研修の年間計画の立て方｜必要の洗い出し・予算・時期から年度の振り返りまで

年間研修計画とは

年間研修計画は、1 年間に行う研修について、目的・対象者・内容・時期・方法・予算をまとめた計画です(年間研修計画)。思いついたときに研修を足していくのではなく、会社の方針や人材の課題から逆算して、1 年の研修を見通せるようにするためのものです。

計画があると、次のことがしやすくなります。

• 予算を説明できる — 何のために、誰に、いくら使うのかを、年度の初めに経営や部門長へ示せます
• 現場が予定を立てられる — 研修の時期が前もって分かると、部署は業務の予定と人の手配を組めます
• 抜けと重なりに気づける — 1 年分を並べると、同じ層に研修が集中している、ある層には何もない、といった偏りが見えます
• 年度末に振り返れる — 計画と実績を比べることで、次の年度に何を変えるかを決められます

計画に書く 6 つのこと

この 6 つが 1 行にそろっていれば、研修の計画として人に説明できます。どれかが空いている研修は、まだ計画になっていないと考えて、埋めてから載せます。

計画づくりの流れ

この記事では、次の順で計画を作ります。

1. 研修の必要を洗い出す
2. 対象と階層を決める
3. 予算を立てる
4. 時期を割り振る
5. 実施と記録の段取りを決める
6. 年度の振り返りの方法を決める

計画づくりは、年度が始まる 2〜3 か月前から始めるのが目安です。予算の申請の締切が早い会社では、それに合わせて前倒しします。

研修の必要を洗い出す

計画の出発点は、「今年は何の研修が必要か」を明らかにすることです(研修ニーズ分析)。前の年の研修の一覧から始めると、続ける理由のない研修が残り、新しく必要になった研修が入りにくくなります。次の 3 つの観点で、上から順に考えます。

組織の目標

会社や部門が、今年何を達成したいかを確かめます。経営の方針、事業の計画、新しい事業や拠点の立ち上げ、法令や取引先から求められていることなどが材料です。たとえば「新しい製品の販売を始める」なら、営業の人に製品の知識が要ります。

業務に要る力

その目標を達成するには、どの業務で、何ができる必要があるかを考えます。業務の手順や、成果を出している人の行動を見て、求められる知識と技能を書き出します。

個人の不足

誰に、何が足りていないかを確かめます。スキルマップ、テストの結果、上司の評価、本人の希望などが材料です。

情報の集め方

聞き取りでは「どんな研修がほしいですか」と聞くより、「今年、部署で困りそうなことは何ですか」と聞くほうが、研修の必要につながる答えが返ってきます。

研修で解決できる問題か

洗い出した問題が、すべて研修で解決できるとは限りません。手順が分かりにくい、道具が使いにくい、やる理由がない、必要な情報が届いていない、といった問題は、仕組みや評価、伝え方を変えるほうが効きます。研修ありきで考えず、研修で埋めるのは知識や技能の不足に絞ります。

洗い出した結果は、研修ごとに「研修の後に、誰が、何をできるようになっているか」の形で書いておきます。年度末に効果を確かめるときの基準になります。

対象と階層を決める

必要が見えたら、研修ごとに対象者を決めます。企業の研修は、大きく次の 3 つに分けて考えると整理しやすくなります。

階層ごとのテーマ

立場に応じて行う研修は、階層別研修として、階層ごとに求められる役割から逆算して組みます。

• 新入社員 — 社会人の基本、社内の仕組み、仕事の進め方
• 若手 — 後輩の指導、業務の改善、主体的な仕事の進め方
• 中堅 — チームのまとめ役、問題解決、部門をまたぐ調整
• 新任管理職 — 部下の育成と評価、労務管理、ハラスメントの防止
• 管理職・幹部 — 組織の運営、戦略の立案、意思決定

1 年分を階層ごとに並べると、「中堅には何年も研修がない」「新任管理職の研修が昇格から半年後になっている」といった抜けとずれが見えます。前の階層で学んだことを前提に次の階層の内容を組むと、重複も減ります。

対象者の名簿をどこから作るか

計画の段階で、対象者の名簿をどこから取るかも決めておきます。「今年度の新任課長は誰か」は人事の等級のデータにあり、研修の名簿とは別になっていることがよくあります。毎回表計算で突き合わせると、漏れが出ます。

• 役職・等級・入社日などを、研修のシステムの側にも持てるようにする
• 年度の途中で昇格・入社・異動した人を、いつ、誰が対象に加えるかを決める
• 対象から外す条件(休職中、退職の予定など)を決める

年度の初めにまとめて割り当てるだけだと、期中に昇格した人や入社した人が対象から外れがちです。部署やグループに加わった人へ自動で割り当てる仕組みがあれば、この抜けを防げます。

予算を立てる

研修の予算は、年間の計画と表裏の関係にあります(研修予算の立て方)。研修を並べてから、それぞれにかかる費用を見積もり、限られた予算を優先順位に沿って配分します。

主な費目

金額に表れにくいものも、計画には書いておきます。社内講師が準備にかける時間、受講者が業務を離れる時間も、研修にかかる大切な資源です。集合研修を半日増やすと、対象者の人数分だけ現場の時間が減ります。

3 つの層で配分する

1. 必ず行う研修を先に確保する — 法令や取引先から求められる研修、全員が受ける研修は、削れない費用として先に置きます
2. 重点の研修に配分する — 今年の組織の目標につながる研修に、残りの多くを充てます
3. 希望者向けの研修に配分する — 自己啓発の支援や、手を挙げた人向けの講座に、残りを充てます

予算が足りないときは、重点の研修と希望者向けの研修のどれを削ると、どんな影響があるかを示して相談します。「全部少しずつ減らす」と、どの研修も中途半端になりがちです。

予算を立てるときの注意

• 前の年の金額をそのまま使わない — 前年を基準に増減だけを決めると、不要になった研修が残ります
• 1 人あたりの金額の定義をそろえる — 分母を全従業員にするか、受講した人にするかを決めておきます
• 何年か続けたときの費用で比べる — 社内で教材を作るか外部に頼むかは、初年度の費用だけで決めません
• 公的な支援を確かめる — 条件を満たす研修には助成金を使える場合があります。対象や手続きは変わることがあるので、計画の前に最新の公募要領を確かめます(助成金)

時期を割り振る

研修の時期は、対象者が受けやすく、職場で使う場面に近いところに置きます。1 年分を並べてから、山と谷をならしていきます。

季節ごとに置きやすい研修

ここに書いたのは一般的な例です。会社の繁忙期、決算の時期、評価の時期に合わせて置き換えてください。

割り振るときのコツ

• 四半期ごとに山をならす — 年度末に研修が集まると、受講者も担当者も消化するだけになります
• 期限を同じ月に重ねない — 必修研修が何本もあるときは、期限の月をずらします
• 研修の後に使う場面へ近づける — 新任管理職の研修は、昇格の前後に置いてこそ効果があります
• 集合研修とeラーニングで置き方を変える — 集まる研修は日程を先に押さえ、各自で受けられるものは受講期間を長めに取ります

方法の選び方

集まって行う集合研修は、討議や練習に向きますが、日程の調整と会場の手配が要ります。知識のインプットはeラーニングで先に済ませ、集合研修は練習と討議に絞ると、集まる時間を短くできます(ブレンディッドラーニング)。方法は時期の割り振りと一緒に決めると、会場と講師の手配を早めに始められます。

実施と記録

計画を実行に移す段階では、研修を「届ける」「受けてもらう」「記録する」の 3 つをそろえます。

割当と督促

研修ごとに、対象者へ割り当て、受講の期限を決めます。期限の前に知らせを送り、期限を過ぎた人には督促を送ります。対象者が多い研修ほど、人の手で追いかけると担当者の負担が大きくなるので、期限が近い人へ自動で知らせる仕組みに任せます(リマインド)。必修研修の進め方は、必修研修の受講率を上げるで詳しく扱っています。

出欠の記録

集合研修は、申込と出欠を記録します。出欠を紙の名簿で取ると、後から年度の実績をまとめるときに打ち直しが要ります。eラーニングの受講の記録と同じ場所に残せると、年度末の集計が楽になります。

外部研修の記録

社外のセミナーや資格の講習、OJT のように研修のシステムの外で行った研修も、記録に残します(外部研修)。記録が個人のメールや表計算に散らばっていると、年度末に人ごとの実績をまとめられません。研修名・期間・時間・結果・証明書を、決まった場所に残すようにします。

記録で決めておくこと

最後の行は、年度末に必ず問われます。期中に異動した人をどちらの部署で数えるかは、目的によって変わります(年度集計)。所属の履歴が残っていないと、後から受講当時の所属で数え直せないので、計画の段階で決めておきます。

年度の振り返り

年度の終わりには、計画と実績を比べて、次の年度の計画に生かします。振り返りは、次の年度の計画づくりの最初の材料になります。

実績をまとめる

研修ごと・部署ごと・階層ごとに、実績を数字でまとめます。

• 対象者の数、受講を始めた人の数、修了した人の数、修了率
• 期限を過ぎた人の数と、残った理由
• 使った予算と、計画との差
• 集合研修の開催の回数と出席の数

指標は、前の年と比べられるように、分母と数える時点を毎年そろえます(研修のKPI)。定義が変わると、数字が上がったのか下がったのかが分からなくなります。

効果を確かめる

修了率だけでは、研修が役に立ったかは分かりません。受講後のアンケート、テストの点数、職場での行動の変化を組み合わせて、研修ごとに効果を確かめます。全部の研修を深く測る必要はなく、年に数本の重点の研修に絞るのが現実的です。測り方は研修の効果測定の進め方で詳しく扱っています。

次の計画に生かす

振り返りの結果から、研修ごとに次の 3 つのどれにするかを決めます。

• 続ける — 目的に合った成果が出ている研修
• 直す — 目的は合っているが、内容・時期・方法に直すところがある研修
• やめる — 目的が古くなった研修、ほかの研修と重なっている研修

「やめる」を決めないと、研修は年々増えるだけになります。やめた研修の分の予算と時間を、新しく必要になった研修に回します。

年間研修計画表のひな形

計画は、研修を 1 行とする表にまとめると、関係する人に見せやすくなります。次の列を用意しておくと、計画から振り返りまで同じ表で回せます。

表の最後の 2 列は、年度の初めには空けておきます。年度末に埋めると、そのまま次の年度の計画の材料になります。

表を作るときの注意

• 研修の名前は、毎年同じものを使います。年度ごとに名前が変わると、前の年と比べられません
• 1 つの研修を、eラーニングと集合研修の 2 行に分けるかどうかは、予算と記録の単位に合わせて決めます
• 表は 1 つに決め、部署ごとの写しを作らないようにします。写しが増えると、どれが最新かが分からなくなります

年度の途中で見直す

計画は年度の初めに立てて終わりではありません。期中の組織の変更や、昇格・入社の増減で、必要な研修は変わります。四半期ごとに、短い時間でよいので見直しの場を設けます。

四半期ごとに確かめること

• 予定どおりに始まっていない研修はないか
• 修了率が低い研修、期限を過ぎた人が多い部署はないか
• 期中に昇格・入社・異動した人が、対象から漏れていないか
• 予算の使い方が、計画から大きくずれていないか
• 新しく必要になった研修、やめてよい研修はないか

見直すときの判断の目安

見直した内容は、計画表に日付とともに書き足します。年度末の振り返りで、「なぜ計画と違ったのか」を説明する材料になります。

計画を説明して合意を取る

計画は、研修の担当者だけで作って配るより、関係する人の合意を取ってから始めるほうが、年度の途中で崩れにくくなります。

経営への説明

経営への説明では、研修の一覧よりも、今年の重点と、それが組織の目標にどうつながるかを先に伝えます。

1. 今年の組織の目標と、そこから見えた人材の課題
2. 課題に対する重点の研修と、その目的
3. 必ず行う研修と、それにかかる費用
4. 予算の総額と、前の年との違いの理由
5. 年度末に何をもって効果を確かめるか

「前の年より研修を増やします」より、「この課題に、この研修で、ここまで変えたい」と示すほうが、予算の判断がしやすくなります。

部門長・現場への周知

部門長には、自分の部署の誰が、いつ、どの研修を受けるかを、年度の初めに伝えます。研修の時期に部署の繁忙期が重なっていないかを、このときに確かめてもらいます。受講者には、年間の予定を早めに知らせ、受ける研修と期限が自分で分かるようにします。

社内講師への依頼

社内の人に講師を頼む研修は、年度の初めに依頼し、準備の時間を業務として認めてもらいます。直前の依頼は、講師の負担になるだけでなく、研修の質も下がります。

よくある失敗と対策

新入社員の 1 年の流れの組み方は、新入社員研修をLMS導入で効率化にもまとめています。

パレットLMS でできること

パレットLMSでは、立てた計画を実行し、年度で振り返るところを支えられます。

• 年度の開始月を組織で設定でき、組織別のレポートで、グループごとの対象者数・割当・修了・修了率・学習時間を年度で集計して CSV で出力できます
• 所属の履歴を保持しているため、受講当時の所属での集計もできます
• コースに年度を付け、毎年行う研修は年度版として複製できます(割り当てや受講記録は引き継ぎません)。コースの一覧やレポートを年度で絞り込めます
• 役職・等級・入社日などのユーザーの項目を組織で定義し、割り当ての対象を選ぶときに使えます。グループに今後加わる人へ自動で割り当てる設定もできます
• コースごとに受講期限を決め、未修了の人へ自動のリマインドを送れます
• 集合研修の日程を登録し、受講者の申込と出欠を管理できます。集合研修をコースの 1 ステップとして組み込むこともできます
• 社外の研修は外部研修の履歴として記録でき(証明書のファイルも添えられます)、全員分を CSV で出力できます
• コースの外のアンケートを、受講者全員または選んだグループに配信し、回答率と設問ごとの集計を確かめられます

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