OJTとeラーニングの組み合わせ方｜基礎はオンライン、実践は職場で育てる進め方

OJT と eラーニングの違い

OJT(On-the-Job Training)は、実際の仕事を通じて、上司や先輩が仕事のやり方を教える育成の方法です(OJT・Off-JT)。eラーニングは、パソコンやスマートフォンで、動画や資料、確認テストを使って学ぶ方法です(eラーニング)。職場を離れて学ぶ Off-JT の一つにあたります。

OJT は「職場で実務を学ぶ」

OJT のいちばんの強みは、学んだことをその場で使えることです。お客様への対応、機械の調整、書類の判断のように、職場の実際の場面でしか身につかないことがあります。先輩の動きを見て、まねして、直してもらう、という繰り返しで、手順だけでなく「どこに気をつけるか」の勘どころまで伝わります。

eラーニングは「基礎をそろえて学ぶ」

eラーニングの強みは、全員に同じ内容を届けられることです。製品の知識、社内の決まり、作業の基本の手順のように、誰が教えても同じであるべきことは、教材にしておけば教える人による差が出ません。分からないところは何度でも見返せ、入社や配属の時期がばらばらでも、すぐに届けられます。

この 2 つは、どちらが優れているかではなく、役割が違うものです。組み合わせ方を決めるには、まずそれぞれだけで育成したときに何が起きるかを見ておきます。

どちらか一方だけの弱み

OJT だけで育てる場合

教える人で質が変わる

「現場で覚えて」と任せきりにすると、教える人の忙しさや得意・不得意で、育成の中身が大きく変わります。丁寧な先輩についた人と、忙しい先輩についた人とで、半年後にできることが違ってしまいます。基本の説明が人によって違うと、後から直すのにも手間がかかります。

記録が残らない

口頭で教えたことは、記録に残りにくいものです。何をどこまで教えたか、本人がどこまでできるようになったかが分からないため、指導役が異動したり、本人が別の部署に移ったりすると、育成が途切れます。上司が育成の進み具合をつかめない原因にもなります。

eラーニングだけで育てる場合

職場で使えない

動画で手順を見て、テストで満点を取っても、職場で同じことができるとは限りません。実際の道具、実際のお客様、実際の書類を前にすると、教材では見えなかった迷いが出てきます。知っていることと、できることの間には差があります。

受けっぱなしになる

eラーニングを受けた後に、職場で使う機会や、誰かと話す機会がないと、学んだことはすぐに忘れられます。修了の記録はあっても、仕事は何も変わらない、という状態になりがちです(研修転移)。

組み合わせの考え方

人の成長のきっかけは、仕事の経験がいちばん大きく、次に人からの学び、研修や学習はその一部、という考え方があります(70:20:10の法則)。割合は目安にすぎませんが、「研修だけでは人は育たない」というメッセージは、OJT と eラーニングを組み合わせるときの出発点になります。eラーニングで学んだ基礎を、職場の経験と、周りとの振り返りにつなげることが大切です。

基礎はオンライン、実践は職場

組み合わせの基本の形は、次の 3 つを 1 つの流れとしてつなぐことです。

オンラインで基礎

職場で教わる前に、必要な知識と基本の手順を eラーニングで学んでもらいます。用語、製品の仕組み、作業の流れ、気をつける点などです。確認テストで理解を確かめておくと、指導役は「知っている前提」で教え始められます。

職場で実践

基礎を学んだ後に、職場で指導役と一緒に実際の仕事をします。最初は指導役がやって見せ、次に本人がやって指導役が見る、最後は本人が一人でやって後で確かめる、と少しずつ任せていきます。eラーニングで学んだ手順を、実際の道具や場面に当てはめる段階です。

振り返り

職場でやってみたことを、本人と指導役で振り返ります。うまくいったこと、迷ったこと、次に気をつけることを言葉にします。振り返りで分かった足りない知識は、もう一度 eラーニングに戻って学び直します(リフレクション)。

流れの例(営業の新任者が見積もりを作る場合)

この 3 つを 1 回で終わらせず、仕事の内容ごとに繰り返します。新しい仕事を任せるたびに、オンラインで基礎、職場で実践、振り返り、の順で進めると、本人も指導役も次に何をするかが分かりやすくなります。

教える内容を分ける

組み合わせを決めるとき、最初に行うのは、教える内容の仕分けです。職場で教えていることを書き出し、2 つに分けます。

誰が教えても同じこと(eラーニングへ)

• 製品やサービスの知識
• 会社の決まり、手続きの流れ
• 道具やシステムの基本の操作
• 安全上の注意、守るべき手順
• 用語の意味

これらは、指導役が毎回口で説明するより、eラーニングの教材にして全員に届けるほうが、中身がそろい、指導役の時間も減ります。

職場ごとに違うこと(OJT で教える)

• その職場のお客様や取引先の特徴
• 職場で使っている道具の癖、置き場所
• 判断に迷う場面での考え方
• 職場の人との仕事の分担
• 実際の仕事の段取りと時間の感覚

これらは教材にしにくく、職場で実際に見せて教えるほうが早く伝わります。

仕分けの手順

1. 指導役に、新しく来た人に教えていることを書き出してもらう
2. 1 つずつ「どの職場でも同じか」「この職場だけか」で分ける
3. どの職場でも同じものは、教材にできるかを確かめる(すでにある資料を動画や確認テストにまとめる)
4. 教材にしたものを、OJT の前に受けてもらう順番に並べる
5. 職場で教えるものは、次の節のチェックリストに載せる

仕分けを指導役と一緒に行うと、「この説明は毎回同じことを言っていた」と指導役自身が気づき、教材づくりにも協力が得やすくなります。教材の作り方はeラーニング教材の作り方にまとめています。

指導役の負担を減らす

OJT がうまくいかない理由の一つは、指導役の負担です。自分の仕事を抱えながら教えることになるため、忙しい時期ほど育成が後回しになります。次の 4 つで負担を減らします。

説明を動画にする

毎回同じ説明をしているものは、指導役本人に話してもらって動画にします。数分の短い動画で十分です。新しく来た人は何度でも見返せ、指導役は「動画を見てから来てください」と言えば済みます。説明のしかたが人によって違う、という問題もなくなります。

教える範囲を決める

指導役に「全部教えてください」と頼むと、どこまで教えればよいか分からず、負担が際限なく大きくなります。OJT で教える項目と、いつまでにどこまでできればよいかを、チェックリストにして渡します。指導役の役目は、チェックリストの項目を教えて、できたかを確かめることだと、はっきりさせます。

教え方を学ぶ

教え方を学ばないまま指導役を任されると、自分が教わったやり方をそのまま繰り返すことになります。やって見せる、やらせてみる、ほめて直す、という教え方の基本と、フィードバックの返し方を、指導役向けの短い研修で学んでもらいます。これも eラーニングで用意できます。

時間を確保する

教える時間を、指導役の業務として認めます。指導役の担当する仕事を減らす、週に何時間かを育成の時間として決めておく、などです(例)。教える時間が「空いた時間に」のままだと、忙しい職場ほど育成が止まります。上司が指導役の仕事の量を見て、調整することが大切です。

指導役を一人にしない

指導役一人がすべてを抱えないよう、相談の相手を別に決める方法もあります。仕事のやり方は指導役が教え、悩みや不安はほかの部署の先輩が聞く、という分担です(メンター制度)。指導役が休んだり忙しかったりする日に、代わりに教えられる人を決めておくと、育成が止まりません。

チェックリストと振り返り

OJT を「現場任せ」から抜け出させるのが、チェックリストと振り返りの組み合わせです。

チェックリスト

OJT で教える項目を、一覧にしたものです。項目ごとに、いつまでに、どのレベルまでできればよいかを書きます。レベルは「1: 指導を受けてできる」「2: 一人でできる」「3: 人に教えられる」のように、段階の意味を言葉で決めます(スキルマップ)。チェックリストがあると、指導役は次に何を教えるかが分かり、本人も自分がどこまで来たかが分かります。

職場でやってみる

チェックリストの項目を、実際の仕事でやってみます。最初から完璧を求めず、指導役がそばで見て、終わった後に一言返すくらいで始めます。

振り返る

週に 1 回など、決まった間隔で、本人と指導役で振り返ります。漠然と「どうだった?」と聞くと感想で終わるので、問いの順番を決めておきます。

1. 何が起きたか — この 1 週間でやってみたこと、うまくいったこと、迷ったこと
2. なぜそうなったか — うまくいった理由、迷った理由
3. 次にどうするか — 次の 1 週間で試すこと

振り返りは、本人が先に短く書いて、それをもとに話すと進めやすくなります。書いたものは後で見返せるように残します。

次の目標を決める

振り返りの最後に、次の 1 週間や 1 か月の目標を決め、チェックリストのどの項目に進むかを確かめます。足りない知識が見つかったら、もう一度 eラーニングの教材を受けてもらいます。この繰り返しで、チェックリストの項目が一つずつ埋まっていきます。

記録の残し方

OJT と eラーニングを組み合わせても、記録がばらばらだと、本人の育成の全体が見えません。次の 4 つを、1 か所の育成の記録にまとめます。

まとめておくと何がよいか

• 育成が途切れない — 指導役が替わっても、記録を見れば何をどこまで教えたかが分かります
• 上司が進み具合をつかめる — 面談のときに、記録を見ながら話せます
• 教材を直す材料になる — 多くの人が同じ項目でつまずいているなら、eラーニングの教材の説明が足りないのかもしれません
• 証跡になる — 監査や取引先への報告で、教育を行ったことを示す材料になります(受講履歴)

記録を続けるコツ

記録は、書く手間が大きいと続きません。チェックリストは項目を選ぶだけ、振り返りは 3 つの問いに数行ずつ、のように、書く量を少なくします。紙や表計算の別々のファイルに分けず、eラーニングの記録と同じ場所に残せると、見返すときに探さずに済みます。

3 か月の組み合わせの例

配属された人を、3 か月で担当の仕事を一人で進められるようにする計画の例です。期間と項目は、職種に合わせて変えてください。

新入社員の配属後の流れは新入社員研修をLMS導入で効率化、経験者の受け入れは中途入社者のオンボーディングもあわせて参考にしてください。

OJT のチェックリストと振り返りシートの例

チェックリストの例(事務の仕事の場合)

項目は「〜できる」の形で、見て確かめられる行動にします。「理解している」のような書き方だと、できたかどうかを確かめられません。

振り返りシートの例

今週やってみたこと: 受発注のシステムへの入力を、一人で 10 件行った。

うまくいったこと・その理由: 入力の順番は動画で確かめていたので迷わなかった。

迷ったこと・その理由: 取引先ごとに決まっている割引の扱いが分からず、2 件で手が止まった。

次の 1 週間で試すこと: 取引先ごとの決まりの一覧を指導役と一緒に確かめ、入力の前に見るようにする。

指導役のコメント: 入力は正確でした。割引の決まりは一覧にまとめてあるので、明日一緒に見ましょう。

手元に置いて仕事の最中に見る一覧(この例の取引先ごとの決まり)は、研修で覚えてもらうより、すぐ見られる場所に置くほうが役に立つこともあります(パフォーマンスサポート)。

職種ごとの組み合わせの例

どの職種でも、「安全」「決まり」「基本の手順」は eラーニングで全員にそろえ、「人」「場面」「判断」は OJT で教える、という分け方が基本になります。集合研修も組み合わせる場合は、ブレンディッドラーニングの進め方を参考にしてください。

よくあるつまずきと対策

効果を確かめる

組み合わせの効果は、修了の数だけでは分かりません。チェックリストの項目が予定どおりに埋まっているか、一人で仕事を任せられるまでの期間が短くなったか、指導役が育成にかけている時間が減ったか、などを見ます。測り方の考え方は研修の効果測定の進め方にまとめています。

パレットLMS でできること

パレットLMSは、主に eラーニングを届けて記録するためのシステムです。OJT と組み合わせるときは、次のように使えます。

• 職場で共通に教える内容を、動画・資料・テキストなどの教材と確認テストのコースにして、OJT の前に学んでもらえます。スマートフォンのブラウザでもそのまま受講できます
• 動画には字幕のファイルと文字起こしの文章を添えられます。コース別のレポートの教材別の完了率で、どの教材で止まっている人が多いかを確かめられます
• 課題の提出で、OJT の振り返りのレポートを出してもらい、講師がコメントを添えて返せます。直してほしい点があれば差し戻して再提出してもらえます。ルーブリックで評価の観点を示すこともできます
• 採点を担当講師に任せると、担当講師は自分の担当コースだけを見て対応できます
• 教材の公開期間を「割当から何日後」にすると、振り返りの課題を節目に開けます
• 受講者は教材を見ながら学習メモを残し、後から見返せます。教材に対して質問すると、管理画面の「質問対応」に集まります
• OJT など、パレットLMS の外で行った研修は、管理者が外部研修の履歴として記録できます(研修名・期間・時間・結果。証明書のファイルも添えられます)。受講者は自分の学習記録で、受講の履歴とあわせて確かめられます
• 管理者は受講者ごとの受講者カルテやレポートで記録を確かめ、CSV で出力できます

OJT のチェックリストは職場の表で管理し、振り返りは課題の提出として、OJT を終えたことは外部研修の履歴として残す、といった分け方にすると、eラーニングの記録と同じ場所で育成の流れを追えます。機能の一覧は機能のページ、料金は料金のページをご覧ください。