LMS導入でよくある失敗は？先を見据えたトラブル回避ポイントを伝授

よくある失敗事例の分析

学習管理システム(LMS)を入れたのに、思ったほど使われない。管理の手間が減るはずが、かえって増えた。こうした声は少なくありません。うまくいかなかった導入をふり返ると、原因はシステムの良し悪しよりも、進め方の側にあることが多いものです。

よくある失敗は、次の 6 つの型に分けられます。自社の導入の計画に、どれかの芽がないかを先に確かめておくと、同じつまずきを避けられます。

6 つの型は、ばらばらに起きるのではなく、互いにつながっています。たとえば目標があいまいだと関係者に説明できず、説明できないと協力が得られず、協力がないとトレーニングも移行も遅れる、という具合です。以下では、それぞれの型について、起きやすい場面と教訓を見ていきます。

目標設定と計画の不備による失敗事例

LMS の導入では、はっきりした目標と、それに沿った計画が欠かせません。ところが、うまくいかなかった導入では、目標があいまいなまま、または計画が具体的でないまま始まっていることがよくあります。

たとえば「紙とメールでの研修の管理が大変だから、LMS を入れよう」という理由だけで導入を決めたとします。すると、どの研修から移すのか、いつまでに切り替えるのか、誰が教材を載せるのかが決まらないまま、時間だけが過ぎていきます。公開の日が近づいてから慌てて教材を集め、管理者は操作に慣れないまま本番を迎え、最初の研修で問い合わせが殺到する、という流れになりがちです。

教訓: まず、LMS で何を変えたいのかを、具体的な言葉で書き出します。目標がはっきりすると、必要な作業、人手、予算、日程が見えてきます。目標は、導入した後に「達成できたか」を確かめられる形で書くのがこつです。

関係者の関与不足による失敗事例

LMS の導入には、講師・管理者・受講者・部署の上司など、多くの人の協力が要ります。うまくいかなかった導入では、この関わりが足りていないことがよくあります。関係者が導入の目的を知らず、使う理由も感じていなければ、LMS は「人事が入れた新しい仕組み」で止まってしまいます。

たとえば、人事の担当者だけで LMS を選び、社内の講師が新しい仕組みを知ったのは研修の公開の前の週だった、という場面を考えてみます。講師は使い慣れた資料の配り方を変えたくなく、部署の上司は部下に受講の時間を取らせる理由が分かりません。結果として、受講者の多くが期限ぎりぎりまで手を付けず、担当者が督促に追われることになります。

教訓: 導入の前から、関係者と話す場を持ちます。LMS を入れる目的、それぞれの立場にとって何が楽になるのかを、具体的に伝えます。意見や要望を集める小さな集まりを作り、その声を設定や運用に反映させると、関係者は「自分たちの仕組み」として受け止めやすくなります。

立場ごとに、気にしていることは違います。

• 経営・人事の責任者 — 費用に見合う効果があるか。研修の状況を数字で説明できるか
• 研修の担当者 — 手作業がどれだけ減るか。問い合わせが増えないか
• 社内の講師 — 教材を作り直す手間がどれだけかかるか。受講者の反応が見えるか
• 部署の上司 — 部下の受講に何時間かかるか。自分の部署の進み具合が分かるか
• 情報システム部門 — セキュリティの審査に通るか。社内のアカウントでログインできるか
• 受講者 — どこで、いつ、何を受ければよいのか。スマートフォンでも受けられるか

それぞれの心配に答える材料を用意しておくと、説明の場が「お願い」ではなく「相談」になります。

操作トレーニングや、コンテンツ移行は計画的に

LMS の操作に慣れることと、今ある教材を LMS に移すことは、どちらも導入の後半に回されがちです。しかし、この 2 つは時間がかかり、遅れると公開の日そのものが動きます。導入前の計画の段階から、操作のトレーニング、教材の移行、運用と見直しまでを 1 本の流れとして置いておくことが大切です。

教育とトレーニングの欠如による失敗事例

LMS を入れた後に、使い方を教える場が足りないと、つまずきの元になります。管理者が機能を理解しないまま運用を始めたり、講師や受講者が操作に戸惑ったりすると、LMS の良さを引き出せないまま、研修の質も効率も下がってしまいます。

たとえば、管理者が一人だけ操作の説明を受け、ほかの担当者には「画面を見れば分かる」と伝えたとします。その一人が休んだ日に、受講者から「受講の画面に研修が出てこない」という問い合わせが来ても、誰も割り当てのしかたが分かりません。トレーニングの不足は、普段は目立たず、困ったときに一気に表に出ます。

教訓: 操作のトレーニングは、役割ごとに、覚えることを絞って行います。全員に全部の機能を教える必要はありません。

トレーニングは、次の順に進めると無理がありません。

1. 管理者が先に通す — 公開の前に、管理者が練習用のデータで、登録から集計までをひと通り操作します。2 人以上で通しておくと、一人が休んでも止まりません
2. 自社の言葉で手順書を作る — 製品の説明書をそのまま配るのではなく、自社の研修の運用に合わせた、短い手順書にします
3. 講師に 1 本作ってもらう — 説明を聞くより、自分の研修を実際に 1 つ作るほうが早く身に付きます
4. 受講者には最初の一歩だけを伝える — ログインと、研修の始め方だけを短く伝えます。細かい機能は、使いながら覚えてもらいます
5. 質問を集めて手順書に戻す — 公開の後に届いた質問を集め、よくある質問と手順書に足していきます

コンテンツの不適切な移行による失敗事例

今ある教材を LMS に移すときにも、注意が要ります。うまくいかなかった導入では、移行が遅れたり、LMS に合った形に整えられなかったりして、受講者の学びや講師の教材づくりに支障が出ています。

よくあるのは、次のような場面です。

• 元のファイルが見つからない — 前の仕組みに載せた動画や資料の、元のファイルが社内のどこにもない
• 教材が動かない — e ラーニングの教材を載せたが、最後まで進まない、修了にならない
• そのまま移して長すぎる — 1 時間の講義の録画をそのまま載せ、受講者が途中でやめてしまう
• 古い内容が混ざる — 何年も前の制度や手順のままの教材が、そのまま公開される

教訓: 移行は計画を立てて、慎重に進めます。まず今ある教材を洗い出し、移すものと移さないものを決めます。e ラーニングの教材の多くは SCORM という共通の規格で作られていて、パッケージのまま載せ直せることが多いのですが、教材によっては前の仕組み向けの作りになっていて、そのままでは動かないこともあります。代表的な教材を先に載せ、受講者の立場で最後まで受けて、修了が記録されるかを確かめてから、残りをまとめて移します。

SCORM の教材の扱いは「SCORMとは」で、乗り換えのときの移し方は「LMSの乗り換え(移行)の進め方」で詳しく扱っています。

適切なコミュニケーションやシステム選定の重要性

LMS 導入の失敗事例を、さらに 2 つ見ていきます。関係者への伝え方が足りなかった事例と、システムの選び方・作り込み方を誤った事例です。

コミュニケーション不足による失敗事例

LMS の導入で、情報の伝え方が足りないと、大きな問題になることがあります。講師・担当者・受講者の間で話が通じていないと、LMS の使い方も、困ったときの対応も、うまく回りません。たとえば、大事な知らせが一部の人にしか届かず、講師や受講者が LMS を何のために、どう使うのかを分からないまま、という状況が生まれます。

よくあるのは、案内のメールを一度だけ送って「伝えた」と考えてしまうことです。受講者は日々たくさんのメールを受け取っていて、一度の案内は読まれずに流れていきます。公開の日に「新しい仕組みのことを知らなかった」「前のやり方で提出してしまった」という人が出るのは、このためです。

伝える内容と時期は、前もって決めておきます。

伝える経路も 1 つに頼らず、メール、社内のお知らせ、部署の朝会での一言、上司からの声かけを組み合わせます。

システム選定とカスタマイズの失敗事例

LMS を入れるときには、自社に合ったシステムを選び、必要な範囲で設定や作り込みをすることが大切です。うまくいかなかった例には、機能や使い勝手が足りない LMS を選んでしまった例や、自社の要望に合わせて作り込み(カスタマイズ)をしすぎて、かえって使いにくくなった例があります。また、将来の拡張や、システムの更新についていけるかどうかも考えておく必要があります。

選び方の失敗には、次のような型があります。

• 機能の数で選ぶ — 比べた表で丸が多い LMS を選んだが、使う機能は一部だけで、肝心の毎日の操作が分かりにくい
• 画面を見ずに選ぶ — 資料と説明だけで決め、管理者が実際に操作したのは契約の後だった
• 作り込みに頼る — 今の運用をそのまま再現しようと独自の作り込みを重ね、更新のたびに動作の確認と費用がかかる
• 費用を最初の年だけで見る — 受講者や研修が増えたときの費用、契約を終えるときのデータの扱いを確かめていない

作り込みを考える前に、今の運用のほうを LMS の標準のやり方に寄せられないかを検討します。標準の機能で回る運用にしておくと、更新のたびに困ることがなく、担当者が替わっても引き継ぎやすくなります。LMS の種類ごとの向き・不向きは「重視するポイントから LMS を絞り込む方法」、費用の考え方は「LMSの平均導入コストは？」もあわせてご覧ください。選ぶときの観点は、用語集の「LMSの選び方」にもまとめています。

これらの失敗事例から学べるのは、関係者と話し合って意見や要望を反映させること、そして LMS を選んだり作り込んだりするときに、将来も使い続けられるかを考えることの大切さです。次の章では、こうしたトラブルを避けるためのポイントを紹介します。

トラブル回避のポイント

LMS の導入でのトラブルを避けるには、次の 4 つの柱を押さえます。

目標設定と計画の重要性と具体的なアプローチ

LMS を入れる目的と目標をはっきりさせ、具体的な計画を立てます。関係者の協力を得ながら、日程、予算、必要な人手を決めましょう。目標を達成するための手順も書き出し、段階を踏んで進めます。

計画には、少なくとも次の項目を書いておきます。1 枚の紙にまとめて関係者と共有すると、話の行き違いが減ります。

成功の測り方は、受講率・修了率のような研修の数字(研修のKPI)と、担当者の手間がどれだけ減ったか、の両方で決めておくと、導入の効果を説明しやすくなります。研修そのものの効果の測り方は「研修の効果測定の進め方」で扱っています。

関係者の関与と円滑なコミュニケーションの確立

LMS の導入に関わる人(講師、担当者、受講者、管理者、部署の上司など)の関与は欠かせません。意見や要望を集めて計画に反映させると、導入はうまくいきやすくなります。話し合いの場と連絡の経路を決め、定期的な打ち合わせや、メール・チャットでのやりとりで、意見を交わし、問題を解いていきましょう。

関係者を巻き込むうえで効くのが、小さく始めることです。いきなり全社で始めるのではなく、協力的な部署や、管理しやすい研修を 1 つ選んで先に使ってもらいます。そこで出た困りごとを直してから広げると、全社に広げたときのつまずきが減り、先に使った部署の声が、ほかの部署への説得の材料にもなります。

教育とトレーニングの実施方法と重要なポイント

LMS を入れた後のトレーニングは欠かせません。関係者に、LMS の使い方、機能の生かし方、教材の作り方などを教えましょう。トレーニングの効果を上げるには、参加した人の感想や評価を集め、手順書や教え方を直していくことも大切です。

トレーニングで大事なのは、一人に頼らないことです。管理者の仕事を 2 人以上で分け、講師や部署の上司にも、それぞれの役割の範囲で操作できるようになってもらいます。管理者の仕事の分け方は、用語集の「LMS管理者」と「権限とロール」でも整理しています。

コンテンツ移行とシステム選定

教材の移行やシステムの選定では、確かめられた手順を踏むことが大切です。データの整え方と形式を決め、移行を無理なく進めましょう。LMS を選ぶときは、自社の要望に合った機能、使い勝手、将来の広げやすさを見て決めます。

選ぶときは、機能の一覧を比べるだけでなく、無料の試用やデモで、自社の研修を 1 つ実際に作って通してみます。ユーザーの登録、研修の割り当て、期限と督促、受講、集計と出力まで、毎日の運用の流れを画面で確かめると、資料だけでは分からない使い勝手の差が見えてきます。

これらのポイントを押さえると、LMS の導入に伴うトラブルや失敗を避け、無理のない導入と活用につなげられます。

導入の段取りと時期の目安

ここまでの失敗とその避け方を、導入の流れに沿って並べ直します。期間は研修の数や受講者の数によって変わりますが、選定から公開まで数か月を見ておくと無理がありません。

時期は、新入社員研修や年度初めの必修研修の最中を避けます。研修が落ち着いている時期に試行を行い、研修の多い時期の前に本番の運用に入れるよう、逆算して日程を組みます。

公開の前日までのチェックリスト

導入した後に起きやすいつまずき

公開の日を無事に迎えても、そこで終わりではありません。導入した後の数か月に起きやすいつまずきも、前もって知っておくと手を打てます。

最初の研修が終わると使われなくなる

最初の必修研修が終わると、受講者が LMS を開く理由がなくなり、次の研修の案内が届かなくなることがあります。年間の研修の予定を早めに LMS に載せ、短い教材や知らせを定期的に届けて、開く習慣を保ちます。

管理の仕事が一人に集まる

導入を進めた担当者に、登録・割り当て・問い合わせへの対応がすべて集まり、その人が異動すると運用が止まる、ということがあります。導入の段階から仕事を分け、手順書を残しておきます。

名簿が古くなる

入社・異動・退職のたびに名簿を直すのが追いつかず、部署ごとの集計が合わなくなる、退職した人のアカウントが残る、ということがあります。名簿をいつ、誰が、何をもとに直すのかを決めておきます(ユーザーの一括登録(CSV))。

数字を見るだけで終わる

受講率や修了率を見るようになっても、遅れている部署に声をかける、分かりにくい教材を直す、といった次の一手につながらなければ、数字は眺めるだけのものになります。月に一度、数字を見て「次に何をするか」を決める場を持ちます。

パレットLMS でできること

パレットLMS は企業研修向けの LMS です。導入でつまずきやすい点に対して、次のような機能があります。

• 最初の設定の案内 — コースの作成・公開、受講者の登録、割り当てまでの手順を、管理画面のガイドが案内します
• 名簿の一括登録 — 受講者・講師・管理者を CSV でまとめて登録・更新できます(UTF-8 と Shift_JIS を自動で判別)。取り込めなかった行は理由つきの CSV で受け取れ、日付を指定した予約もできます
• 組織と割り当て — グループを入れ子にして組織階層を作り、グループ単位でコースを割り当てられます。今後グループに加わる人へ自動で割り当てる設定もできます
• 役割を分ける — 役割は管理者・講師・部署管理者・受講者の 4 つで、管理者の仕事の一部を講師や部署管理者に任せられます
• 受講者の画面を確かめる — 受講者プレビューで、受講者からどう見えるかを確かめられます
• 教材 — SCORM 1.2 / 2004 の再生に対応しています(全プラン標準)。動画・PDF・スライドなどのファイルも載せられます
• 督促とレポート — 期限が近い未修了の人への自動のリマインド、遅れている人の一覧と督促、組織別のレポートと CSV の出力ができます
• 操作の記録 — 管理者の操作は操作履歴(監査ログ)に残り、確認・検索と CSV の出力ができます
• データの書き出し — 受講の記録・ユーザー情報・教材などは、お客様ご自身の操作で一括して書き出せます

管理者・スタッフのシングルサインオンと、アカウントの自動の同期(SCIM)は、パレットID を通して使えます(スタンダード以上の有料契約)。プランごとの違いは料金プラン、機能の一覧は機能のページをご覧ください。実際の管理画面は、登録不要のデモでお試しいただけます。