どのタイプ？「重視するポイント」から最適なLMSサービスを絞り込む方法

カテゴリ1：オールインワン型LMS

LMS(学習管理システム)を選ぶときに、最初に迷いやすいのが「どのタイプを選べばよいか」です(LMS)。この記事では、よく使われる 4 つのタイプ(オールインワン型・カスタム型・クラウド型・オープンソース型)について、特徴・向いている組織・気をつけることを順に整理します。後半では、重視するポイントから絞り込む手順と、比べるときのチェックリスト、試用で確かめることをまとめます。

先に一つ押さえておきたいのは、4 つのタイプは同じ物差しで分けたものではないということです。オールインワン型とカスタム型は「機能をどう持つか」で、クラウド型とオープンソース型は「どう提供されるか」で分けています。そのため、実際の製品は「クラウドで提供されるオールインワン型」のように、2 つのタイプにまたがることがよくあります。詳しくは後の「タイプは重ねて考える」の節で説明します。

オールインワン型とは

オールインワン型 LMS は、研修の運営に必要な機能をひとそろい持っている LMS です。コースを作り、受講者に割り当て、進み具合を見て、テストで理解を確かめ、修了を記録する、という流れを一つのシステムで済ませられます。

主な特徴

• 学習の管理をまとめて行える — コースの作成、受講者への割り当て、進み具合と成績の管理を、同じ画面で扱えます
• いろいろな形の教材を配信できる — 文章・動画・スライド・PDF・テスト・アンケートなどを、一つのコースにまとめられます(eラーニング教材の種類)
• やり取りの機能がある — お知らせ、質問と回答、掲示板など、受講者と講師、受講者同士のやり取りを支える機能を持つものが多くあります

最適なニーズ

• いくつもの研修を一か所で管理したい — 新入社員研修・階層別研修・必修の研修などを、一つの場所でまとめて見たい人事・研修の部署に向きます
• 形の違う教材を組み合わせたい — 動画で学び、テストで確かめ、アンケートで感想を集める、といった組み立てを一つのコースで行いたい組織に向きます
• すぐに使い始めたい — システムの担当者が少なく、作り込みをせずに使い始めたい組織に向きます

たとえば、これまで研修ごとに表計算ソフトで受講者の名簿と修了を管理していた人事部が、全社の研修をまとめて見られるようにしたい、という場面では、オールインワン型が有力な候補になります。

気をつけること

• 使わない機能も多くなりやすい — 機能が多いぶん、管理画面の項目も多くなります。自社で使う機能だけで運用が回るかを、試用で確かめます
• 細かい業務の流れには合わせにくい — 決まった機能の範囲で使うのが前提です。社内独自の承認の流れなどは、運用のほうを合わせる必要が出ることがあります
• 機能の数だけで比べない — 機能の一覧の長さより、自社の研修でいちばん多く行う作業が楽になるかで比べます

カテゴリ2：カスタム型LMS

カスタム型 LMS は、組織の要件に合わせて機能や画面を作り込む LMS です。一から開発する場合と、土台になる LMS に自社向けの機能を足していく場合があります。

主な特徴

• 自社の要件に合わせて作り込める — 社内で決まっている手続き、独自の評価のしかた、画面のデザインなどを、要件のとおりに形にできます
• 既存のシステムと連携しやすい — 人事のシステム、社員の名簿、評価のシステムなどとデータをやり取りする仕組みを、要件に合わせて作れます
• 使い勝手を細かく調整できる — 受講者や管理者がよく使う操作を短くする、画面の言葉を社内の呼び方に合わせる、といった調整ができます

最適なニーズ

• 研修の流れが独自である — 研修の進め方や評価のしかたが独自で、出来合いの LMS では合わない組織に向きます
• 社内のシステムとの連携が欠かせない — 修了の記録を人事のシステムへ自動で送らなければならない、といった組織に向きます
• 開発と保守の体制がある — 開発と保守にかける予算と、要件をまとめる担当者を用意できる組織に向きます

たとえば、社内の資格の制度と昇格の条件が結び付いていて、研修の修了がそのまま人事の記録に反映されなければならない、という場面ではカスタム型が検討されます。

気をつけること

• 費用と期間がかかる — 要件の整理・開発・テストに時間がかかり、使い始めるまでに数か月以上かかることもあります。費用の考え方はLMSの導入コストで詳しく整理しています
• 作った後の保守が要る — ブラウザーや OS の更新、安全のための直し、社内の制度の変更に合わせた直しが続きます。開発した会社との保守の契約が、どこまでを含むかを確かめます
• 中身が分かる人が限られる — 作り込んだ部分の仕様が、特定の担当者や開発会社にしか分からない状態になると、直すのも乗り換えるのも難しくなります。仕様書を残しておきます
• 本当に作り込みが必要かを先に確かめる — 「今のやり方」をそのまま再現するために作り込むと、費用がかさみます。出来合いの LMS の設定で済まないかを、先に確かめます

カテゴリ3：クラウド型LMS

クラウド型 LMS は、提供する会社のサーバーで動いている LMS を、インターネット経由で使う形です。自社でサーバーを用意したり、ソフトを入れたりする必要がありません。このように、ソフトをインターネット経由のサービスとして使う形を SaaS(サース)と呼びます(SaaS)。

主な特徴

• 場所を問わず使える — パソコンやスマートフォンのブラウザーから、会社の外や自宅からも受講できます。拠点の多い組織や、在宅勤務の人がいる組織でも、同じ研修を届けられます
• 安全対策と控えを提供元が受け持つ — サーバーの安全対策、データの控え(バックアップ)、障害への対応は、提供元が行います
• 人数の増減に合わせやすい — 受講者が増えても、自社でサーバーを増やす必要はありません。契約の人数や容量を変えて対応します
• 更新が自動で届く — 機能の追加や不具合の直しは、提供元が行います。自社で更新の作業をする必要はありません

最適なニーズ

• 拠点が分かれている — 本社と支社・店舗など、離れた場所にいる人へ同じ研修を届けたい組織に向きます
• サーバーの管理に手を割けない — システムの担当者が少なく、サーバーの管理を自社で持ちたくない組織に向きます
• 小さく始めて広げたい — 一つの部署や一つの研修から始めて、受講者や研修を少しずつ増やしたい組織に向きます

たとえば、全国に店舗があり、それぞれの店で新しい従業員に研修を受けさせたい、という場面ではクラウド型が向いています。店舗ごとにサーバーを置く必要がなく、本部は全店の受講の状況を一か所で見られます。

気をつけること

• データの置き場所と安全対策を確かめる — データがどの国・地域のサーバーに置かれるか、通信と保存の暗号化、アクセスの制限などを確かめます(データの保管場所)。社内のセキュリティの審査がある場合は、提供元の資料やチェックシートへの回答を早めにもらいます(セキュリティチェックシート)
• 作り込みには限りがある — 多くの組織が同じシステムを使うので、一社のためだけに機能を変えることは基本的にできません。設定でどこまで合わせられるかを確かめます
• 契約が終わるときのデータの扱いを確かめる — 解約したときに受講の記録やユーザーの情報を書き出せるか、いつ削除されるかを、契約の前に確かめます(データのエクスポート)
• 止まったときの約束を確かめる — 障害のときの連絡のしかたや、稼働の目安などのサービスの水準(SLA)を確かめます

カテゴリ4：オープンソース型LMS

オープンソース型 LMS は、ソースコード(プログラムの設計図)が公開されていて、誰でも使い、手を加えられる LMS です。ソフトそのものには利用料がかからないものが多くあります。

主な特徴

• 自由に手を加えられる — ソースコードを直せるので、機能の追加や画面の変更を自社で行えます
• 利用者と開発者の集まりがある — 多くの利用者や開発者が改良を重ね、使い方の情報を交換しています。困ったときに、同じ問題に当たった人の記録を探せることがあります
• 追加の機能が多い — 追加の部品(プラグイン)を組み合わせて、必要な機能を足せるものが多くあります

最適なニーズ

• 社内に技術者がいる — サーバーの管理と改修を、自分たちで行える組織に向きます
• 利用料を抑えて作り込みに回したい — ソフトの利用料がかからない分を、作り込みや運用に回したい組織に向きます
• データを自社で持ちたい — 自社のサーバーでデータを管理したいなど、置き場所に強い決まりがある組織に向きます

気をつけること

• ソフトは無料でも、運用には費用がかかる — サーバーの用意・設定・更新・安全対策・障害への対応は、すべて自社で行うか、外部に頼みます。人の手間と外部への支払いを合わせると、出来合いのサービスより高くなることもあります
• 問い合わせの窓口が無い — 困ったときに頼れるのは、利用者の集まりの情報か、自社で契約した支援の会社です。急ぎの障害に誰が対応するかを、先に決めておきます
• 更新を止めると危ない — 安全のための更新を当て続けないと、古い不具合を突かれるおそれがあります。追加の部品の中には、更新が止まっているものもあります
• 担当者に頼り切りになりやすい — 設定や改修の中身が一人の担当者にしか分からない状態は、異動や退職で運用が止まる原因になります

タイプは重ねて考える

ここまでの 4 つのタイプは、2 つの物差しに分けて考えると整理しやすくなります。

この 2 つを掛け合わせると、よくある形は次の 4 つになります。

• クラウドで提供されるオールインワン型 — 申し込めばすぐに使え、サーバーの管理も要りません。企業の研修で、まず候補になることの多い形です
• クラウドの土台に、自社向けの作り込みを足す形 — 提供元が個別の開発を受けている場合の形です。作り込みの費用と、更新のたびに作り込みが動くかの確認が要ります
• オープンソースを自社のサーバーで動かし、作り込む形 — 自由度はいちばん高い一方、運用の手間もいちばんかかります
• 一から開発する形 — 要件どおりに作れますが、費用と期間、作った後の保守を自社で抱えます

「オールインワン型かクラウド型か」のように、物差しの違うものを並べて比べると、話が噛み合わなくなります。まず「作り込むか」「誰がサーバーを持つか」を、それぞれ決めると迷いが減ります。

重視するポイントから絞り込む

自社が何を重視するかで、候補になるタイプが変わります。目安を表にまとめます。

表のとおり、多くの組織にとっての出発点は「クラウドのオールインワン型」です。そこで足りないものがはっきりしたときに、作り込みや自社での運用を検討する、という順で考えると、費用をかけすぎずに済みます。

絞り込みの手順

1. 研修の目的を書き出す — どんな研修を、誰に、何のために行うのかを書きます。「全社員の必修の研修を期限までに修了させる」「新入社員の基礎知識をそろえる」など、具体的に書きます
2. 欠かせない要件と、あればよい要件を分ける — 欠かせない要件が少ないほど、選べる範囲が広がります
3. 体制と予算を確かめる — システムの担当者が何人いるか、毎年いくら使えるかを確かめます
4. タイプを 1〜2 に絞る — 上の表を目安に、候補のタイプを絞ります
5. 候補の製品を 2〜3 に絞り、試用で比べる — 次の節のチェックリストを使って比べます

比べるときのチェックリスト

候補を比べるときは、次の 5 つの観点で見ます。それぞれの観点で、確かめる項目の例を挙げます。

加えて、次の 2 つも見落とさないようにします。

• やめるときのこと — 受講の記録・ユーザーの情報・教材を書き出せるか。書き出したデータは、次のシステムで使える形か。乗り換えの段取りはLMSの乗り換え(移行)の進め方で整理しています
• 数年分の費用 — 1 年目の費用だけでなく、3〜5 年使ったときの費用で比べます。費用の内訳はLMSの導入コスト、効果との比べ方はLMSのROIを参考にしてください

試用・デモで確かめること

資料と画面の写真だけでは、使いやすさは分かりません。試用やデモで、実際の研修に近い形で動かして確かめます。

1. 自社の研修を 1 つ作ってみる — よく行う研修を 1 つ選び、教材を載せ、テストを作り、受講者に割り当てるところまで行います
2. 受講者として最後まで受けてみる — パソコンとスマートフォンの両方で、受講から修了までを通します。動画の再生、テストの解答、修了の記録まで確かめます
3. 管理者として結果を見る — 誰が修了し、誰がまだかを確かめ、未修了の人に督促を送ってみます。レポートを書き出し、社内の報告に使える形かを確かめます
4. 困ったときの窓口を試す — 試用の間に問い合わせを 1 つ送り、返事の早さと分かりやすさを確かめます
5. 担当者以外にも触ってもらう — 研修の担当者だけでなく、受講者になる現場の人や、部署の上司にも触ってもらい、感想を集めます

試用の結果は、チェックリストの観点ごとに点数とメモを残しておくと、候補を並べて比べやすくなります。

タイプ選びでよくある失敗

機能の多さで選んでしまう

機能の一覧を並べて、数が多いものを選ぶと、使わない機能のために費用を払い、管理画面の複雑さに困ることになります。自社の研修でいちばん多く行う作業が、楽になるかで選びます。

無料という理由だけでオープンソース型を選ぶ

ソフトの利用料がかからなくても、サーバー・更新・安全対策・問い合わせの対応に、人の手間と費用がかかります。担当者が異動や退職でいなくなると、運用が止まることもあります。運用にかかる手間を含めて比べます。

「今のやり方」を守るために作り込む

今の運用をそのまま再現しようとして作り込むと、費用がかさみ、使い始めるまでの期間も延びます。作り込む前に、運用のほうを少し変えれば出来合いの機能で済まないかを考えます。

受講者の画面を見ずに決める

管理画面だけを見て決めると、受講者が「使いにくい」と感じて受講が進まないことがあります。受講者として最後まで受けてみることを、試用の手順に必ず入れます。導入のつまずきはLMS導入の失敗例でも整理しています。

やめるときのことを考えていない

契約の前に、データの書き出しのしかたを確かめていないと、乗り換えのときに受講の記録を持ち出せないことがあります。法定の研修や資格の記録は、数年分を残さなければならないこともあるので、特に気をつけます。

パレットLMS でできること

パレットLMS は、企業の研修のための LMS です。この記事の 4 つのタイプでいえば、クラウドで提供されるオールインワン型にあたり、自社でサーバーを用意する必要はありません(LMSの選び方)。

• 標準の機能 — SCORM の再生・学習パス・修了証の有効期限の管理・課題の提出・集合研修の管理・IP アドレスの制限・操作履歴(監査ログ)などを、すべてのプランで標準で使えます
• データの置き場所 — データは原則として日本国内(東京)に置いています
• 社内のシステムとの連携 — 管理者・スタッフのシングルサインオン(SAML)と、アカウントの自動の同期(SCIM)は、パレットID を通して使えます(スタンダード以上の有料契約)
• やめるときのこと — 受講の記録・ユーザーの情報・教材などは、お客様ご自身の操作で一括して書き出せます

プランで変わるのは、利用できる ID の数・容量、SSO・SCIM、講座の販売などです。詳しくは料金プランを、機能の一覧は機能をご覧ください。検定や資格試験のような本番の試験は、パレットCBT で行えます。実際の管理画面は、登録不要のデモでお試しいただけます。