振替の結果を取り込む(口座振替)

引落日の後に集金代行から届いた 振替の結果のファイル を取り込むと、振替済 の請求は口座振替の入金として記録され、請求に充たります。振替不能 の請求は理由を残し、未納のまま督促の対象に戻ります。

この操作ができる人

オーナー・管理者です。スタンダードプランの団体で使えます。

始める前に

• 読める形は、全銀協の形(振替結果コード付き)と、会員番号・金額・結果の列がある CSV です(請求データの形式(全銀協の形・一般の CSV))。
• 結果は、書き出した行に 会員番号と金額(請求番号・引落日の列があればそれも)で当てます。書き出していない請求には当てません。

手順

1. 「会費」の下の 「口座振替」 を開き、「振替の結果の取り込み」 のカードで、「結果のファイルを選ぶ、またはドラッグ&ドロップ」 にファイルを置きます。

   

2. 読み込んだ結果の 「振替済 N 件・振替不能 N 件」 と、照合の表を確かめます。照合できない行があれば、その行に理由が出ます(取り込みません)。

   

3. 「N 件の結果を確定する」 を押します。

「結果を取り込みました(振替済 N 件・振替不能 N 件)」と出ます。前に取り込んだ行があれば「・取り込み済み N 件は対象外」と続きます。

操作の後

• 振替済の請求は、入金(方法「口座振替」・入金日=引落日)を記録して充て、「入金済み」になります。領収書の方法にも「口座振替」と出ます。
• 振替不能の請求は、理由(「資金不足」など)を残し、「未入金」「延滞」のまま督促の対象に戻ります(振替不能になった請求を扱う)。
• 書き出しの履歴の「結果」に、振替済・振替不能・結果待ちの件数が出ます。
• 同じファイルを 2 回取り込んでも、入金は二重になりません(取り込み済みの行は対象外になります)。

取り込んだ後の表示

表示	意味と対処
「振替済のうち N 件は請求に充て切っていません。入金の一覧の「未充当」を確かめてください」	書き出した後に請求の金額が変わったなどで、入金の一部が余りました。入金の画面の未充当を片付けます(請求に充てていない入金を片付ける)
「N 行は記録できませんでした。もう一度取り込んでください(記録済みの行は二重になりません)」	一時的に記録できませんでした。同じファイルをもう一度取り込みます

照合できない行

理由	対処
この会員番号の書き出した行がありません	別の団体・別の書き出しのファイルでないか確かめます
この会員番号・請求番号の書き出した行がありません	請求番号の列の値を確かめます
この引落日の書き出しに当たる行がありません	引落日の列の値を確かめます
金額が書き出した額と違います	集金代行の金額を確かめます
結果を待っている行がありません(取り下げた書き出しか、同じ行がファイルに 2 度あります)	取り下げた書き出しの結果は取り込めません。入金は手で記録します(入金を記録する)

ほかは 書き出せない・取り込めないとき(口座振替) をご覧ください。

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