団体受験の進め方｜学校・企業からまとめて受けてもらう段取りと結果の返し方

団体受験の全体の流れ

団体受験は、学校や企業などの団体が、所属する人の受験をまとめて申し込む形です(団体受験)。受験者が一人ずつ申し込んで受験料を払う個人の受験と違い、団体の担当者が間に入ります。

主催者にとっては、まとまった人数の受験を一度に受け付けられ、団体にとっては、所属する人の受験の手続きと受験料をまとめて扱えます。受験者は、自分で申し込んだり、受験料を立て替えたりせずに受けられます。

全体の流れは、次の 5 つの段に分けると整理しやすくなります。

1. 団体を登録 — 主催者が団体を登録し、団体の担当者を招きます
2. 一括申込 — 団体の担当者が、受ける人数と受験者をまとめて申し込みます
3. 受験チケットを配る — 主催者が申込を承認して受験チケットを出し、団体の担当者が受験者へ配ります
4. 受験 — 受験者が、取り決めた場所と時間で受けます
5. 結果を返す — 受験者に結果を公開し、団体には団体の分の結果と統計を返します

個人の受験と同じ試験で団体受験も受けるなら、個人の申込と団体の申込が同じ定員を分け合います。団体の締切を個人より前にするかなど、両方の受け付け方を合わせて決めておきます。受験料の集め方の全体は、試験の受験料の集め方にまとめています。

主催者と団体の担当者の役割

団体受験には、3 つの立場の人がかかわります。だれが何をするかを最初に決めておくと、受験者への連絡が二重になったり、抜けたりするのを防げます。

主催者

試験を作り、実施する側です。団体受験では、次のことを受け持ちます。

• 団体を登録し、団体の担当者を招く
• 団体受験の決まり(申込の締切、精算、受験の場所と時間)を決め、団体に示す
• 団体からの申込を確かめて承認し、受験チケットを出す
• 試験当日の運営と、受験者の救済の判断
• 結果を確かめて公開し、団体に結果と統計を返す

団体の担当者

学校の先生、企業の人事や研修の担当など、団体の側の窓口です。

• 受ける人を集め、名簿をそろえる
• 一括で申し込み、受験チケットを受験者に配る
• 受験者に、受験の日時・場所・準備を知らせる
• 受験者からの最初の問い合わせを受け、主催者へつなぐ
• 自分の団体の受験の状況と結果を確かめ、団体の中で生かす

受験者

団体に所属し、試験を受ける人です。配られた受験チケットで登録し、案内に沿って受けます。受験料は団体と主催者の間で精算するので、受験者は払いません。

役割の分け方の例

団体の担当者には、試験について詳しくない人もいます。担当者向けの手引きを用意し、上の表のどこを受け持つのかを、最初の申込の前に伝えておきます。

団体と取り決めること

団体受験の決まりは、受験の前に団体と取り決めて、書面やページで示しておきます。後から決めると、団体ごとに扱いがばらばらになり、不公平の元になります。

申込の締切

団体の申込を個人より早く締め切るかを決めます。団体は、受ける人を集めて名簿をそろえるまでに時間がかかります。一方で、主催者は承認や受験チケットの準備に時間が要ります。団体の締切を少し早めにしておくと、承認と配布の時間を見込めます。締切の後に受ける人が増えたときの扱い(追加の申込を受けるか)も決めておきます。

受験料の精算

団体受験では、受験料は主催者と団体の間で精算します。いつ、どの方法で精算するか、何人分を払うのかは、主催者と団体の取り決めで決めます。決めておくことは次のとおりです。

• 精算の時期(申込のとき・受験の後など)と方法
• 団体の割引を設けるか
• 申し込んだのに受けなかった人の分の扱い(別の人に配り直せるか・返金するか)
• 団体の都合で申込を取り消すときの期限

受験の場所と時間

団体の会場で一斉に受けるのか、受験者が各自の場所で受験期間の中に受けるのかを決めます(6 つ目の節)。団体の会場で受けるなら、会場の準備はだれがするのか、ネットワークの確かめはいつするのかも決めます。

結果の見せ方

団体の担当者が、所属する人の結果をどこまで見られるかを決めます。合否だけか、点数までか、分野ごとの成績までか。企業の昇進や配置にかかわる試験では、受験者にも「結果は団体に共有される」ことを、受験の前に伝えておきます。

問い合わせの窓口

受験者からの問い合わせを、まず団体の担当者が受けるのか、主催者が直接受けるのかを決めます。団体の担当者が受けるなら、担当者が答えられる範囲と、主催者へつなぐ範囲を分けておきます。救済(時間の延長・受験の再開など)の判断は、主催者が受け持ちます。

受験者の名簿をそろえる

団体受験でつまずきやすいのが、受験者の名簿です。名簿が不正確だと、受験チケットが届かない、同じ人が二重に登録される、結果をだれのものか特定できない、といったことが起きます。

氏名とふりがな

氏名は、合格証や結果に載る表記で書いてもらいます。旧字体や、氏名の間の空白の有無も、本人の希望に合わせます。同じ氏名の人がいるときの見分けにも、ふりがなが役に立ちます。

メールアドレス

受験チケットや受験の案内を届ける宛先です。いちばん間違いの多い項目でもあります。

• 本人が受け取れるアドレスか(共有のアドレスや、退職・卒業で使えなくなるアドレスでないか)
• 学校や企業のメールが、外からのメールを止めていないか
• 1 人につき 1 つのアドレスになっているか

団体のメールの仕組みが外からのメールを止めていると、受験チケットが届きません。名簿を出してもらう前に、主催者からのメールが届くか、団体の担当者に確かめてもらいます。

管理番号

学籍番号や社員番号のように、団体の中で人を見分ける番号です。結果を団体に返すとき、氏名だけでは同じ名前の人を見分けられないので、管理番号があると突き合わせが楽になります。

所属グループ

学年・クラス、部署・事業所など、団体の中の所属です。グループごとに受験の時間を分けたり、結果をグループごとに見たりするときに使います。

名簿をそろえる段取り

1. 名簿の様式を渡す — 列の名前と書き方の例を付けた表の様式を、団体の担当者に渡します
2. 取り込む前に確かめる — 新しく登録する人、すでに登録されている人、ファイルの中で重なっている人、誤りのある行に分けて確かめます
3. 取り込めなかった行を返す — 誤りのある行は、理由を添えて団体の担当者に返し、直してもらいます
4. 届いたかを確かめる — 登録の案内が届いたか、登録が済んだかを、団体の担当者と一緒に確かめます

名簿は表計算ソフトの CSV でまとめて取り込むと、手で入力するより間違いが減ります(ユーザーの一括登録)。

申込と受験チケットの配り方

団体受験では、受験者が一人ずつ申し込んで払う代わりに、団体がまとめて申し込み、受験チケットで受けてもらいます(受験チケット)。

申込から受験チケットが届くまで

1. 一括申込 — 団体の担当者が、受ける試験と人数をまとめて申し込みます
2. 主催者が承認 — 主催者が、人数と取り決めの内容を確かめて承認します
3. 受験チケットを配布 — 承認した人数分の受験チケットを出し、団体の担当者が受験者に配ります
4. 受験者が登録 — 受験者が、配られた受験チケットで登録し、受験できる状態になります

配った本人だけが使えるようにする

受験チケットのコードを団体の担当者に渡し、担当者が自分で知らせる方法もあります。ただ、コードを知っていればだれでも使える形だと、使い回しや譲り渡しを防げません。受験チケットを受験者のメールアドレスに配り、配った本人のアカウントでだけ使える形にしておくと安心です。

配布の状態を追う

受験チケットは、配ったら終わりではありません。次の状態を、団体の担当者と主催者の両方で追えるようにしておきます。

「配った数・登録した数・受験した数」を並べて見られると、受験の直前に「まだ登録していない人」へ声をかけられます。

受ける人が変わったとき

病気や異動で受ける人が変わることがあります。まだ使われていない受験チケットなら、配布を取り消して別の人に配り直せるようにしておきます。配り直しを認める期限も、取り決めに入れておきます。

受験資格がある試験

ほかの試験の合格を受験の条件にしている試験では、条件を満たさない人は受験チケットがあっても受けられません(受験資格)。団体の担当者が受ける人を集める段階で、条件を確かめてもらいます。

受験の場所と時間のそろえ方

団体受験では、受験の場所と時間のそろえ方を団体と決めます。主に 3 つの形があります。

団体の会場で一斉に

学校の教室や企業の会議室に受験者を集め、同じ時刻に受けてもらう形です。団体の担当者がその場にいるので、ログインや操作のつまずきに、すぐ対応できます。

• 会場の端末とネットワークで受けられるかを、前もって確かめます(動作環境チェック)
• 受験できるネットワークを会場のものに絞る、パソコンでだけ受けられるようにする、といった設定で、会場の外からの受験を防げます(IPアドレス制限)
• 大人数が同じネットワークを使うので、通信が混み合わないかも確かめます
• 会場の担当者には、受験中に受験者に声をかけない、画面をのぞき込まないといった決まりも伝えます

各自の場所で期間内に

受験期間を数日から数週間とり、受験者が自宅や職場の自分の端末で、期間の中の好きな時に受ける形です(受験期間)。会場を用意しなくてよく、仕事や授業の合間に受けられます。

• 受験期間の終わりが近づいたら、まだ受けていない人に催促を送ります
• 受験期間が長いと、先に受けた人から問題が伝わる心配が増えます。問題をランダムに選ぶ、結果を受験期間の終わりまで出さない、といった工夫と組み合わせます(オンライン試験の不正対策)

回を分けて受ける

受験者が多い団体では、学年や部署ごとに回を分けて受けてもらいます。一度に受ける人数が減るので、会場の端末やネットワークの負担も、当日の問い合わせも分散できます。回ごとに出る問題を変えるなら、問題をランダムに選んで出す仕組みが役に立ちます。

そろえ方を選ぶ目安

当日の運営の段取りは、オンライン試験の当日の運営にまとめています。団体の会場で受けるときも、受験期間の中に受けるときも、当日の役割と救済の決まりは同じ考え方で決められます。

結果の返し方

団体受験の結果は、受験者本人と、団体の 2 つの道で返します。だれに、いつ、どこまで返すかを、取り決めのとおりに進めます(合否通知)。

受験者の結果画面

受験者には、本人の結果を返します。点数と合否に加えて、分野ごとの成績を見せると、次に何を学べばよいかが分かります(成績表)。結果を出す時期は、受験期間が終わってからにすると、後から受ける人に正解が伝わりません。

団体の結果と統計

団体の担当者には、所属する人の結果と、団体全体の統計を返します。

• 受験した人数・合格した人数・平均点
• 分野ごとの成績(団体として弱い分野はどこか)
• 学年・部署などのグループごとの成績
• まだ受けていない人の一覧

団体の担当者がどこまで見られるかは、取り決めた範囲に合わせます。点数を団体に見せない取り決めなら、合否だけを返します。

合格証

合格した人には、合格証を出します。団体を通して配るのか、受験者が自分で受け取るのかを決めておきます。電子の合格証なら、受験者がいつでも取り出せ、勤め先などの第三者が本物かを確かめられます。出し方の詳しいことは、合格証の出し方にまとめています。

団体への報告

結果の数字に加えて、団体の担当者向けに短い報告をまとめると、次の回の申込にもつながります。

• 受験した人数と、受けられなかった人の理由
• 団体全体の成績と、分野ごとの傾向
• 当日の困りごとと、次の回への申し送り

報告は、団体の中の受験者の個人の結果を、取り決めの範囲を超えて広めないように作ります。

学校と企業での進め方の違い

同じ団体受験でも、学校と企業では、受験の場所と時間の決め方や、結果の使い方が違います。

学校では、学校の端末やネットワークで外のサービスに制限がかかっていることがあります。受験の前に、学校の端末で動作環境チェックを通してもらいます。企業では、受験を勤務時間に含めるかを、人事の決まりで確かめてもらいます。

団体の担当者への案内の文例

団体の担当者に、団体受験の流れを知らせる案内の例です。試験の名前・日付・入口は、試験に合わせて書き換えてください。

団体受験のご案内(申込の前)

○○試験の団体受験についてご案内します。

団体での申込は ○月○日まで受け付けます。受験する方の名簿(氏名・ふりがな・メールアドレス・管理番号・所属)を、添付の様式でご用意ください。申込を承認すると、人数分の受験チケットをお送りします。受験チケットは、受験する方のメールアドレスにお配りください。配った方のアカウントでだけ使えます。

受験料は、取り決めのとおり団体でまとめて精算いただきます。受験する方のお支払いはありません。

受験チケットを配った後

受験チケットをお配りいただき、ありがとうございます。まだ登録が済んでいない方がいらっしゃいます。登録の案内が届いているか、迷惑メールのフォルダに入っていないかを、ご本人にお確かめください。受験の前に、動作環境チェックと体験版の試験を受けていただくよう、あわせてお伝えください。

結果をお返しするとき

○○試験の結果を公開しました。受験された方には、ご本人の結果をお知らせしています。団体の皆さまの結果と、団体全体の成績(受験した人数・合格した人数・平均点・分野ごとの成績)は、団体の担当者の画面でご確認いただけます。合格された方の合格証は、ご本人の画面から取り出せます。

受験できなかった方の扱いや、次の回のお申込みについては、取り決めのとおりご案内します。ご不明な点は、下の窓口までお問い合わせください。

結果の案内では、団体の担当者が見られる範囲と、受験者本人が見られる範囲を書き分けておくと、「団体に点数まで伝わるのか」という受験者からの問い合わせにも答えやすくなります。

起こりやすい失敗と防ぎ方

団体受験を始める前のチェックリスト

パレットCBT でできること

パレットCBT には、団体受験のための団体受験ポータルがあります。

• 団体の登録と担当者の招待 — 主催者が団体を登録し、団体の担当者を招きます。招待の送り直し・担当者の追加・取り消しができ、担当者が登録済みか招待中かを確かめられます。団体の編集とアーカイブもできます
• 一括登録と一括申込 — 団体の担当者が受験者をまとめて登録し、一括で申し込めます。受験者の CSV は、取り込む前に新規・登録済み・ファイル内の重複・エラーに分けて確かめられ、取り込めなかった行は理由つきの CSV で受け取れます
• 受験チケット — 主催者が一括申込を承認すると、人数分の受験チケットが出ます。団体の担当者がメールアドレスと氏名を入れてメールで配ると、まだ登録していない人は登録が済んだときにチケットが自動で使われます。配ったチケットは配布先の本人のアカウントでだけ使えます
• 配布の状態 — 未配布・配布済み・適用済み・無効の状態と、配布・登録・受験の数を、団体と主催者の両方で確かめられます。主催者はチケットを無効にしたり、配布を取り消したりできます
• 申込の締切と定員 — 団体の一括申込を個人より前に締め切れます。定員には団体の一括申込の人数も数えます
• 受験の場所の絞り込み — IP アドレス制限で受験できるネットワークを絞ったり、パソコンでだけ受けられる設定にしたりできます
• 団体別の結果と統計 — 団体の担当者は、自分の団体の受験の状況と結果・統計を確かめられます。受験者は階層のグループに分けられ、結果の一覧を受験時の所属で絞り込めます
• 結果の公開 — 公開の時期(提出後すぐ・受験期間の終了後に自動で・採点の確定後に手動で)を選べ、合格者には合格証を PDF で出せます

受験料の精算は主催者と団体の間で行い、受験者は受験料を払わずに受けられます。