請求データを書き出す(口座振替)

集金代行の会社へ渡す請求データは、「口座振替」 の画面の 「請求データの書き出し」 で作ります。発行済みで残りのある会員あての請求を、会員番号を顧客番号にして 1 請求 1 行で書き出します。

この操作ができる人

オーナー・管理者です。スタンダードプランの団体で使えます。

始める前に

• 全銀協の形で書き出すなら、先に委託者の情報を保存します(委託者の情報を保存する(口座振替))。
• 集金代行には、会員番号と同じ顧客番号で会員の口座を登録しておいてもらいます。
• 書き出す請求を発行しておきます(下書きは対象外です)。

対象になる請求

• 発行済みで残りのある(未入金・一部入金・延滞)、会員あての請求です。郵送のみの会員も対象です。
• 外れるもの: 支部あての請求・退会した会員の請求・結果を待っている請求(書き出し済み)・会員番号の無い会員・(全銀協の形では)数字でない会員番号の会員・カードで支払い中の請求。
• 1 回に書き出せるのは 3,000 件までです。

手順

1. 「会費」の下の 「口座振替」 を開き、「請求データの書き出し」 のカードで対象を選びます。

   • 「年度」(はじめは「すべての年度」)
   • 「支部」(はじめは「すべての支部」)
   • 「請求の種類」(選ばなければすべて。例: 年会費だけ)
   • 「会員種別」(選ばなければすべて)

2. 「引落日」 に、集金代行と決めた引き落としの日を入れます。

3. 「形式」 で「全銀協の形(固定長・Shift_JIS)」か「一般の CSV」を選びます。全銀協の形では、「全銀協の形で 1 行ごとに改行を入れる」 も集金代行の指定に合わせます(はじめは入れる)。

4. 「件数を確かめる」 を押します。

   

5. 下に出る 「対象 N 件・合計 ¥…」 と、外した請求の内訳を確かめます。

6. 「N 件を書き出す」 を押します。ファイル(全銀協の形は koufuri_日時.txt、CSV は koufuri_日時.csv)が保存されます。

   

「請求データ N 件(¥…)を書き出しました」と出ます。カードで払い始めていた請求があれば、「カードで支払い中の N 件は外しました」とも出ます。

操作の後

• 保存したファイルを、集金代行の決めた方法で渡します。
• 書き出した請求は 「結果待ち」 になり、督促のメール・会員のカード払い・次の書き出しの対象から外れます。
• 下の 「書き出しの履歴」 に 1 行増えます。日時を押すと、書き出した請求と結果が見られます。ファイルはそこから もう一度保存 できます。
• 渡さなかったときは、その書き出しの 「結果待ちを取り下げる」 を押します(結果待ちを取り下げる・もう一度保存する)。
• 引落日の後に集金代行から結果が届いたら、取り込みます(振替の結果を取り込む)。

件数を確かめたときの注意

表示	意味と対処
結果を待っている請求 N 件は外しました(書き出し済み)	前の書き出しの結果がまだです。結果を取り込むか、取り下げると対象に戻ります
会員番号の無い会員の請求 N 件は外しました(顧客番号にできません)	会員の詳細で会員番号を入れます
会員番号が数字でない会員の請求 N 件は外しました(全銀協の形の顧客番号は数字だけ)	一般の CSV で渡すか、集金代行と相談します
フリガナの無い会員 N 件は氏名カナが空になります(会員の詳細で入れられます)	書き出すことはできます。集金代行が氏名カナを求めるなら、会員の詳細でフリガナを入れます
全銀協の形で書き出すには、先に委託者の情報を保存してください	委託者の情報を保存します

ほかは 書き出せない・取り込めないとき(口座振替) をご覧ください。

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