更新手数料・認定料・受講料の請求のしくみ

資格の更新手数料・認定料と講習会の受講料の請求書が、いつ自動で作られるか、取り下げ・却下・取り消しのときに請求がどうなるか、入金の充て方と課税区分の扱いです。

年会費のほかに、更新手数料・認定料・受講料 も請求書で受け取れます。これらの請求は、会員の申請や管理者の操作に合わせて 自動で作られて発行 されます(年度には属しません)。会費の画面の 「手数料・その他の請求」 のカードと、請求の一覧に並びます。

いつ作られるか

請求	作られるとき	金額を決める場所
更新手数料	会員が認定の更新を申請したとき	資格の編集の「更新手数料」
認定料	管理者が会員に認定を付与したとき	資格の編集の「認定料」
受講料	会員が講習会に申し込んだとき(会員には「受講料の請求書を発行しましたので、お支払いをお願いします」と出ます)	講習会の受講料

金額が 0 円・未設定のときは、請求は作られません。
同じ申請・同じ認定・同じ申込には、生きている請求は 1 枚だけです(二重に押されても 2 枚にはなりません)。
請求書番号は、年会費と同じ並びで付きます(請求書番号の付き方)。

取り下げ・却下・取り消しのとき

出来事	請求の扱い
更新の申請を却下・取り下げた	未入金なら請求を取り消します。入金があれば請求を残します(返金するかは団体が決め、返金したら請求書の「返金して取り消す」で記録します。入金のある請求を返金して取り消す)
講習会の申込を取り消した	同じく、未入金なら取り消し、入金があれば残します
講習会を中止した	申込ぶんの受講料の請求を、入金の無いものはまとめて取り消します

会員が自分で取り下げるときも、更新手数料の入金を確認した後は、会員の画面からは取り下げられません(団体に相談するよう案内します)。

更新の承認との関係

更新手数料のある資格では、入金を確かめてから承認 します。更新申請の画面に「手数料が未入金」と出ているときは承認できません。手数料を免除するときは、請求を取り消してから承認します(請求を取り消す)。

手数料のある申請に請求書が無かったとき(申請のときに作りそこねた場合など)は、承認を押した時点で請求書を発行し、「この申請には更新手数料の請求書がまだありませんでした。いま請求書(INV-…)を発行し、…」と出て承認を止めます。手数料を取らずに承認されることはありません。入金を確かめてから承認します(更新申請を承認できないとき)。

入金と課税区分

入金は、年会費と同じく 「入金」 の画面で記録し、請求に充てます。
手数料・受講料は、物やサービスの代金として 10%対象 で扱うのが一般的です。課税区分は、資格(更新手数料・認定料)と講習会(受講料)ごとに選びます(請求書に登録番号や消費税が出ないとき)。