講習会を中止して申込者に知らせる

開催できなくなった講習会を「中止」にする手順と、お知らせ配信で申込者に中止を知らせる手順、入金のある受講料の扱いです。

講習会を開催できなくなったときは、講習会を中止にして、申込者に知らせます。中止は元に戻せません。

この操作ができる人

オーナー・管理者・登録担当(お知らせの送信はオーナー・管理者)。

1. 講習会を中止する

左のメニューの 「講習会」 で、中止する講習会を開きます。
受付の状態のカードの 「中止」 を押します。
確認(「この講習会を中止しますか?」)で、次のことを確かめて 「中止する」 を押します。
- 申込中の人を「取消」にします(出席・欠席の記録は残ります)。
- 未入金の受講料の請求を取り消します。
- 入金のある受講料の請求は残します(返金したら請求書の「返金して取り消す」で記録)。
「「中止」にしました(申込 ◯ 件を取消…)」と出ます。

2. 申込者に知らせる

中止しても、申込者へのメールは自動では送りません。お知らせ配信で知らせます。

左のメニューの 「お知らせ配信」 で、新しいお知らせを作ります。
宛先の条件で、その講習会 を選びます。中止した講習会を選ぶと、中止で「取消」になった申込者にも届きます。
件名・本文に、中止の理由・代わりの日程・受講料の扱いを書いて送ります。

3. 入金のある受講料を片付ける

入金があって残した請求は、団体の決まりに沿って返金するかを決めます。返金するときは団体の口座から振り込み(パレット認定から返金の振込はしません)、請求の一覧で受講料の請求を開いて 「返金して取り消す」 で記録します。請求は取消になり、入金と返金の両方が記録に残ります(入金のある請求を返金して取り消す)。

返金しないと決めた請求は、そのまま(入金済み)にしておきます。