受講期限・教材の公開期間

研修の「期限」には、性質の違う2つのものがあります。

• 受講期限 — 「いつまでに修了してください」という締切
• 公開期間 — 「いつから・いつまで見られるか」という教材の窓

どちらも日付で決めるため混同されがちですが、 期限を過ぎたときに受講を止めるかどうかが大きく違います。

受講期限(締切)

受講期限は、運営が受講者に修了してほしい日を示すものです。 必修研修では、期限までに全員が終わっているかが管理の中心になります。

期限を過ぎても受講そのものは続けられるようにしておくのが一般的です。 期限を過ぎた人こそ受けてもらいたい相手なので、 閉じてしまうと修了させる手段がなくなるためです。 期限を過ぎた人は「期限超過」として見分けられるようにし、督促の対象にします。

公開期間(窓)

公開期間は、教材を見られる時期そのものを区切るものです。次のような場面で使います。

• 集合研修の前に見せたくない事後課題を、研修の日まで閉じておく
• 毎週1本ずつ、決まった日に教材を開けていく
• 年度の終わりに、古い年度の教材を閉じる
• 入社した人それぞれに「入社から7日後」に次の教材を開ける

公開期間で閉じると、その間は受講者が教材を開けなくなります。 「締切を過ぎたら見られない」運用にしたい場合は、受講期限ではなく公開期間を使います。

期限を決めるときの注意

短すぎる期限は、形だけの受講を招く 業務の繁忙期と重なる期限は、動画を流すだけの受講を増やします。 所要時間に対して余裕のある期間にします。

期限の前に知らせる 期限を決めただけでは守られません。期限の数日前と、期限を過ぎた後に 自動リマインドを送る設計にしておきます。

延長のルールを決めておく 休職や長期出張など、期限に間に合わない事情は必ず出てきます。 誰が判断して、どこまで延ばすのかを先に決めておくと運用が止まりません。

パレットLMSでの扱い

パレットLMSでは、コースを割り当てるときに受講期限を設定できます。 グループへの自動割当では「グループに参加した日から何日後」という期限も付けられます。 期限は修了の締切として扱い、過ぎても受講は続けられます。 期限を過ぎた人は「期限超過」と表示され、割当の一覧で絞り込めます。 期限の前と期限超過後の自動リマインドを設定でき、期限は個別にもまとめても延長できます。

これとは別に、教材ごとに公開期間を設定できます。 全員共通にも、グループごとにも決められ、 開く時期は日時か「割当から何日後」で指定します。 期間の外にある教材は、受講者が開けません。