研修の運用・制度

LMS管理者の役割

読み: えるえむえすかんりしやのやくわり別名: LMS Administrator、LMS管理者、研修システムの管理者、システム管理者

ひとことで

研修システムを社内で運用する担当者の仕事です。日々・節目ごとの主な作業と、一人に負担を集めないための分担の考え方を解説します。

LMS管理者は、社内でLMSを運用し、 受講者が迷わず研修を受けられ、担当者が実績を把握できる状態を保つ役割です。

システムの設定をする人、というだけではありません。人事や各部署、講師、受講者の間に立ち、研修が回るように整える仕事が多くを占めます。

主な仕事

利用者の管理 入社・異動・退職に合わせて、アカウントと所属を最新に保ちます (ユーザーの一括登録・退職者のアカウント処理)。

コースの準備と割り当て 講師が作った教材を確かめ、対象者に割り当て、期限を決めます。公開前に受講者の画面で見え方を確かめる作業も含みます。

進み具合の把握と督促 未着手・期限切れの人を見つけ、本人や上司に知らせます (受講率・修了率・自動リマインド)。

問い合わせへの対応 「ログインできない」「動画が再生されない」といった受講者からの問い合わせに答えます。よくある質問をまとめておくと、件数を減らせます。

報告研修の実績を、人事や経営、監査に向けてまとめます(年度集計)。

設定と安全の管理 ログインの方法やパスワードの決まり、誰に何を任せるかを決め、操作の記録を確かめます (権限とロール・監査ログ)。

時期	主な作業
年度の初め	年間の研修の登録、組織変更と異動の反映、新入社員の登録
毎月	入退社の反映、進み具合の確認と督促
研修の期限前	未修了者への案内、上司への連絡
年度の終わり	実績の集計と報告、翌年度の研修の準備

役割を分ける すべての作業を一人の管理者が抱えると、その人が不在のときに運用が止まります。教材を作る人、採点する人、部署の進み具合を見る人など、役割を分けて任せられるようにします。

権限は必要な分だけ渡す 「全部できる」権限を何人にも渡すと、誤操作や情報の見えすぎにつながります。任せる仕事に合った役割を選びます。

手順を書き残す 年に一度しか行わない作業ほど、手順が忘れられがちです。担当が替わっても回るよう、手順を書き残しておきます。

パレットLMSの役割は管理者・講師・部署管理者・受講者の4つで、管理者の仕事の一部を講師や部署管理者に分けて任せられます。

管理者の作業を助ける機能として、次のようなものがあります。