研修の内製と外注の分け方｜それぞれの強みと、研修ごとの判断の目安・組み合わせ方

研修の内製と外注とは

研修の内製とは、自社の社員が研修を企画し、教材を用意して、自分たちで実施することです(研修の内製化)。外注とは、研修の企画・講師・教材の用意・運営の事務などを、研修会社などの社外の事業者に任せることです(研修の外部委託)。

「うちは内製でいくのか、外注でいくのか」と、会社全体で一つに決めようとすると、議論はたいてい行き詰まります。内製を推す人は「自社に合う内容にしたい」と言い、外注を推す人は「社内に作れる人がいない」と言います。どちらも正しいからです。

話を進めるには、研修の仕事を分けて考えます。1 つの研修は、おおむね次の 5 つの部分でできています。

この 5 つのうち、どれを社内で持ち、どれを外に任せるかを、研修ごとに決めます。たとえば「企画と記録は社内、教材の制作は外注、講師は社内」といった組み合わせです。全部を内製するか、全部を外注するかの二択ではありません。

社内に残すべきもの

5 つのうち、どんな場合でも社内が持つべきものが 2 つあります。

• 企画の芯 — 研修の目的と、研修の後に何ができればよいか(学習目標)は、自社の課題を知っている社内が決めます。外注先の提案を聞くのはよいことですが、決めるのは自社です
• 記録 — 受講の記録は、監査や取引先への説明、翌年の計画に使う自社の資産です。外注先が運営する研修でも、記録は自社の仕組みに残します

逆に言えば、この 2 つを持っていれば、ほかの部分は状況に応じて内にも外にも動かせます。

内製の強み

研修を社内で作って行うことには、次の 4 つの強みがあります。

自社に合う内容

社内の担当者や講師は、自社の製品、業務の手順、社内の言葉、過去に起きた実際の事例を知っています。受講者は「自分の仕事の話だ」と感じやすくなり、研修で学んだことを職場で使うまでの距離が短くなります。

たとえば営業の研修で、一般的な商談の進め方を学ぶよりも、自社の製品で、自社のお客様によくある質問への答え方を練習するほうが、翌日からの仕事に直結します。

すぐに直せる

制度や手順が変わったとき、社内で作った研修ならその日のうちに直せます。外注した教材は、直すたびに依頼・見積もり・確認の手間がかかり、小さな修正が後回しになりがちです。社内の規程、システムの操作、製品の知識のように、よく変わる内容ほど内製の強みが出ます。

知識が社内に残る

研修を作る過程で、担当者や社内講師は、業務の知識を整理し、言葉にすることになります。教える側の社員の理解が深まり、教える文化が社内に育ちます。教材や進め方の型も社内に残り、担当者が替わっても研修を続けられます。

続けるほど得

内製は、最初の 1 回に手間がかかります。けれども、毎年行う研修や、入社のたびに行う研修のように繰り返すものは、2 回目以降の手間が大きく下がります。外注は回数に応じて費用がかかり続けるので、長く繰り返す研修ほど、内製のほうが割に合いやすくなります。

内製の弱み

強みの裏には、弱みもあります。

• 担当者の工数 — 企画・教材づくり・実施・振り返りには、まとまった時間がかかります。本来の業務と兼ねると後回しにされがちです
• 教える力・作る力 — 業務に詳しいことと、分かりやすく教えられることは別の力です
• 人に頼りがち — 一人の担当者が抱え込むと、その人の異動や退職で研修が止まります
• 社内の視点に閉じる — 社外の知見や、ほかの会社のやり方に触れる機会が減ります

外注の強み

研修会社などに任せることには、次の 4 つの強みがあります。

専門の知見

研修会社や専門の講師は、多くの企業で研修を行う中で、教え方や進め方を磨いています。教え方の設計(インストラクショナルデザイン)や、専門性の高い分野の内容は、社内でゼロから作るより、知見のある外の力を借りるほうが早く確実です。

早く始められる

新しいテーマの研修を、短い期間で始められます。組織の変更や新しい制度の導入に合わせて、急いで研修を行いたいときに向きます。社内で作ると、作り方を覚えるところから始めることになります。

社外の視点

管理職の研修やリーダーの育成のように、社内の常識を見直すことが目的の研修では、社外の講師であることそのものに価値があります。社内の上司や同僚には言いにくいことも、社外の講師からなら受け止めやすい場面があります。

担当の負担が減る

少人数の研修部門でも、多くの研修を回せます。案内・申込・会場の手配・出欠の確認といった運営の事務を任せると、担当者は企画や効果の確認に時間を使えます。

外注の弱み

• ノウハウが社内に残りにくい — 任せきりにすると、内容を見直したり、自社で続けたりするのが難しくなります
• 自社に合わないことがある — 多くの企業向けの内容は、自社の業務や言葉とずれることがあります
• 費用が続く — 毎年同じ研修を委託すると、そのたびに費用がかかります
• 直すのに手間がかかる — 小さな修正にも依頼と確認の手間がかかります

内製の強みは外注の弱みに、外注の強みは内製の弱みに、ほぼそのまま対応しています。だからこそ、研修ごとに「どちらの強みが効くか」で選ぶことができます。

研修ごとの判断の目安

研修ごとに内製か外注かを決めるときは、次の 4 つの問いに順に答えます。

4 つの答えがそろうことは少ないので、どの答えをいちばん重く見るかを研修ごとに決めます。迷ったときは、「その研修の目的をいちばん左右するのは何か」を考えます。

研修の種類ごとの例

階層ごとの研修の組み立て方は階層別研修の組み方で詳しく扱っています。

部分ごとに分けて考える

研修の種類で決めにくいときは、最初の節の 5 つの部分に分けて考えます。たとえば管理職研修でも、企画と記録は社内、講師は外注、運営の事務は社内、教材は外注の講師が用意したものに自社の事例を 1 つ足す、という分け方ができます。

社内講師の育て方

内製を続けられるかどうかは、教える人がいるかで決まります。社員が講師を務める社内講師は、内製の中心になる役割です。育て方は、次の 4 つの段階で考えます。

人を選ぶ

業務の実績が高い人が、教えることも得意とは限りません。次の点で選びます。

• 相手に合わせて言い換えられるか
• 本人に引き受ける気持ちがあるか
• 上司が、講師の仕事に時間を使うことを認めているか

最初から一人に任せず、2 人以上で受け持てるように選んでおくと、異動や退職で研修が止まりません。

組んで学ぶ

社内講師の多くは、教えることの専門家ではありません。最初は経験のある講師と組み、見て学ぶ機会を作ります。あわせて、研修の組み立て方(目標を決め、確かめ方を決め、内容を決める順)と、話し方・質問の受け方・時間の配分を学んでもらいます。外部の講師の研修を、社内講師に見学してもらうのも効果があります。

任せる

一部の回から任せ、慣れてきたら担当する範囲を広げます。教材とテストは共有の場所に置き、講師が替わっても同じ内容で続けられるようにします。

振り返る

受講後のアンケートの結果やテストの正答率を講師に返し、次の回に生かしてもらいます。良かった点を具体的に伝えることも、講師を続けてもらううえで大切です。

負担を業務として認める

社内講師が続かない理由の多くは、負担が見えないまま積み重なることです。準備と登壇の時間を業務として認め、講師を務めたことを評価や表彰に反映します。講師への手当などの扱いは、社内の規程で定めます。

外注先の選び方と頼み方

外に任せると決めたら、次の 4 つの手順で進めます。

目的を書く

最初に、研修の目的・対象者・研修の後にできるようになってほしいこと・時期・人数を、1 枚の紙に書きます。これが無いまま候補に相談すると、各社の得意な研修をそのまま勧められ、比べようがなくなります。

候補を比べる

複数の候補に同じ紙を渡して、提案を受けます。比べるときは、次の点を見ます。

契約で決める

後から揉めやすいのは、教材の扱いと、受講者の情報の扱いです。研修の後に教材を社内で使い続けてよいか、直してよいか、元のデータを受け取れるかを、契約で確かめます。受講者の名簿などを渡す場合は、その扱いも取り決めます。社外の事業者に情報を預けるときの考え方は委託先の管理で整理しています。

一緒に直す

任せきりにせず、研修の後にアンケートやテストの結果を外注先と一緒に見て、次の回の直し方を話し合います。研修の効果をどう確かめるかは研修の効果測定の進め方をご覧ください。

費用の見方

内製と外注の費用を比べるとき、外への支払いだけを見ると判断を誤ります。内製は外への支払いが少なく見えますが、社内の時間という費用がかかっているからです。比べるときは、次の 4 つを足します。

何年か続けたときの合計で比べる

内製は 1 年目に社内の工数が大きく、2 年目以降は下がります。外注は毎年、同じくらいの費用がかかります。1 年目だけで比べず、3 年ほど続けたときの合計で比べると、判断を誤りにくくなります。

たとえば毎年行う研修なら、1 年目は外注のほうが安く見えても、2 年目以降に社内で回せるなら、3 年の合計では内製のほうが軽くなることがあります。反対に、一度きりの研修や、数年で役目を終える研修なら、外注のほうが合計でも軽く済みます。

社内の工数を見積もる

社内の工数は、次のように見積もります。

1. 研修を作って行うまでの作業を書き出す(企画・教材づくり・確認・講師の準備・登壇・運営の事務・振り返り)
2. 作業ごとに、誰が何時間かけるかを見積もる
3. 時間に、その人の時間あたりの人件費をかけて、金額にする

金額にすると、「内製はただ」という思い込みが消え、外注と同じものさしで比べられます。研修の予算の立て方は研修予算の立て方と研修の年間計画の立て方で扱っています。

組み合わせ方の型

内製と外注は、組み合わせて使うのがふつうです。よく使われる型を 4 つ挙げます。

どの型でも、目的と記録は社内が持つことと、教材の元のデータを社内に残すことが共通の決まりです。元のデータがあれば、後から社内で直したり、内製に切り替えたりできます。

教材づくりで内製と外注をどう分けるかは、eラーニング教材の作り方で教材の種類ごとに詳しく扱っています。

外注先に渡す依頼の項目

外注先に相談するときに渡す紙の項目です。このまま書き写して使えます。

この紙を候補すべてに同じように渡すと、提案を同じものさしで比べられます。

外注から内製へ移す段取り

外注していた研修を社内で行うようにするときは、一度に切り替えず、次の順で進めます。

1. 研修を選ぶ — 毎年繰り返す研修、自社の業務に近い研修から始めます
2. 材料をそろえる — 教材の元のデータ、進め方の台本、テストとアンケート、過去の結果を集めます。使ってよい範囲を契約で確かめます
3. 社内講師を決める — 2 人以上を選び、外注の講師が登壇する回を見学してもらいます
4. 一緒に行う回を作る — 外注の講師と社内講師が組んで行う回を挟みます
5. 社内で行う — 社内講師が行い、アンケートとテストの結果を外注のときと比べます
6. 直して定着させる — 結果を見て内容を直し、教材と進め方を共有の場所に残します

いきなり全部を切り替えると、品質が落ちたときに戻れません。外注先との関係も切らずに、相談先として残しておくと安心です。

よくある失敗と対策

「内製なら費用ゼロ」と考える

社内の工数を数えずに内製を決め、担当者が本来の業務と研修づくりの板挟みになります。対策: 費用の節で見たように、社内の工数を金額にして比べ、研修づくりの時間を業務として確保します。

外注先に目的を任せる

「何かよい研修を」と相談し、提案された研修をそのまま行って、効果が分からないまま終わります。対策: 目的と研修の後にできることを社内で決め、紙にしてから相談します。

教材を受け取れない

契約で教材の扱いを決めず、翌年に社内で直そうとしたら使えない、元のデータが無い、ということが起きます。対策: 契約の前に、教材を社内で使い続けてよいか、直してよいか、元のデータを受け取れるかを確かめます。

記録が外にしか無い

外注先の仕組みで受講したため、自社には記録が残らず、監査や翌年の計画で困ります。対策: 記録の受け取り方を契約で決め、自社の仕組みに取り込みます。

一人の社内講師に頼る

内製した研修が一人の講師に頼りきりになり、その人の異動で止まります。対策: 講師を 2 人以上にし、教材と進め方を共有の場所に残します。

パレットLMS でできること

パレットLMS は企業研修向けの LMS です。内製した研修も、外注した研修も、記録を 1 か所にまとめる場として使えます。

• 手元の資料からコースを作る — 動画・PDF・スライド・テキストから、そのままコースを作れます。スライドや文書のファイルは PDF に変換して表示します
• テスト・アンケート・課題 — 確認テスト・アンケート・課題の提出を、コースの中に組み込めます
• 使い回しと年度版 — 一度作った教材は教材ライブラリで別のコースに使い回せます。毎年行う研修は、コースを年度版として複製できます
• 外注した教材を載せる — 外部で作った SCORM の教材や動画を取り込み、自社のコースとして配信できます
• 社内講師に任せる — 社内講師に「講師」の役割を渡すと、担当するコースだけを編集・管理し、採点や質問への回答、担当するコースのレポートを受け持てます
• 外部の講師が登壇する研修 — 集合研修を登録し、受講者の申込と出欠を管理できます。出欠の記録は eラーニングの受講履歴と同じ場所に残ります
• 社外の研修の記録 — 自社で配信しない社外のセミナーなどは、外部研修の記録として、研修名・主催・日程・結果と証明書のファイルを残せます
• 受講者の画面を確かめる — 受講者の画面での見え方を、管理画面から確かめてから公開できます

プランごとの違いは料金プラン、機能の一覧は機能のページをご覧ください。自社だけでは作るのが難しい教材や研修の企画は、制作・支援サービスでご相談をお受けしています。