新入社員研修をLMS導入で効率化！実践したい導入例を提案

LMS導入のメリット

新入社員研修(新入社員研修)は、毎年ほぼ同じ時期に、同じ内容を、多くの人に届ける研修です。会社の基本、働くうえでのルール、ビジネスの基本、職種の基礎と、教えることも多岐にわたります。準備と当日の運営に追われ、終わった後のふり返りまで手が回らない、という担当者も少なくありません。

学習管理システム(LMS)を使うと、この研修の進め方が変わります。ここでは、主なメリットを 3 つに分けて説明し、あわせて、新入社員の側にとってのよさと、LMS だけでは足りないことも整理します。

学習内容の一貫性と統一性の確保

LMS を使うと、教材を決まった形にそろえて届けられます。新入社員全員が同じ内容を受け取れるため、学ぶ中身がそろいます。

集合研修だけで新入社員研修を行っていると、講師や会場、日程によって、伝わる内容に差が出がちです。たとえば、拠点ごとに別の担当者が同じ研修を行うと、ある拠点では詳しく説明された社内のルールが、別の拠点では時間が足りずに省かれる、ということが起きます。共通に伝えたい内容を LMS の教材にしておけば、どの拠点の新入社員も同じ説明を受けられます。

内容を直すときも、LMS の教材を一か所直せば全員に届きます。制度や手順が変わったときに、講師ごとの資料を一つずつ差し替える必要がなくなります。

時間とコストの削減

LMS はオンラインで学ぶ仕組みなので、時間や場所に縛られず、学習を進められます。会場の手配や移動、同じ説明を何度も繰り返す講師の時間を減らせることも多く、研修にかかる手間と費用を見直すきっかけになります。

効き目が大きいのは、知識を伝える座学の部分です。会社の歴史や組織、就業のルール、情報の扱い方など、聞けば分かる内容は、動画や資料にして事前に学んでもらいます。そのうえで、集合研修の時間を、演習・グループでの話し合い・ロールプレイのような、集まらないとできないことに回します。事前に学び、集まったときに使う、という組み立ては反転学習とも呼ばれます(反転学習)。

ただし、LMS の利用料や、教材を作る手間と費用もかかります。何を LMS に移し、何を集合研修に残すのかを決めたうえで、全体で手間と費用がどう変わるかを見ることが大切です。

学習成果の可視化

LMS では、学習の進み具合やテストの結果をすぐに確かめられます。担当者は一人ひとりの学習の状況や成績を見て、必要なフォローや改善の手を打てます。

紙のテストや集合研修だけでは、誰がどこでつまずいているのかが、研修が終わるまで分からないことがあります。LMS なら、まだ始めていない人、途中で止まっている人、確認テストで何度も不合格になっている人を、研修の途中で見つけて声をかけられます。研修の前と後に同じ範囲のテストを置くと、どれだけ身に付いたかを比べることもできます(事前・事後テスト)。

新入社員にとってのよさ

LMS のよさは、運営する側だけのものではありません。新入社員にとっても、次のような利点があります。

• 何度でも見返せる — 一度聞いただけでは覚えきれない内容を、必要なときに見直せます
• 自分のペースで進められる — 理解の早い人は先へ進み、時間がかかる人は繰り返して学べます
• 配属後も使える — 研修で学んだ内容を、配属先で仕事をしながら確かめられます
• 自分の進み具合が分かる — 何が終わり、何が残っているかが一目で分かります

LMS だけでは足りないこと

一方で、LMS だけで新入社員研修が完結するわけではありません。同期や先輩との関係づくり、職場の雰囲気に慣れること、実際の仕事を通して覚えることは、対面の研修や職場での指導が向いています。オンラインの学びと対面の研修を組み合わせる考え方(ブレンディッドラーニング)で、それぞれの得意なところを生かします。

これらのメリットにより、LMS は新入社員研修を効率よく進め、会社の育成の体制を強くする助けになります。次の章では、LMS を使った新入社員研修でよくある場面を、例として紹介します。

成功事例と導入ポイント

ここでは、LMS を使って新入社員研修を進めるときに、よくある場面を 3 つの例にまとめて紹介します。以下の A 社〜C 社は、特定の会社の実例ではなく、よく見られる状況を分かりやすく整理した例です。それぞれの例から、導入のポイントを読み取ります。

企業A社の事例

よくある場面: 新入社員研修の中身が、担当する講師ごとに少しずつ違っている。毎年、前年の資料を手直しして使っているうちに、どの資料が最新なのか分からなくなっている。新入社員が自分の進み具合を確かめる方法もなく、研修の後に「何を学んだのか」を本人も担当者も説明できない。

手当ての例: まず、新入社員研修で伝えている内容を洗い出し、全員に共通の内容と、職種ごとの内容に分けます。共通の内容はオンラインの教材と確認テストにまとめ、LMS 上の 1 つの流れ(カリキュラム)として並べます。新入社員は自分の進み具合を画面で確かめられ、担当者は遅れている人に早めに声をかけられるようになります。

• 導入のポイント: 事前に研修の内容を整理し、LMS に載せるカリキュラムを適切に設計することが大切です

企業B社の事例

よくある場面: 集合研修が終わり、新入社員が各部署に配属されると、学びがぱったり止まってしまう。配属先では分からないことを誰に聞けばよいか分からず、同期とのつながりも薄れていく。

手当ての例: 配属後も続く学びの場として LMS を使います。配属後に受けるコースを用意し、教材ごとに質問を受け付けて、講師や先輩が答えます(Q&A・ディスカッション)。答えは同じ疑問を持つほかの新入社員にも役立ちます。課題の提出で、職場で学んだことのふり返りを書いてもらい、講師がコメントを返すのも一つの方法です。

• 導入のポイント: LMS 上でのやりとりを生かし、新入社員同士や上司・先輩とのつながりを保つことが大切です

企業C社の事例

よくある場面: 新入社員研修の座学が、長い講義を聞くだけの時間になっていて、新入社員の集中が続かない。研修の後のアンケートでも「眠かった」「覚えていない」という声が多い。

手当ての例: 長い講義を、テーマごとの短い動画に分け、動画の後に確認テストを置きます。お客さまとのやりとりや、迷いやすい判断の場面は、具体的な状況を示して「あなたならどうするか」を考えさせる教材にします。集合研修では、その場面を使ってロールプレイを行います。テストの結果から、全体がつまずいている問題を見つけ、集合研修での説明を厚くします。

• 導入のポイント: 教材の形を目的に合わせて選び、受け身にならない学びの場を用意することが大切です

3 つの例を並べると、次のようになります。

これらの例から分かるように、LMS を使った新入社員研修では、事前の計画と、導入の設計が欠かせません。また、LMS の機能を生かして、学びの場とつながりの場を整えることも大切です。次の章では、これらのポイントを詳しく説明します。

成功事例から学ぶポイント

ここまでの例から、LMS を使った新入社員研修を計画するときに押さえたいポイントを 3 つに整理します。

計画段階でのニーズ把握

まず、新入社員研修で何を身に付けてほしいのかをはっきりさせます。会社の課題や目標と結び付け、LMS がどこで役に立つのかを考えます。たとえば「配属の初日から社内のシステムに迷わずログインできる」「情報の扱いのルールを説明できる」のように、具体的な姿で書き出すと、教材と評価の形が決まりやすくなります。

ニーズは、研修の担当者だけで決めず、何人かに聞いて集めます(研修ニーズ分析)。

• 配属先の上司 — 配属の時点で、最低限できていてほしいことは何か
• 年の近い先輩 — 入社したばかりのころ、何に困ったか
• 前の年の新入社員 — 研修で役に立ったこと、足りなかったこと
• 経営・人事 — 会社として、新入社員に伝えたい考え方や方針は何か

集めた声は、次のように分けて整理します。

学習コンテンツの選定とカスタマイズ

ニーズが決まったら、それに合った教材を選び、必要に応じて自社向けに作り込みます。LMS では動画・資料・テストなどいろいろな形の教材を扱えるので、内容に合った形を選びます。たとえば、社内の業務の流れに合わせた研修のコースや、自社の手順に沿った e ラーニングの教材を作ることが考えられます。

形の選び方の目安は次のとおりです。

1 本の教材は短く作るのがこつです。数分から十数分で 1 つのテーマが終わる長さにすると、空いた時間に進めやすく、後から見返すときも探しやすくなります(マイクロラーニング)。

トラッキングと評価の重要

LMS を使うと、学習の進み具合や成果を記録して確かめられます。記録から、研修のどこが効いていて、どこに課題があるのかを読み取り、改善につなげられます。また、記録をもとに一人ひとりの成長を見ていくことで、配属の後の育成にもつなげられます。

記録を見るときは、何を見て、何をするのかを決めておきます。

• まだ始めていない人 — 期限の前に知らせを送り、それでも始めていなければ個別に声をかけます
• 途中で止まっている人 — どの教材で止まっているかを見て、分かりにくい教材がないかを確かめます
• テストで何度もつまずいている人 — 本人に声をかけるとともに、多くの人が間違える問題は、教材の説明を見直します
• 配属先への共有 — 研修でどこまで学んだかを配属先の上司に伝え、職場での指導の出発点にします

ただし、研修の間のテストの点数だけで、新入社員の力を決めつけないように気をつけます。研修の記録は、学びを助けるために使うものです。研修の効果の測り方は「研修の効果測定の進め方」も参考にしてください。

これらのポイントは、LMS を使った新入社員研修を計画するときの、実務的な手がかりになります。

新入社員研修の 1 年の段取り

新入社員研修は、入社の日に始まって数週間で終わるものではありません。入社の前から配属の後まで、1 年を通した流れで考えると、LMS の使いどころがはっきりします。

入社前に学んでもらうときの注意

入社の前に教材を届けて、事前に学んでもらう会社もあります。ただし、入社前の学習は、内定者にとって負担になることがあります。学習を任意にするのか、時間の扱いをどうするのかは、社内のルールと照らして決めておきます(研修と労働時間)。入社前は、会社を知る短い教材や、入社の日の準備の案内など、軽いものにとどめるのが無難です。

入社日がばらばらな人も漏らさない

4 月に一斉に入社する人だけでなく、年の途中で入社する人、中途で入社する人もいます。こうした人にも同じ共通の研修を届けられるよう、入社した人が受け入れ用のグループに加わったら、研修が自動で割り当てられる設定にしておくと、漏れが出にくくなります(中途入社のオンボーディング)。

コースの組み方の例

新入社員研修を LMS のコースに組むときの例を挙げます。会社の規模や職種に合わせて直して使ってください。

コースを受ける順番を決めておくと、新入社員は迷わずに進められます。複数のコースを順に並べて、前のコースを終えたら次のコースへ進む形にする仕組みを、学習パスと呼びます(学習パス)。

職種ごとに分ける部分を決める

全員に共通のコースと、職種ごとのコースを分けておくと、毎年の手直しが楽になります。共通のコースは会社全体で 1 つを直し、職種ごとのコースは、それぞれの部署の担当者に中身を見てもらいます。

毎年の作り直しを楽にする

新入社員研修は毎年行う研修です。去年のコースを複製して、変わった部分だけを直すようにすると、準備の手間が減ります。去年の受講の記録と今年の記録が混ざらないように、年度ごとに分けておくと、後から比べるときにも便利です。

よくあるつまずきと対策

動画を流すだけになる

教材を動画にしても、見るだけで終わると、内容は身に付きません。動画の後に確認テストを置く、職場での場面を考える問いを入れる、集合研修でその内容を使う、といった形で、学んだことを使う機会を作ります。

配属の後に学びが止まる

導入研修が終わると、LMS を開く理由がなくなりがちです。配属の後に受けるコースを最初から計画に入れ、期限を決めて割り当てます。職場での指導(OJT)と、LMS での学びを組み合わせ、配属先の上司にも進み具合を伝えます。

配属先の上司が研修の中身を知らない

研修で何を学んだのかを配属先の上司が知らないと、職場での指導が研修と重なったり、ずれたりします。研修の中身と、一人ひとりの進み具合を、配属の前に上司へ共有しておきます。

名簿の登録が入社日に間に合わない

入社の日に新入社員がログインできないと、最初の印象が悪くなります。名簿を前もって準備し、入社の日に合わせて登録と案内が届くようにしておきます(ユーザーの一括登録(CSV))。

研修の後のふり返りがない

研修が終わった後に、新入社員と配属先の上司の声を集めておかないと、翌年も同じ研修を繰り返すことになります。研修の最後のアンケートに加え、配属から数か月後にも短いアンケートを送り、次の年の改善に生かします。必修の研修を期限内に受けてもらう工夫は「必修研修の受講率を上げる」で、導入でつまずきやすい点は「LMS導入でよくある失敗は？」で扱っています。

パレットLMS でできること

パレットLMS では、新入社員研修を次のように組み立てられます。

• 名簿の登録を入社日に予約 — CSV の一括登録を日付で予約でき、4 月 1 日付けで反映し、招待のメールもその日に送れます
• グループへの自動の割り当て — 新入社員のグループにコースを割り当てると、後からグループに加わった人にも自動で割り当てる設定ができます。期限を「グループに加わった日から◯日後」にすることもできます
• 学習パス — 導入研修から職種別の研修まで、受ける順番を示せます。順次型のパスでは、前のコースの修了で次のコースが自動で割り当てられます
• 集合研修を組み込む — 集合研修をコースの 1 つのステップとして組み込め、出席するとそのステップが完了します
• 事前・事後テスト — コースの最初と最後に確認テストを置き、テスト分析で設問別の正答率を比べられます
• 質問への対応 — 受講者が教材に対して質問でき、管理画面の「質問対応」に集まります
• ふり返り — 課題の提出でふり返りのレポートを出してもらい、講師がコメントを返せます。アンケートも配信できます
• 外部研修の履歴 — OJT など、LMS の外で行った研修は、管理者が外部研修の履歴として記録できます
• 年度版として複製 — 毎年行う研修は、コースを年度版として複製できます(割り当てや受講の記録は引き継ぎません)
• 配属先ごとの進み具合 — 組織別のレポートで、配属先ごとの進み具合を確かめられます

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