入金のある請求を返金して取り消す

更新申請を却下した・講習会を中止したなどで、入金済みの代金を会員へ返したとき は、請求の詳細の 「返金して取り消す」 で返金を記録し、その請求を取り消します。返金そのもの(振込・手渡し)は団体が行い、パレット認定はその事実を記録します。

この操作ができる人

オーナー・管理者です。

始める前に

• 先に会員へ返金を済ませます(団体の口座から振り込む・現金で渡す)。返金した日と方法を控えておきます。
• 使えるのは、発行済みで入金を充てている請求(入金済み・一部入金)です。入金の無い請求は 「取り消す」 を使います(請求を取り消す)。
• 違う請求に充ててしまっただけなら、返金ではありません。充当を外して充て直します(充当を外す・入金を削除する)。
• 会員がカードで払った請求 は、団体が振り込む必要はありません。同じ「返金して取り消す」で、会員のカードへ返金してから記録します。カードの返金は取り消せません(カードで払われた請求を返金する)。

手順

1. 返金する請求の詳細を開きます。請求の一覧で請求書番号を押すか、更新申請の却下・講習会の申込の取消の後に出る知らせの 「請求書を開く」 を押します。

2. 「返金して取り消す」 を押します。

   

3. ダイアログの赤い枠の中(返金として記録する額・請求が取消になること・誤ったときの戻し方)を確かめ、「返金日」 に会員へ返金した日を入れます(はじめは今日)。

4. 「方法」 で「銀行振込」「現金」「その他」から選びます。

5. 「理由」 を書きます(必須)。例: 「更新申請を却下したため」。

6. 必要なら 「メモ(任意)」 を書きます。例: 「振込手数料は団体の負担」。

7. 「返金して取り消す」 を押します。

   

「返金 ¥8,000 を記録し、請求を取り消しました」と出ます。領収書を出していた請求は、続けて「(領収書 No.… は無効になりました)」と出ます。

操作の後

• 請求の状態が 「取消」 になり、理由と 「返金」 の表(返金日・方法・元の入金・返金額。メモは元の入金の下)が出ます。
• 会員のマイページでも、この請求は「取消」と出ます。会員へのメールは届きません。返金したことは、必要なら団体から直接知らせます。
• 入金の記録は消えません。入金の画面の行に「返金」と出ます。
• 会計ソフト用の CSV には、返金日の月に「返金」の行が出ます。

入金・領収書・会計の CSV がどう変わるかは 返金を記録すると変わること(入金・領収書・会計の CSV) をご覧ください。

返金する額

はじめは、その請求に充てている入金の全額 が入っています。キャンセル料などを差し引いて一部だけ返すときは、「返金額(円)」 を減らし、「一部だけ返すとき(差し引いて残す額の請求)」 の 「差し引く額の品目」(例: キャンセル料)と 「差し引く額の税区分」 を選びます。差し引いた額は、その品目の別の請求(入金済み)になり、入金はそちらへ移ります。

キャンセル料の税区分は、解約に伴う損害賠償としてなら不課税、事務手数料なら課税(10%)です(国税庁 No.6253)。返した額・残した額が会計の CSV でどう出るかは 返金を記録すると変わること をご覧ください。

一部入金の請求なら、入っていた額までを返金として記録し、まだ入っていない残りはそのまま取り消します。

誤って記録したとき

振込・現金などで記録した返金は、請求の詳細の 「返金を取り消す」 で元に戻せます(記録は残ります)。カードで返金した記録は戻せません。

うまくいかないとき

表示	原因と対処
「返金して取り消す」が出ない	入金を充てていない・下書き・取消・貸倒の請求か、登録担当・閲覧者で入っています。入金の無い請求は「取り消す」を使います
「この請求には入金が充当されていません。入金の無い請求は「取り消す」を使ってください」	ほかの人が先に充当を外しました。画面を読み込み直し、「取り消す」で取り消します
「発行済みの請求だけ返金して取り消せます(取消・貸倒の請求は対象外です)」	ほかの人が先に取り消した・貸倒にしました。画面を読み込み直して状態を確かめます
「返金して取り消す理由を入力してください」	理由を書いてください
「返金を記録できませんでした。時間をおいて再度お試しください。続くときは運営へお問い合わせください」	通信が途切れました。画面を読み込み直し、状態が「取消」になっていなければもう一度押します(二重には記録されません)

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