LMSの平均導入コストは？初期費用を抑える施策４選

LMSの導入コストの概要

LMS(学習管理システム)を入れるときの費用は、製品のタイプ、使う人数、作り込みの有無、社内でどこまで作業するかによって大きく変わります(LMS)。そのため、「平均でいくら」という一つの数字で考えるより、費用を内訳に分けて、自社の場合にどれがかかるかを一つずつ見積もるほうが、予算を立てやすくなります(研修予算の立て方)。

LMS の導入にかかる費用は、大きく次の 4 つに分けられます。

ライセンス料

LMS を使うために、提供する会社へ払う費用です。クラウド型では月ごと・年ごとの利用料、自社のサーバーに入れる製品では、使う権利を買う費用(ライセンス料)の形が多くあります。

利用料は、使う人数(ID の数)や、教材を置く容量で決まることがよくあります。誰を 1 人と数えるか(登録した全員か、その月に使った人だけか)、人数が途中で増えたらどうなるかは、製品によって違います。見積もりを取るときに必ず確かめます(ライセンス数(ID数)の考え方)。

カスタマイズや導入支援の費用

自社の要件に合わせて機能や画面を作り込む費用と、使い始めるまでの設定・データの移し替え・操作の説明などを手伝ってもらう費用です。作り込みが大きいほど、費用も使い始めるまでの期間も増えます。

導入の支援は、「初めの設定だけ」「受講者の登録と教材の載せ替えまで」「最初の研修を一緒に回すまで」のように、範囲によって費用が変わります。どこまでを頼み、どこからを自社で行うかを決めてから見積もりを取ります。

ハードウェアやサーバーのコスト

LMS を自社のサーバーで動かす場合は、サーバーの購入や借りる費用、ネットワークの整備、安全対策の機器やソフトの費用がかかります。サーバーは数年ごとに入れ替えも要ります。

クラウド型では、サーバーは提供元が用意するので、この費用は利用料に含まれます。受講者が使うパソコンやスマートフォン、職場のネットワークの見直しが要るかどうかは、どのタイプでも確かめておきます。

トレーニングや教育コンテンツの費用

管理者や講師が LMS の使い方を覚えるための研修の費用と、LMS で配信する教材を作る・買う費用です。教材の費用は、見落とされやすい一方で、全体のなかで大きな割合を占めることがあります。

見落としやすい「社内の手間」

上の 4 つのほかに、請求書には出てこない費用があります。担当者が製品を選び、設定し、受講者に案内し、問い合わせに答える時間です。受講者が研修を受ける時間も、仕事の時間を使っています。これらはお金を払うわけではありませんが、人の時間という費用です。初期費用を抑える施策を選ぶときは、外への支払いが減る代わりに社内の手間が増えていないかも、合わせて見ます。

費用を内訳ごとに把握したら、次の 4 つの施策で初期費用を抑えられないかを考えます。

初期費用を抑える施策1：オープンソース型LMSの採用

オープンソース型 LMS は、ソースコード(プログラムの設計図)が公開されていて、無料で使えるものが多い LMS です。ソフトの利用料がかからない分、初期費用を抑えられる可能性があります。

ライセンス費用の節約

ソフトそのものに利用料がかからないので、ライセンス料の分を抑えられます。受講者の数が多い組織ほど、人数で決まる利用料が無いことの影響は大きくなります。

カスタマイズや機能追加の自由度の高さ

ソースコードを直せるので、自社に必要な機能を足したり、画面を変えたりできます。追加の部品(プラグイン)を組み合わせて、作り込みを小さく済ませられることもあります。

コミュニティの活発さ

多くの利用者や開発者が集まって改良を重ね、使い方の情報を交換しています。困ったときに、同じ問題に当たった人の記録を探せることがあります。

費用が別のところに移ることに注意

オープンソース型で抑えられるのは、主にライセンス料です。その代わりに、次の費用は自社で持つことになります。

• サーバーの費用 — サーバーを用意し、容量の見張りと控えの取得を続けます
• 設定と作り込みの費用 — 社内に技術者がいなければ、外部の会社に頼みます
• 更新と安全対策の手間 — ソフトと追加の部品の更新を当て続ける必要があります。止めると、古い不具合を突かれるおそれがあります
• 問い合わせの対応 — 提供元の窓口は無いので、受講者や管理者からの質問、障害の切り分けを自社で行います

外への支払いと社内の手間を合わせると、出来合いのクラウドのサービスより高くつくこともあります。社内に技術者がいて、運用を続けられる体制があるかが、選ぶときの分かれ目です。

初期費用を抑える施策2：クラウド型LMSの活用

クラウド型 LMS は、提供元のサーバーで動いている LMS を、インターネット経由で使う形です(SaaS)。自社でサーバーを買う費用がかからず、申し込めば使い始められるので、初期費用を抑えやすい形です。

インフラの導入不要

サーバーやネットワークの機器を用意する必要がありません。サーバーの購入、設置、設定にかかる費用と時間を省けます。

更新・保守の負担が軽い

ソフトの更新、安全対策、データの控え(バックアップ)は、提供元が行います(バックアップ)。自社で更新の作業や障害への対応をする必要がないので、担当者の時間を研修そのものに使えます。

柔軟な拡張性

使う人数や容量に合わせて契約を変えられるものが多く、最初は小さく始めて、受講者や研修が増えたら広げる、という使い方ができます。使っていない分の費用を、前もってまとめて払わずに済みます。

クラウド型で確かめておくこと

クラウド型は初期費用を抑えやすい一方で、利用料は使い続ける限り続きます。初期費用だけでなく、数年使ったときの合計で、ほかの選び方と比べます。

初期費用を抑える施策3：パートナー企業の活用

LMS の選定、設定、教材の用意、操作の説明などを、経験のある外部の会社(パートナー企業)に頼む方法です。外への支払いは増えますが、社内の手間と、やり直しの費用を減らせることで、結果として初期費用を抑えられる場合があります(研修の外部委託)。

専門知識と経験

多くの導入を手伝ってきた会社は、よくあるつまずきと、その避け方を知っています。製品の選び方、設定の決め方、受講者への案内のしかたなどで、手戻りを減らせます。

社内の手間を減らす

受講者の登録、教材の載せ替え、初めの設定など、手間のかかる作業を任せられます。研修の担当者が少ない組織では、担当者がふだんの仕事と導入の作業を抱え込まずに済みます。

サポートとトレーニング

管理者や講師への操作の説明、使い始めてからの質問への対応を頼めます。教材の制作まで頼める会社もあります。

任せる範囲の決め方

任せる範囲を広げるほど、社内の手間は減りますが、費用は増えます。次のように、作業ごとに「任せる」「自社で行う」を決めておくと、見積もりを比べやすくなります。

任せきりにすると、使い始めた後に社内で運用できなくなることがあります。使い始めた後に自社で回す人を決め、その人が作業に加わるようにすると、任せた分の知恵が社内に残ります。

初期費用削減の施策4：IT補助金制度の活用

国や自治体などが、企業のシステムの導入や人材の育成にかかる費用の一部を補助・助成する制度があります。条件に合えば、LMS の導入や研修の費用の一部に使える場合があります(助成金の例)。

制度の概要

制度ごとに、対象になる会社(規模・業種・地域など)、対象になる費用(システムの利用料・導入の支援・研修の費用など)、補助の割合と上限、申請の時期が決まっています。制度の名前や中身、金額、締切は年度ごとに変わることが多いため、ここでは個別の制度の名前や金額は挙げません。使うときは、必ずその時点の最新の公募要領(申請の手引き)を確かめてください。

応募手続きと条件

申請の流れは、制度によって違いますが、おおむね次の順になります。

1. 制度を探す — 国の機関、都道府県・市区町村、業界の団体、地域の経営の相談窓口などが出している情報から、自社に合いそうな制度を探します
2. 最新の公募要領を読む — 対象になる会社と費用、補助の割合と上限、申請の期間、必要な書類を確かめます。前の年度の情報のままで進めないようにします
3. 契約と支払いの時期を確かめる — 制度によっては、申請が認められる前に契約や支払いをした費用は対象にならないことがあります。LMS の契約の日程を、制度の日程に合わせます
4. 見積書と計画をそろえる — 提供元や支援の会社から見積書をもらい、導入の目的と効果を計画書にまとめます
5. 申請し、結果を待つ — 審査があり、申請しても認められないことがあります。認められなかった場合の予算も考えておきます
6. 導入し、報告する — 導入の後に、実際にかかった費用や、行った研修の記録を報告します。領収書や受講の記録などの証拠を残しておきます

メリットと費用削減

認められれば、導入にかかる費用の一部を補えます。ただし、次の点に気をつけます。

• お金が入るのは後になることが多い — 費用をいったん自社で払い、報告の後に補助を受け取る形が多くあります。立て替える資金を用意しておきます
• 申請と報告にも手間がかかる — 書類の用意、計画の作成、報告に、担当者の時間がかかります。外部の専門家に頼む場合は、その費用もかかります
• 研修の記録が求められることがある — 研修の費用を対象にする制度では、誰が、いつ、どの研修を、どれだけの時間受けたかの記録が求められることがあります。LMS で受講の記録を残しておくと、報告の資料を作りやすくなります

補助や助成を当てにして計画を立てると、認められなかったときに導入そのものが止まってしまいます。補助が無くても進められる計画を立て、認められれば費用を補う、という順で考えると安全です。申請の可否や要件の詳しいところは、制度の窓口や専門家に確かめてください。

導入した後にかかる費用

初期費用を抑えても、使い続ける間に毎年かかる費用が大きければ、合計では高くつきます。導入した後に続く費用も、予算に入れておきます。

特に見落としやすいのが、運用の手間と教材の作り直しです。使い始めた後の担当者の作業が多い LMS は、外への支払いが小さくても、人の時間の費用がかさみます。試用の間に、ふだんの運用の作業(受講者の登録、督促、レポートの作成)にかかる時間を確かめておきます。

数年分で比べる

製品やタイプを比べるときは、3〜5 年使ったときの合計で比べます。次のように表にすると、初期費用の大きさと、続く費用の大きさの違いが見えます。

それぞれの欄に見積もりの金額を入れ、合計で比べます。初期費用が大きくても続く費用が小さい選び方と、その逆の選び方の違いが、はっきりします。

毎年の見直しで続く費用を抑える

使い始めた後も、年に一度は次の点を見直すと、続く費用を抑えられます。契約の更新日の少し前に行うのがおすすめです。

• 使っていない ID を整理する — 退職した人や、異動で研修の対象から外れた人のアカウントが残っていないかを確かめます。人数で費用が決まる契約では、そのまま費用に響きます
• 容量を整理する — 古い版の動画や、使われなくなった教材が容量を占めていないかを確かめます
• 契約の区分が合っているかを確かめる — 使っていない機能のために上の区分を契約していないか、逆に足りない機能を手作業で補っていないかを見ます
• 運用の作業を減らせないか考える — 督促や受講者の登録を手作業で続けていれば、自動の設定や一括の登録で減らせないかを確かめます

見積もりを比べるときのチェックリスト

見積もりは、同じ条件で取らないと比べられません。依頼の前に条件をそろえ、届いた見積もりは次の項目で確かめます。

1. 人数と容量の前提がそろっているか — 受講者の数、管理者の数、教材の量を同じ前提で伝えます
2. 何が含まれているか — 初めの設定、データの移し替え、操作の説明、問い合わせの対応が、見積もりの中か外かを確かめます
3. 人数や容量が増えたときの費用 — 来年、受講者が増えたら、いくらになるかを聞いておきます
4. 契約の単位と期間 — 月ごとか年ごとか、最低の契約期間はあるか、途中でやめられるか
5. 解約のしかたとデータの扱い — 解約の申し出の期限、解約の後にデータを書き出せる期間
6. 支払いの方法と時期 — 前払いか、月ごとか。社内の経理の手続きに合うかを確かめます
7. 値上げの条件 — 契約の更新のときに、費用が変わることがあるか

条件をそろえて比べても、安いほうがよいとは限りません。チェックリストの答えを並べ、自社の研修の目的に照らして、費用に見合うかで判断します。費用と効果の比べ方は、LMSのROIで整理しています。

費用を抑えるときに削ってはいけないもの

初期費用を抑えようとして、次のものまで削ると、使い始めた後に困ります。

試用の時間

試用を省いて決めると、使い始めてから「自社の研修の流れに合わない」と分かり、作り直しや乗り換えの費用がかかります。候補を 2〜3 に絞ったら、自社の研修を 1 つ動かして確かめる時間を取ります。

管理者への説明

管理者が使い方を覚えないまま始めると、設定の間違いや、問い合わせへの答えの遅れが起きます。操作の説明の時間か、担当者が試しながら覚える時間を、計画に入れておきます。

受講者への案内

ログインのしかた、受講の場所、困ったときの問い合わせ先を伝えないまま始めると、問い合わせが一度に集まり、担当者の時間が取られます。案内の文面と、よくある質問を用意しておきます。

安全対策とデータの控え

費用を抑えるために安全対策やデータの控えを後回しにすると、事故が起きたときの損失は導入の費用よりはるかに大きくなります。社内のセキュリティの決まりに合うかは、費用の比べ方とは別に確かめます。導入でのつまずきの例は、LMS導入の失敗例でも整理しています。

予算を通すための資料の作り方

導入の費用を社内で認めてもらうには、費用だけでなく、何のために使い、何が変わるのかを示す資料が要ります。次の順にまとめると、伝わりやすくなります。

1. 今の困りごと — 研修の管理にかかっている時間、受講の漏れ、集合研修の会場や移動の費用など、今の状態を書きます
2. 導入の目的 — 「必修の研修の修了の確認を、人の手で追わずに済むようにする」のように、何を変えたいかを書きます
3. 候補と比べた結果 — 候補ごとの費用(数年分)と、チェックリストの答えを並べます
4. 費用の内訳 — 初期費用と、毎年かかる費用を分けて書きます。社内の手間も添えます
5. 期待する効果と測り方 — 何が、いつまでに、どれだけ変われば成功とするかを書き、測る方法も決めます(研修のKPI)
6. 段階的な進め方 — 最初は一つの部署や一つの研修から始め、結果を見て広げる計画にすると、最初の費用を抑え、失敗したときの影響も小さくできます

パレットLMS でできること

パレットLMS は、企業の研修のための LMS です。クラウドで提供するので、自社でサーバーを用意する必要はありません。

• 標準の機能 — SCORM の再生・学習パス・修了証の有効期限の管理・課題の提出・集合研修の管理・IP アドレスの制限・操作履歴(監査ログ)などを、すべてのプランで標準で使えます(LMSの選び方)
• 今の教材を活かす — SCORM 1.2 / 2004 の教材は、コースの教材として追加するだけで使えます。動画・PDF・スライドなどのファイルも載せられます(SCORM)
• 受講者の登録 — ユーザーは CSV で一括登録できます(UTF-8 と Shift_JIS を自動で判別)
• 助成金の申請の資料 — 受講者ごとの受講日・学習時間・修了状況を CSV で出力できます(全プラン標準)。助成金の申請そのものや、要件を満たすかどうかはご案内できません
• やめるときのこと — 受講の記録・ユーザーの情報・教材などは、お客様ご自身の操作で一括して書き出せます

料金は料金プランをご覧ください。有料の契約のお申し込みとお支払いは、パレットID からクレジットカードで行います。教材の制作のご相談は制作・支援サービスでお受けしています。実際の管理画面は、登録不要のデモでお試しいただけます。