中途入社者のオンボーディング｜入社前から3か月の受け入れの流れと役割・面談の進め方
中途で入社した人は、経験があるぶん「教えなくても大丈夫」と思われがちです。けれども、社内の進め方や相談の相手が分からないまま成果を求められると、力を出せないまま悩んでしまいます。入社前から 3 か月の受け入れの進め方を、役割・研修・メンター・面談に分けて整理しました。
この記事の要点
- 中途入社者は、即戦力と見られる・暗黙のルールが分からない・前の会社のやり方とぶつかる・同期がいない、の 4 つでつまずきやすい。入社前から 3 か月を 1 つの流れとして設計する
- 人事・研修担当、上司、メンター、職場の指導役の役割を分けて決める。入社前にアカウントと権限、初めの仕事、紹介する人、研修の割当を整えておくと、立ち上がりが早くなる
- 研修は全員に共通・職種ごと・この会社のやり方の順に組み、入社日に合わせて個別に届ける。メンターと 1on1 で困りごとを早めに拾い、1 か月後・3 か月後などの節目で期待をすり合わせる
中途入社者のオンボーディングとは
オンボーディングは、新しく加わった人が組織になじみ、業務で力を出せるようになるまでを支える受け入れの取り組みです(オンボーディング)。入社の日の手続きだけでなく、数か月にわたる立ち上がりの支援までを含みます。
中途入社者のオンボーディングは、ほかの会社で経験を積んで入社した人に向けた受け入れです(中途採用者の受け入れ)。新卒の受け入れと同じ形では、うまくいかないことがあります。新卒の研修の組み方は新入社員研修をLMS導入で効率化にまとめているので、この記事では中途入社者ならではの点を取り上げます。
中途入社者がつまずきやすい 4 つのこと
即戦力と見られる
経験者として採用されたため、周りから「教えなくても分かるだろう」と見られがちです。仕事の進め方や社内の事情を丁寧に教えてもらえないまま、成果を求められます。本人も「聞くのは恥ずかしい」と感じて、質問を控えてしまうことがあります。
暗黙のルール
誰に何を相談すればよいか、どこまで自分で決めてよいか、会議の前にどんな根回しが要るか、といった文書になっていない決まりごとが分かりません。業務の知識があっても、ここでつまずくと仕事が前に進みません。
前の会社のやり方
前の職場で身につけたやり方が、新しい職場では通じないことがあります。よいやり方を持ち込んでもらうことは歓迎しつつ、まずは今の会社のやり方を知ってもらう必要があります。必要に応じて、前のやり方を手放すことも求められます(アンラーニング)。
同期がいない
中途入社者は入社の日がばらばらなので、同じ立場で気軽に相談できる仲間がいません。困りごとを一人で抱えやすくなります。
受け入れがうまくいかないと起きること
受け入れが本人任せになると、力を出せるまでに時間がかかるだけでなく、「期待されていることが分からない」「相談できる人がいない」という不安から、早い時期の離職につながることもあります。採用にかけた時間と費用を生かすためにも、受け入れは採用の続きとして計画します。
入社前から 3 か月の流れ
中途入社者の受け入れは、入社の日から始めるのではなく、入社が決まったときから始めます。次の表は、入社前から 3 か月までの流れの例です。期間や回数は、職種や会社の規模に合わせて変えてください。
| 時期 | 本人がすること | 受け入れる側がすること |
|---|---|---|
| 入社前 | 入社の日の案内を受け取る。持ち物や手続きを確かめる | アカウントと権限を用意する。初めの仕事と紹介する人を決める。研修を割り当てる |
| 入社日 | 手続きをする。チームに紹介される。上司と最初の面談をする | 歓迎の場を用意する。メンターを紹介する。最初の 1 週間の予定を渡す |
| 最初の 1 週間 | 全員に共通の研修を受ける。社内の仕組みと相談先を知る | 毎日短く声をかける。職場の指導役が業務の流れを見せる |
| 1 か月後 | 職種ごとの研修を進める。小さな仕事を任される | 上司と節目の面談で、困りごとと期待を確かめる |
| 3 か月後 | 担当の仕事を一人で進める。振り返りをまとめる | 上司と節目の面談で、立ち上がりを確かめ、次の目標を決める |
流れを決めるときのコツ
- 入社前から 3 か月を 1 本の流れにする — 研修の担当、上司、メンターが別々に動くと、同じ説明が重なったり、誰も説明しなかったりします。1 つの表にまとめて共有します
- 初日に詰め込まない — 初日に手続きと研修を一日中入れても、覚えきれません。数週間に分けて届けるほうが身につきます
- 節目を先に決める — 1 か月後と 3 か月後の面談は、入社の前に日程を押さえておきます。忙しくなると後回しにされやすいからです
3 か月を過ぎたら受け入れが終わり、というわけではありません。職種によっては半年から 1 年かけて立ち上がる仕事もあります。3 か月後の面談で、その後の支え方を決めます。
受け入れの役割を決める
中途入社者の受け入れは、1 人で抱えると続きません。役割を分けて、それぞれが何をするかを決めておきます。
人事・研修担当
受け入れの全体の流れを用意し、研修を割り当て、進み具合を見守ります。入社の手続き、社内の制度の説明も受け持ちます。受け入れる部署ごとにやり方がばらばらにならないよう、共通の流れとチェックリストを整えます。
上司
本人に期待する役割と、最初の 3 か月で目指すことを伝えます。1on1 や節目の面談で、困りごとを聞き、期待をすり合わせます。評価に関わる立場なので、仕事の目標と進め方の確認を中心に受け持ちます。
メンター
上司とは別の、相談の相手です。社内の暗黙のルール、誰に何を聞けばよいか、職場の雰囲気など、上司には聞きにくいことを気軽に聞ける人を決めます(メンター制度)。
職場の指導役
業務の進め方を、実際の仕事を通じて教える人です(OJT・Off-JT)。メンターと同じ人が兼ねることもありますが、中途入社者の場合は、業務を教える人と悩みを聞く人を分けたほうが、相談しやすくなります。
役割の分け方の例
| 役割 | 主に受け持つこと | 関わる時期 |
|---|---|---|
| 人事・研修担当 | 流れの用意、研修の割当、手続き、進み具合の確認 | 入社前から 3 か月まで |
| 上司 | 期待の伝達、仕事の割り振り、1on1、節目の面談 | 入社日から続けて |
| メンター | 相談の相手、社内の案内、悩みを聞く | 入社日から決めた期間 |
| 職場の指導役 | 業務の手順、道具の使い方、仕事の見本 | 最初の 1 週間から 1 か月 |
少人数の会社では、1 人が複数の役割を兼ねても構いません。その場合も、「今日は上司として話す」「今日は相談の相手として聞く」と場を分けると、本人が話しやすくなります。
入社前にしておくこと
立ち上がりの早さは、入社前の準備でかなり変わります。入社の日に「パソコンが届いていない」「システムに入れない」という状態だと、最初の数日を待つだけで過ごすことになります。
アカウントと権限
業務で使うシステムのアカウントと権限を、入社の日までに整えます。メール、社内の連絡の道具、業務のシステム、研修のシステムのそれぞれについて、誰がいつ用意するかを決めておきます。研修のシステムへの登録を入社日に予約できると、入社の日に案内が届き、初日から研修を始められます。
初めの仕事
入社してすぐに取り組める、小さな仕事を用意しておきます。経験者であっても、最初は社内の流れを知るための仕事から始めると、職場の人とも自然に関われます。「最初の 1 か月でこれを一緒に進める」と決めておくと、本人も目標を持てます。
紹介する人
本人が早めに会っておくとよい人を洗い出します。同じチームの人だけでなく、仕事で関わる他部署の人、社内の手続きの窓口の人なども含めます。一覧にして、最初の 2 週間ほどで短い顔合わせを入れておくと、困ったときに誰に聞けばよいかが分かります。
研修の割当
入社の日に受け始める研修を、前もって割り当てておきます。集合研修を待つと、次の開催まで何週間も空くことがあるので、共通の部分は各自で受けられる形(eラーニング)で、入社日に合わせて届けます。
入社前の連絡
入社の 1 週間ほど前に、入社の日の時刻と場所、持ち物、最初の週の予定、問い合わせ先を送ります。入社前に教材を渡して学んでもらう会社もありますが、入社前の学習を求めるかどうか、その時間をどう扱うかは、社内の決まりと照らして決めます(研修と労働時間)。入社前は、会社を知る短い案内にとどめるのが無難です。
必修研修と学ぶ順番を決める
中途入社者に届ける研修は、次の 3 つに分けて考えると組みやすくなります。
全員に共通
就業規則、情報セキュリティ、コンプライアンス、ハラスメントの防止、経費の手続きなど、入社した人全員が受ける研修です。多くは必修研修として、受講の期限を決めて割り当てます。必修研修の期限と督促の回し方は、必修研修の受講率を上げるで詳しく扱っています。
職種ごと
製品の知識、業務のシステムの使い方、職種ごとの手順など、配属先によって変わる研修です。経験者であっても、扱う製品や道具は会社ごとに違うので、ここは省かずに届けます。
この会社のやり方
中途入社者にいちばん届けたいのが、この部分です。意思決定の流れ、社内の用語、会議の進め方、書類の書き方、顧客との約束のしかたなど、経験者でも知らない「この会社のやり方」を伝えます。文書や教材にしにくいものは、メンターや上司との面談で補います。
学ぶ順番の例
| 順番 | 研修 | 届け方の例 |
|---|---|---|
| 1 | 会社の紹介、社内の仕組みと相談先 | 入社日にeラーニングで |
| 2 | 全員に共通の必修研修 | 入社日に割り当て、期限は数週間後(例) |
| 3 | 職種ごとの基本の研修 | 最初の 1 週間から順に |
| 4 | この会社のやり方 | eラーニングと、メンター・上司との面談 |
| 5 | 職種ごとの応用の研修 | 1 か月後から、仕事の進み具合に合わせて |
複数の研修を順番に受けてもらうときは、前の研修を終えたら次の研修が届くように並べておくと、担当者が 1 つずつ割り当てる手間がなくなります(学習パス)。
経験者に合わせて調整する
経験者の中には、すでに知っている内容の研修もあります。全部を一律に受けてもらうと、「分かっていることを受けさせられる」と感じさせてしまいます。必修研修は会社として受けてもらう必要がありますが、職種ごとの研修は、本人の経験を聞いたうえで、受ける範囲を上司と相談して決めます。
メンターをつける
中途入社者には同期がいないので、気軽に相談できる相手を会社の側で用意します。メンターは、仕事のやり方を教える人というより、悩みや不安を聞き、本人が自分で考えて動けるように支える相手です。
組み合わせを決める
- 直属の上司や、評価に関わる人は避けます。上司には話しにくいことを相談できるようにするためです
- 同じ部署でなくても構いません。近い部署で、社内の事情に詳しい人が向いています
- 中途で入社した経験のある人だと、つまずきやすいところを分かったうえで話を聞けます
- 相性が合わないときに、組み合わせを見直せる窓口を用意します
定期的に話す
最初の 1 か月は週に 1 回、その後は月に 1〜2 回、のように頻度を決めます(例)。忙しいときほど面談が流れやすいので、日程を先に入れておきます。話す内容は決めすぎず、本人が聞きたいことを中心にします。メンターの面談の時間は業務として認め、メンター自身にも、話の聞き方や役割を学ぶ機会を用意します。
終わりに振り返る
「入社から 3 か月」「半年」のように期間を決め、終わりに振り返りの場を設けます。役に立ったこと、もっと早く知りたかったことを本人に聞き、次に入社する人の受け入れに生かします。相談の内容を本人の了解なく上司に伝えない、評価に使わない、ということも、制度の決まりとして本人とメンターの両方に伝えておきます。
1on1と節目の振り返り
上司と本人の面談は、2 つの形で行います。短い間隔で繰り返す 1on1 と、1 か月後・3 か月後の節目の面談です。
1on1 で困りごとを聞く
1on1 は、上司と本人が 1 対 1 で、定期的に話す場です(1on1ミーティング)。最初の 3 か月は、仕事の進み具合の確認よりも、本人が困っていることを聞く場にします。「何か困っていることはありますか」とだけ聞くと、中途入社者は「大丈夫です」と答えがちです。「誰に聞けばよいか分からなかったことはありますか」「前の会社と違って戸惑ったことはありますか」のように、具体的に聞きます。
節目の面談で期待をすり合わせる
1 か月後の面談では、本人が思っている自分の役割と、上司が期待している役割に、ずれがないかを確かめます。期待のずれは、早い時期の離職の大きな原因です。上司から期待を伝えるだけでなく、本人から「こう理解しています」と話してもらうと、ずれに気づけます。
次の目標を決める
3 か月後の面談では、立ち上がりを振り返り、次の 3 か月の目標を決めます。できるようになったこと、まだ支えが要ることを本人と上司で確かめ、必要なら追加の研修や、職場の指導役の支えを続けます。振り返りは、本人に短い文でまとめてもらい、面談の前に共有すると、話が進みやすくなります(リフレクション)。
節目の面談で確かめること
| 確かめること | 1 か月後 | 3 か月後 |
|---|---|---|
| 必修研修と職種ごとの研修は進んでいるか | ○ | ○ |
| 相談できる相手がいるか | ○ | ○ |
| 期待されている役割を理解しているか | ○ | ○ |
| 担当の仕事を一人で進められるか | ○ | |
| 前の会社のやり方で、生かしたいものはあるか | ○ | |
| 次の 3 か月の目標 | ○ |
受け入れのチェックリスト
受け入れる部署が、入社の前後で確かめる項目です。中途入社者を迎えるたびに使い、抜けた項目があれば次の回に直します。
入社前
| 確かめること | 確かめた |
|---|---|
| 入社の日の時刻・場所・持ち物・問い合わせ先を本人に送った | □ |
| 業務のシステム・研修のシステムのアカウントと権限を用意した | □ |
| 端末と席を用意した | □ |
| 初めの仕事と、最初の 1 週間の予定を決めた | □ |
| メンターと職場の指導役を決め、本人に紹介する準備をした | □ |
| 紹介する人の一覧を作り、顔合わせの日程を入れた | □ |
| 入社日に受け始める研修を割り当てた | □ |
| 1 か月後と 3 か月後の面談の日程を押さえた | □ |
入社後
| 確かめること | 確かめた |
|---|---|
| 初日に上司と面談し、最初の 3 か月で目指すことを伝えた | □ |
| 最初の 1 週間、毎日短く声をかけた | □ |
| 全員に共通の必修研修が期限までに終わった | □ |
| メンターとの面談が予定どおり行われている | □ |
| 1 か月後の面談で、困りごとと期待を確かめた | □ |
| 3 か月後の面談で、次の目標を決めた | □ |
| 本人から、受け入れで役に立ったこと・足りなかったことを聞いた | □ |
案内と面談の文例
入社前の連絡と、節目の面談の問いかけの例です。会社と職種に合わせて書き換えてください。
入社前の連絡(入社の 1 週間ほど前)
○月○日(○)のご入社をお待ちしています。当日は 9:30 に○○へお越しください。最初に手続きをし、その後チームのメンバーをご紹介します。
入社の日に、研修のシステムからご案内のメールが届きます。最初の 1 週間で、会社の紹介と、全員に受けていただく研修を進めていただきます。業務の進め方は、職場の○○さんがご案内します。
また、相談の相手として、○○部の○○さんにお願いしています。仕事のことでも、社内のことでも、気軽にお声がけください。ご不明な点は、人事の○○までご連絡ください。
1 か月後の面談の問いかけ
- この 1 か月で、いちばん戸惑ったことは何でしたか
- 誰に聞けばよいか分からなかったことはありましたか
- 自分に期待されている役割を、どのように理解していますか
- 前の会社のやり方で、ここでも生かせそうなことはありますか
- 次の 1 か月で、支えがほしいことは何ですか
3 か月後の面談の問いかけ
- この 3 か月で、できるようになったことは何ですか
- まだ一人では進めにくい仕事はありますか
- 受け入れの中で、役に立ったこと、もっと早く知りたかったことは何ですか
- 次の 3 か月で取り組みたいことは何ですか
面談の後は、決めたことを短く記録し、次の面談の最初に確かめます。
入社する人に合わせた工夫
中途入社者は、経験も入社の形もさまざまです。基本の流れに、次のような工夫を足します。
- 管理職として入社する人 — 部下を持つ立場で入社する人は、自分が受け入れられる側でありながら、部下を受け入れる側でもあります。部下との 1on1 を始める前に、チームのこれまでの経緯と、部下一人ひとりの状況を上の上司から聞く場を設けます。評価や労務管理の社内の決まりは、早めに研修で届けます
- 専門職として入社する人 — 専門の知識は持っていても、社内でその知識をどう使うか、誰と組んで進めるかは分かりません。仕事で関わる他部署の人との顔合わせを、早めに多めに入れます
- 在宅で働く人 — 職場で自然に聞こえてくる情報が届きません。毎日の短い声かけ、チームの連絡の場への招待、メンターとの面談を、対面の職場より意識して増やします
- 同じ時期に複数人が入社する場合 — 入社の日が近い人どうしで、短い交流の場を設けると、同期に近い相談の相手ができます
- 少人数の会社 — 人事の担当者がいない会社では、社長や上司がすべての役割を兼ねることになります。チェックリストと文例を使い、毎回同じ流れで迎えられるようにしておくと、受け入れの質がぶれません
よくあるつまずきと対策
| つまずき | 起きること | 対策 |
|---|---|---|
| 入社の日に何も用意されていない | 最初の数日を待つだけで過ごし、本人の不安が大きくなる | 入社前のチェックリストで、アカウント・端末・初めの仕事を確かめる |
| 集合研修まで何週間も待たせる | 共通の知識がないまま仕事を始め、つまずきが増える | 共通の部分は入社日に合わせて個別に届ける |
| 経験者だからと説明を省く | 社内のやり方が分からず、本人が質問をためらう | 「この会社のやり方」を研修と面談で必ず伝える |
| メンターの面談が流れる | 相談の相手がいなくなる | 日程を先に入れ、面談の時間を業務として認める |
| 期待が伝わっていない | 本人と上司の思う役割がずれ、評価のときに食い違う | 1 か月後の面談で、本人の理解を話してもらって確かめる |
| 受け入れが部署ごとにばらばら | 部署によって立ち上がりの早さが大きく違う | 共通の流れとチェックリストを人事が用意し、振り返りで直す |
受け入れの効果を確かめるときは、研修の修了だけでなく、本人の振り返りや上司の評価も合わせて見ます。測り方の考え方は、研修の効果測定の進め方を参考にしてください。
パレットLMS でできること
パレットLMSでは、入社の日がばらばらな中途入社者にも、研修を個別に届けられます。
- 入社する人の登録は、CSV の一括登録を入社日に予約できます。新しく登録した人への招待メールも、その日に送られます(CSVの一括登録)
- 受け入れ用のグループにコースを割り当て、今後そのグループに加わる人へ自動で割り当てる設定ができます。自動で割り当てた場合も、本人に割当の通知が届きます。期限を「グループに加わった日から◯日後」にすることもできます
- 入社日などをユーザーの項目として持ち、割り当ての対象を選ぶときに使えます
- 学習パスで複数のコースを受ける順番に並べ、順次型にすると、前のコースの修了で次のコースが自動で割り当てられます
- コースを必修に設定すると、受講者のホームで優先して表示され、督促の対象になります。期限が近い未修了の人へ、自動のリマインドを送れます
- 集合研修をコースの 1 ステップとして組み込め、出席するとそのステップが完了します
- 課題の提出で振り返りのレポートを出してもらい、講師がコメントを添えて返せます。教材の公開期間を「割当から何日後」にすると、振り返りの課題を節目に開けます
- コースの外のアンケートを、選んだグループに配信して、受け入れの困りごとを尋ねられます
よくある質問
中途入社者にも、新卒と同じ研修を受けてもらうべきですか?
全員に共通の必修研修は、新卒と同じように受けてもらいます。社会人の基本のように、経験者がすでに身につけている内容は省いて構いません。そのぶん、「この会社のやり方」を伝える研修と面談に時間を使います。
入社の日がばらばらで、集合研修を組めません。どうすればよいですか?
共通の部分は、入社日に合わせて各自で受けられる形で届けます。対面で伝えたい部分(会社の考え方の説明や、ほかの部署との交流など)は、月に 1 回や四半期に 1 回のように開催の日を決め、その間に入社した人にまとめて受けてもらいます(例)。
メンターは、どんな人に頼めばよいですか?
評価に関わらない、近い部署の先輩が向いています。中途で入社した経験のある人なら、つまずきやすいところを分かったうえで話を聞けます。頼むときは、期間と面談の頻度、相談の内容を評価に使わないことを伝え、面談の時間を業務として認めます。
受け入れの期間は、どのくらいにすればよいですか?
入社前から 3 か月を 1 つの区切りにし、3 か月後の面談で、その後の支え方を決める形が組みやすい例です。職種によっては、一人で仕事を進められるまでに半年から 1 年かかることもあるので、仕事の内容に合わせて延ばします。
中途入社者が「大丈夫です」としか言いません。どうすればよいですか?
「何か困っていますか」と聞くと、経験者ほど「大丈夫です」と答えがちです。「誰に聞けばよいか分からなかったことは」「前の会社と違って戸惑ったことは」のように、具体的に聞きます。上司には言いにくいことをメンターに話せるよう、相談の相手を分けておくことも大切です。
前の会社のやり方を持ち込む人には、どう接すればよいですか?
よいやり方は歓迎する姿勢を先に示します。そのうえで、まずは今の会社のやり方と、その理由を伝えます。3 か月後の面談で「前の会社のやり方で生かしたいもの」を聞く場を設けると、本人も持ち込みどころが分かり、職場にとっても新しい工夫を取り入れるきっかけになります。
まとめ
- つまずきを知る: 即戦力と見られる・暗黙のルール・前の会社のやり方・同期がいない。経験者でも受け入れの支えが要る
- 入社前から 3 か月を 1 本の流れにする: 入社前・入社日・最初の 1 週間・1 か月後・3 か月後の節目を、表にして関係者で共有する
- 役割を分ける: 人事・研修担当、上司、メンター、職場の指導役が、それぞれ何をするかを決める
- 入社前に整える: アカウントと権限、初めの仕事、紹介する人、研修の割当を、入社の日までに用意する
- 研修は 3 つに分けて順番に届ける: 全員に共通・職種ごと・この会社のやり方。入社日に合わせて個別に届ける
- メンターと面談で早めに拾う: 1on1 で困りごとを聞き、節目の面談で期待をすり合わせ、次の目標を決める
中途入社者の受け入れは、採用の続きです。入社前の準備と、最初の 3 か月の声かけを仕組みにしておくと、本人は早く力を出せるようになり、受け入れる部署の負担も毎回の手探りから減っていきます。迎えるたびに本人の声を聞き、流れとチェックリストを直していきましょう。
