る人の一覧 — 期限を過ぎた人、長く進んでいない人を一覧で見られるようにし、声をかける相手を探す手間をなくします

上司の権限は「見る」と「督促する」にとどめ、研修の内容や割当は変えられないようにしておくと、運用が崩れません(権限とロール)。

上司に頼むときの伝え方

上司も忙しく、研修の担当者からの依頼は後回しにされがちです。頼むときは、次の 3 つをはっきり伝えます。

• なぜ必要か — その研修を受けていないと、会社や部署にどんな困りごとが起きうるのか
• 何をしてほしいか — 部署の一覧を見て、未修了の人に一言声をかける。それだけでよいことを伝えます
• いつまでに — 期限と、それまでに一度一覧を見てほしい時期

部署ごとの修了率を、ほかの部署と並べて見せると、上司が自分の部署の位置を知るきっかけになります。ただし、遅れている部署を名指しで責める使い方は避け、早く終えた部署のやり方を紹介するなど、前向きな共有にとどめます。

上司自身も受ける

必修研修は、上司自身にも割り当てられていることがほとんどです。上司が先に受け終えていると、部下に声をかけやすくなります。管理職の受講の期限を、一般の社員より少し早めに置くのも一つの方法です。

修了を確かめて記録を残す

必修研修は、「全員が受けた」ことを後から説明できることも大切です。

• 修了率を見る — 研修ごと・部署ごとの修了率を見て、遅れている部署に手を打ちます(受講率・修了率)
• 受講の記録を残す — 誰が・いつ・どの研修を修了したかを記録し、必要なときに CSV で出せるようにします(受講履歴)
• 年度ごとに集計する — 年度ごとに集計し、異動した人は受講した当時の所属で数えられると、部署ごとの比較が正しくなります(年度集計)

翌年度に同じ研修を行うときは、内容を見直したうえで、年度版として複製して割り当て直すと、前の年度の記録と混ざりません。

記録で答えられるようにしておく問い

必修研修の記録は、社内の監査や取引先の確認、事故が起きたときの調べなどで、後から求められることがあります。次のような問いに、すぐ答えられる形で残しておきます。

• 今年度、この研修の対象者は誰で、そのうち何人が期限内に修了したか
• この人は、いつ、どの内容の研修を修了したか(そのときの研修の内容は何だったか)
• 対象から外した人は誰で、理由は何か
• 期限を過ぎた人に、いつ、どのように督促したか

記録をどれだけの期間残すかも、社内のルールとして決めておきます(研修・試験データの保存期間の考え方)。

数字は「受けた」までしか示さない

修了率は、研修を受けたかどうかを示す数字で、内容が身に付いたか、職場で守られているかまでは示しません。修了率が上がった後は、確認テストで間違いの多かった問題、受講者から多かった質問を見て、研修の中身と職場での取り組みを見直します。研修の効果の確かめ方は「研修の効果測定の進め方」で扱っています。

年間の運用カレンダー

必修研修の運用を、1 年の流れに並べます。年度の始めに慌てないよう、前の年度のうちから準備を始めます。

必修研修が年に何本もある場合は、期限を同じ時期に重ねないようにします。複数の研修の期限が同じ月に集まると、受講者の負担が一度に増え、どの研修も遅れがちになります。

担当者が替わっても回るようにする

必修研修の運用は、毎年同じ時期に同じ作業を繰り返します。このカレンダーと、知らせの文面、対象から外す条件、上司への依頼のしかたを 1 つの手順書にまとめておくと、担当者が異動しても翌年の運用が止まりません。年度末のふり返りで分かった直しも、その都度手順書に書き足していきます。

督促の文面の例

知らせの文面の例を挙げます。会社の言葉に直して使ってください。どの文面も、「何を・いつまでに・どこで」を 1 通で分かるようにしています。

割り当てたときの知らせ

件名: 【必修】◯◯研修の受講のお願い(◯月◯日まで)

今年度の必修研修「◯◯研修」を割り当てました。

• 期限: ◯月◯日
• 所要時間の目安: 約◯分(途中で止めて、続きから受けられます)
• 修了の条件: 動画を最後まで見て、確認テストに合格すること
• 受講の画面: (リンク)

分からないことは(部署・連絡先)までお問い合わせください。

期限が近づいたときのリマインド

件名: 【期限まであと◯日】◯◯研修が未修了です

必修研修「◯◯研修」の期限は◯月◯日です。まだ修了になっていません。 途中まで受けた方は、続きから受けられます。(リンク)

すでに受け終えた方には、このお知らせは届きません。

期限を過ぎた人への督促と、上司への共有

件名: 【期限を過ぎています】◯◯研修を受講してください

必修研修「◯◯研修」の期限(◯月◯日)を過ぎました。早めの受講をお願いします。(リンク) 受講できない事情がある場合は、(部署・連絡先)までご相談ください。

上司へは、「部署で未修了の方の一覧」と、「一言声をかけていただけると助かります」というお願いを短く添えます。責める調子にせず、受講できない事情がある人がいれば知らせてほしい、と伝えておくと、休職や長期の出張など、対象から外すべき人にも気づけます。

受講率が上がらないときの見直し

仕組みを整えても受講率が上がらないときは、次の項目を順に確かめます。

研修そのものを受けやすくする

受講率が低い研修は、研修そのものが受けにくいことがよくあります。1 時間の動画を 1 本にまとめるより、数分の動画を何本かに分けたほうが、空いた時間に少しずつ進められます(マイクロラーニング)。毎年同じ内容を繰り返す研修は、その年に変わった点や、実際に起きやすい場面を中心に入れ替えると、「去年と同じ」と思われにくくなります。情報セキュリティの研修なら、怪しいメールの見分け方のように、身近な場面から始めると関心を持ってもらいやすくなります(セキュリティ意識向上研修)。

受講の時間を業務の中に置く

必修研修を「仕事の合間に各自で」とだけ伝えると、忙しい人ほど後回しになります。部署ごとに受講の時間を決める、朝会の後に時間を取るなど、業務の中に受講の時間を置くと、受講率が上がりやすくなります。

受講者からの問い合わせに備える

期限が近づくと、「研修が画面に出てこない」「途中で止まってしまった」「テストに何度も落ちる」といった問い合わせが増えます。問い合わせのたびに担当者が一から調べていると、期限の前の大事な時期に手が足りなくなります。よくある問い合わせと答えを前もってまとめ、知らせのメールや受講の画面から見られるようにしておきます。問い合わせの中身は、翌年度に研修や知らせの文面を直すときの手がかりにもなります。

パレットLMS でできること

パレットLMS では、必修研修の運用を次の機能で進められます。

• コースを必修に設定し、受講者のホームで優先して表示
• グループに入った人への自動の割当と、グループに入った日から数える期限
• 割り当てると本人へアプリ内の知らせとメールが届きます(自動の割当でも届きます)
• 期限が近い未修了者への自動のリマインド(ルールと文面を設定できます)、未修了者・期限超過者の絞り込み
• 修了の条件: テストは合格、動画は完了とみなす視聴率を変えられるなど、教材ごとの完了の条件と、コースの修了の条件を決められます
• 対象から外す: コースの割当を免除(理由つき)にでき、CSV でもまとめて設定できます。受講していない人を個別に修了扱いにすることもできます
• 部署管理者: 管轄する部署の受講者の進み具合と要フォローの一覧を見て、未修了者へ督促を送れます。督促した受講者の一覧を部署管理者へまとめて送ることもできます
• 組織階層別・年度ごとの集計(受講当時の所属で数えられます)、受講の記録の CSV 出力
• 修了証に有効期限を設け、期限が近づいた人に再受講を案内できます
• ログイン時の同意: 組織が定めた文面への同意を、版ごとに記録できます。まだ同意していない人の一覧も確認できます
• コースを年度版として複製(前年の割当や受講の記録は引き継ぎません)
• 管理者の操作は操作履歴(監査ログ)に残ります

プランごとの違いは料金プラン、機能の一覧は機能のページをご覧ください。