試験の受験料の集め方｜オンラインの申込と支払い・キャンセルと返金・団体の申込

受験料の集め方の全体像

資格や検定の試験では、受験者から受験料を受け取ります(受験料の徴収)。紙の申込書と銀行での振り込みで受け付けていた時代は、申込書の受け取り、入金の確かめ、受験票の発送を、それぞれ別の担当者が手で進めていました。オンラインの試験では、申込の画面でそのまま支払ってもらい、支払いが済んだ人に受験の案内を送る形が広く使われています。

受験料の集め方は、次の 4 つの段階で考えると整理しやすくなります。

1. 申込 — 受験者が試験を選び、氏名や連絡先を入れて申し込みます
2. 支払い — 申込の画面で受験料を支払います
3. 受験票 — 支払いが確かめられた人に、受験期間やログインの入口を知らせます
4. 受験 — 受験期間の中で試験を受けます

この 4 つの外側に、取り消しと返金、領収書、団体の申込が付きます。どれも試験の当日より前に起きることで、決め方があいまいだと、試験の前に問い合わせが集まります。

申込と支払いを同じ仕組みで扱う理由

申込の受付と支払いの確かめを別々の仕組みで行うと、両方の名簿を突き合わせる作業が残ります。突き合わせが遅れたり、漏れたりすると、次のような食い違いが起きます。

• 支払いを済ませたのに、受験の案内が届かない
• 支払いが済んでいないのに、受験の案内が届いて受けてしまう
• 取り消して返金した人が、まだ受験できる状態のまま残っている

申込の受付と支払いの確かめを同じ仕組みの中で扱い、支払いが済んだ申込だけが受験できるようにしておくと、こうした食い違いが起きません。主催者の仕事は、名簿の突き合わせではなく、例外(取り消し・返金・団体の申込)の対応に絞られます。

主催者が先に決めること

受験料を集め始める前に、次のことを決めておきます。後の節で 1 つずつ見ていきます。

紙の試験からオンラインの試験へ移す段取りは、紙の試験からオンライン試験へでも扱っています。

受験料の額と割引を決める

受験料の額

受験料の額は、試験の運営にかかる費用(問題の作成・採点・問い合わせの対応・合格証の発行)と、受験者が負担できる額の両方から決めます。

額を決めるときは、次のことも確かめます。

• 税込みで示すか — 受験者に見せる額は、税込みの額にしておくと誤解がありません
• 受験料のほかにかかる費用 — 合格証の発行や再受験に別の費用がかかるなら、申込の前に示します
• 支払いにかかる手数料を誰が負担するか — 受験料に含めるのか、主催者が負担するのかを決めます

割引のクーポン

早く申し込んだ人、会員、過去の受験者などに割引をするときは、クーポンを配る方法があります。受験者は申込の画面でクーポンのコードを入れ、割り引いた後の額を支払います。

クーポンについて決めておくことは、次のとおりです。

• 割引の形 — 受験料の何割を引くか、決まった額を引くか
• 使える試験 — どの試験の申込に使えるか
• 使える回数と期間 — 何人まで、いつまで使えるか
• 配る相手 — 誰に、どの経路でコードを知らせるか

コードが広く出回ると、想定より多くの人が割引を使います。使える回数の上限と期間を決め、必要なら途中で止められるようにしておきます。

受験チケット

受験料を払わずに 1 回受験できる権利を配るのが受験チケットです(受験チケット)。クーポンが「割引」なのに対して、受験チケットは「受験料そのものの代わり」で、受験者の支払いはありません。

企業などがまとめて受験料を負担する団体受験や、招待した人に無料で受けてもらう場合に向いています。受験料を全額引くクーポンで代わりにすることもできますが、誰に配ったか・誰が使ったかを追いたいときは、受験チケットのほうが管理しやすくなります。

申込期間と定員を決める

申込期間と受験期間を分ける

申込を受け付ける期間(申込期間と定員)は、試験を受けられる期間(受験期間)とは別に決めます。順番は、申込期間 → 受験期間 → 結果の公開です。

• 申込期間 — いつからいつまで申し込めるか
• 受験期間 — いつからいつまで受験できるか
• 結果の公開 — いつ結果を知らせるか

申込を受験期間より前に締め切ると、受験者の数が早めに決まり、採点や問い合わせの体制を整えやすくなります。反対に、申込の締切を受験期間の終わりより後にすると、「申し込めるのに受けられない」時間ができるので避けます。

結果の公開の時期も、申込期間と一緒に決めておきます。受験期間の途中で結果や正解を見せると、後から受ける人に伝わるおそれがあります。公開の時期の考え方は合否通知にまとめています。

定員を設けるか

オンラインの試験には会場の席の制約がありませんが、それでも定員を設けることがあります。

• 記述の問題を人が採点するので、採点できる人数に限りがある
• 問い合わせに対応できる人数に限りがある
• 初めての回なので、人数を絞って試したい

定員を設けるときは、何をもって 1 人と数えるかを決めます。支払い待ちの申込や、団体から申請中の人数を数えるかどうかで、満席になる時期が変わります。取り消しで空きが出たときに、また受け付けるのかも決めておきます。

団体と個人の締切

団体の申込は、所属する人の名簿をまとめるのに時間がかかります。団体の締切を個人より前にしておくと、団体の人数が決まった後に、残りの席を個人に回せます。

受験の条件を申込の前に確かめる

ほかの試験に合格していることを受験の条件にする試験(受験資格)では、条件を満たさない人が申し込んで支払ってしまうと、返金の手間がかかります。申込の段階で条件を確かめ、満たさない人には理由を示して申込を受け付けないようにします。

オンラインの申込と支払いの流れ

受験者から見た申込と支払いの流れは、次の 4 つの段階です。

1. 試験を選ぶ — 主催者の案内のページや受験者の画面から、受ける試験を選びます
2. 申込の内容を入力 — 氏名・連絡先など、主催者が求める項目を入れます。クーポンがあればここで入れます
3. カードで支払う — 受験料をクレジットカードで支払います
4. 申込の完了 — 申込が済んだことが画面に表示され、確認のメールが届きます

申込の画面で見せること

受験者が支払いの前に読めるように、申込の画面には次のことを示します。

• 試験の名前、受験期間、制限時間、受験のしかた(自宅のパソコンから受けるなど)
• 受験料の額(税込み)と、割引を使った後の額
• 取り消せる期限と取消手数料(キャンセル規程)
• 受験に必要な端末と通信の条件
• 法令にもとづく表示

インターネットで受験料を受け取る場合、法令にもとづく表示が必要になることがあります。必要な表示は事業の形や取引の内容で変わるので、公的な情報や専門家に確かめてください。

申込の時に書類を出してもらう試験

実務の経験や在籍などを確かめてから受けてもらう試験では、申込の時に書類を出してもらい、主催者が確かめてから受験に進めるようにします。支払いの前に確かめるのか、後に確かめるのかで、差し戻したときの返金の要否が変わります。書類を差し戻す場合に、受験者が出し直せる期間も決めておきます。

支払いの方法

オンラインの申込では、クレジットカードでの支払いが広く使われています。申込と同時に支払いが済み、主催者は入金を待たずに申込を確定できます。

受験料を勤め先が負担する場合は、団体としてまとめて申し込んでもらうと、受験者の立て替えが要りません(後の節で扱います)。

申込の後に起きることを知らせる

申込が完了したら、申込の内容・支払った額・受験票が届く時期・取り消しの方法を書いた確認のメールを送ります。届かないと、受験者は二重に申し込んだり、問い合わせてきたりします。

キャンセルと返金の決まり

受験料を受け取る試験では、取り消しをいつまで受け、いくら返すかを決めたキャンセル規程が要ります。決めていないと、問い合わせのたびに判断が必要になり、受験者ごとに扱いがばらつきます。

決めておく 4 つのこと

• 取り消せる期限 — 「受験期間の始まりの 3 日前まで」のように決めます。受験期間に幅のある試験では、期限を受験期間の始まりから数えるのか、終わりから数えるのかも決めます
• 取消手数料 — 取り消しを受けるときに差し引く額です。手数料なしで全額を返す試験もあります
• 受験を始めた後 — 受験を始めた後の取り消しは受けないのが一般的です
• 主催者の都合の中止 — システムの障害や災害で試験を中止したときに、返金するのか、別の日に受けてもらうのかを決めます

このほかに、期限を過ぎた後や欠席したときの扱い、病気などやむを得ない事情を個別に扱うかどうかと、その窓口も決めます。

期限と手数料の決め方の目安

期限は、主催者が席の数や採点の体制を決める時期に合わせると、決め方の理由を説明しやすくなります。手数料は、すでにかかった費用(申込の処理・支払いの手数料)を目安にします。

示し方の注意

キャンセル規程は、申込の前に見える場所に書きます。申し込んだ後に初めて規程を知る形だと、トラブルになりやすくなります。

申込の画面、受験の規約(試験規程・受験規約)、法令にもとづく表示など、同じ内容を書く場所が複数あるときは、すべてを同じ文にそろえます。一方に「返金しません」、もう一方に「3 日前まで返金します」とあると、受験者は判断できません。

返金の進め方

返金は、受験者が取り消したときだけでなく、主催者の側から行うこともあります。

• 全額の返金 — 主催者の都合で中止したとき、二重に申し込んでいたときなど
• 一部の返金 — 取消手数料を差し引いて返すとき
• 返金しない — 期限を過ぎた後や、受験を始めた後

カードへの返金は、受験者の手元に届くまで数日かかることがあります。返金した日・額・理由を記録し、受験者には届く時期も知らせます。返金した申込は受験できない状態にします。

障害が起きたときの扱いは、試験当日の運営とも深く関わります。当日の判断の流れはオンライン試験の当日の運営で詳しく扱っています。

団体の申込を受ける

企業や学校がまとめて受験料を負担し、所属する人に受けさせる試験では、受験者ごとの支払いではなく、団体からの申込を受けます(団体受験)。

団体の申込の流れ

1. 一括申込 — 団体の担当者が、受ける人数をまとめて申し込みます
2. 主催者が承認 — 主催者が申込の内容を確かめて承認します。受験料の精算は、主催者と団体の間の取り決めで行います
3. 受験チケットを発行 — 承認した人数分の受験チケットを発行します
4. 受験者へ配布 — 団体の担当者が、所属する人へ受験チケットを配ります

受験者は受験チケットを使って申し込み、受験料を払わずに受けられます。受験者が立て替えて後で精算する手間がなくなります。

団体の申込で決めておくこと

• 申込の締切 — 個人より前に締め切るか
• 精算の方法と時期 — 団体と主催者の間で、いつ、どう精算するか
• 使われなかった受験チケット — 受けなかった人の分を、別の人に配り直せるか、返金するか
• 配る相手の確かめ — 受験チケットを配った本人だけが使えるようにするか
• 結果の見せ方 — 団体の担当者が、所属する人の結果をどこまで見られるか

受験チケットの配り方

受験チケットのコードを団体の担当者に渡し、担当者が自分で受験者に知らせる方法もあります。ただし、コードを知っていれば誰でも使える形だと、使い回しや譲り渡しを防げません。配った本人のアカウントでだけ使える形にしておくと安心です。

配ったか、受験者が登録したか、受験したかを、団体の担当者と主催者の両方が追えるようにしておくと、「受験者に届いていない」「まだ受けていない人がいる」といった確かめが楽になります。

受験票と申込の後の案内

支払いが済んだ受験者には、受験票で受験に必要なことを知らせます(受験票)。オンラインの試験では、紙の受験票の郵送はメールでの通知に置き換わります。

受験票に書く 4 つのこと

• 受験期間 — いつからいつまで受けられるか。制限時間と問題の数も添えます
• ログインの入口 — どこから、どのアカウントでログインするか。パスワードは受験票に書かず、別の手段で決めてもらいます
• 動作環境 — 必要な端末・ブラウザ・通信。受験の前に確かめる方法(動作環境チェック)も書きます
• 問い合わせ先 — 当日に困ったときの連絡先と受付の時間

受験中にしてはいけないこと、本人確認の方法、障害が起きたときの扱いも、受験票か受験の案内に書いておきます。

送る時期と送り直し

受験票は、受験期間の始まりより前に届くように送ります。直前に送ると、受験者が端末を確かめる時間を取れません。受験期間の前日には、確認のメール(リマインド)を送ると、ログインのつまずきが減ります。

受験票のメールは、迷惑メールのフォルダに入る、見落とされる、消される、といったことが起きます。問い合わせの係がすぐに送り直せるようにしておきます。

申込の後に送るメールの順番

領収書と売上の確かめ方

領収書

受験料を勤め先で精算する受験者は、領収書を求めます。領収書について、次のことを決めておきます。

• 名義 — 主催者の名義で出します
• 載せる項目 — 宛名・試験の名前・支払った額・支払った日。割引があれば、もとの額と割引の額も載せると、勤め先の経理で確かめやすくなります
• 適格請求書の登録番号 — 主催者が登録している場合は、載せるかを確かめます
• 受け取り方 — 受験者が自分の画面から受け取れるか、メールで送るか

取消手数料を差し引いて返金したときは、差し引いた額が分かる形で受験者に知らせます。

売上の確かめ方

受験料の売上は、試験ごと・月ごとに確かめます。

• 申込の数と、支払いが済んだ数が合っているか
• 返金した申込が、受験できない状態になっているか
• 割引のクーポンが、想定どおりの回数だけ使われているか
• 団体の申込で発行した受験チケットと、精算の状況が合っているか

会計の担当者に渡すときは、会計ソフトに取り込める形で売上と返金を書き出せると、手で書き写す手間と誤りが減ります。

申込ページに書くことのチェックリスト

申込の受付を始める前に、申込の画面と受験の案内を見直します。

最後の項目は特に大切です。担当者が受験者と同じ手順で申し込み、取り消しと返金まで通してみると、画面の文の分かりにくさや、届かないメールに気づけます。

受験者への案内の文例

申込の確認と、取り消しの受付のメールの例です。試験の名前・期限・額は、試験に合わせて書き換えてください。

申込の確認(申込の直後)

○○試験にお申し込みいただき、ありがとうございます。お支払いを確認し、申込を受け付けました。

受験期間は ○月○日(○)から ○月○日(○)までです。受験票は ○月○日ごろにメールでお送りします。

申込の取り消しは、受験期間の始まりの 3 日前まで受け付けます。取り消す場合は、取消手数料を差し引いた額を返金します。受験を始めた後は取り消せません。領収書は、受験者の画面から受け取れます。

取り消しの受付

○○試験の申込の取り消しを受け付けました。お支払いいただいた受験料から取消手数料を差し引いた額を、お支払いに使ったカードへ返金します。お手元に届くまで数日かかることがあります。

この申込では、受験できなくなります。あらためて受験をご希望の場合は、申込期間の中で、もう一度お申し込みください。

起こりやすい失敗と防ぎ方

受験料の集め方で起こりやすい失敗と、その防ぎ方です。

• キャンセル規程が場所ごとに違う — 申込の画面と受験の規約で期限が違っていた。規程の文を 1 か所で決め、ほかの場所はそれに合わせる
• 申込の締切が受験期間の後になっている — 申し込めるのに受けられない人が出た。締切は受験期間の終わりより前にする
• 割引のコードが広まった — 想定より多くの人が割引を使った。使える回数と期間を決め、止められるようにしておく
• 団体の受験チケットが使い回された — コードが団体の外に広まった。配った本人だけが使える形にする
• 返金した人が受けられる状態のまま — 返金と受験の状態を別々に管理していた。返金と同時に受験できない状態にする
• 障害のときの扱いを決めていない — 当日に決めることになり、知らせるのが遅れた。中止と返金・再受験の扱いを、申込の前に示しておく

パレットCBT でできること

パレットCBT では、試験ごとに受験料を設定すると有料の試験になり、受験者は申込の画面でお支払いを済ませてから受験できます。受験料の徴収は、スタンダードのご契約中にご利用いただけます。

• 受験料はクレジットカードで支払われ、主催者の受取口座へ直接入金されます。受取口座は組織に 1 つで、パレットIDで登録します。パレットCBT は受験料のお金を預かりません
• 受験料のクーポン(割合か金額の割引・対象の試験・使える回数・期間・停止)を使えます。割引した後の額で支払われ、領収書には定価と割引の行が載ります
• 試験ごとに申込受付の開始・終了の日時と定員を設定できます。申込期間の外や満席のときは、受験者の画面にその旨を表示して申込を受け付けません。団体の一括申込は、個人より前に締め切れます
• 試験ごとにキャンセル規程(受験者による取り消しを受け付けるか・期限・取消手数料)を設定でき、申込ページに自動で表示されます。主催者は管理画面から、全額だけでなく一部の額を返金することもできます
• 領収書は主催者の名義で発行され、適格請求書の登録番号も載せられます。申込と売上は「売上管理」で確かめられ、会計ソフト用の CSV も出せます
• 団体受験ポータルで、団体の担当者が受験者の一括登録と一括申込を行えます。主催者が承認すると人数分の受験チケットが発行され、担当者は受験者のメールアドレスと氏名を入れてメールで配布できます。配布した受験チケットは配布先の本人のアカウントでだけ使え、配布・登録・受験の状況を団体と主催者の双方で確かめられます
• ほかの試験の合格を受験資格にでき、満たさない人は有料の試験に申し込めません。申込の時に書類を出してもらい、主催者が承認・差し戻しする運用もできます
• 招待・受験票・リマインド・結果のお知らせを自動で送れ、文面は主催者ごとに調整できます。障害が起きたときの取り扱いも掲示できます

受験料に応じてかかる利用料などは料金プランをご覧ください。機能の一覧は機能紹介にまとめています。