グループをCSVでまとめて作る・直す

「グループのCSV一括登録」で、グループの階層をCSVからまとめて作る・名前や親を直す手順と、列の書き方です。

部署の数が多いときや組織改編のときは、グループの階層を CSV でまとめて作り、名前・コード・色・親グループを直せます。グループの画面の 「CSVを出力」 で今の階層を書き出し、表計算のソフトで直して、そのまま取り込み直せます。

この操作ができる人

管理者です。

新しく作るグループには グループコード(半角の英数字とハイフン・50 字まで)を決めておきます。取り込み直しても同じグループが二重にできないように、コードで照らします
グループの削除と、メンバーの所属は CSV では変えません。削除はグループの画面で(グループを削除する)、所属はユーザーの CSV の group_codes で直します(CSVで所属をまとめて直す)

左のメニューの 「グループ」 を開き、見出しの右の 「CSVで一括登録」 を押します。「グループのCSV一括登録」の画面が開きます。
CSV を用意します。
- 今のグループを直すときは 「CSVを出力」 で書き出したファイルを直します。
- 新しく作るときは 「テンプレートをダウンロード」 のファイルに書き足します。
「CSV ファイルを選ぶ、またはドラッグ&ドロップ」 の枠にファイルを入れます(1MB・2,000 行まで)。
「内容を確かめる」の段で、行ごとの結果(「新規」「更新」「変更なし」)と、更新の行で何が変わるか(例:「親: 営業部 → 東日本営業部」)を確かめます。
「◯ 行のグループを取り込む」 を押します。
「グループを取り込みました(新規 ◯件・更新 ◯件)」と出たら終わりです。グループの画面の階層に反映されます。

写真はまだありません。

1 行目は見出しです。列の並びは問いません。

列	書くこと
グループID	出力した CSV のとおりにします。あれば、そのグループを直します。新しく作る行は空にします
グループコード	半角の英数字とハイフン。グループIDが空の行は、このコードのグループを直し、無ければ新しく作ります。小文字は大文字にそろえます
グループ名	必須。100 字まで
親グループコード	親にするグループのコード。同じ CSV で新しく作るグループも親にできます(行の順は問いません)
親グループID	親グループコードが空のときに使います
色	「紫」「青」「緑」「マスタード」「橙」のどれか。空にすると色なし

1 行でも誤りがあると、何も変えずに 止まります(誤りの無い行だけを取り込むこともしません)。「誤りの行を CSV でダウンロード」で行と理由を確かめ、直したファイルを 「ファイルを選び直す」 から選びます。

表示	対処
「新しいグループにはグループコードを入れてください(…)」	新しく作る行にグループコードを書きます
「グループIDが見つかりません(…)」	削除したグループか、別の組織の CSV です。グループIDを空にしてコードで書きます
「グループコード「◯◯」はほかのグループが使っています」「…行目と重なっています」	コードを変えます(コードは組織の中で 1 つずつ)
「親グループコード「◯◯」のグループがありません」	親のコードを直すか、親になるグループの行を足します
「親をたどると自分に戻ります(…)」	自分の配下のグループを親にはできません。親の書き方を直します
「取り込むと「◯◯」が ◯ 階層になります(5 階層まで)」	階層は 5 段までです。配下のグループも数えるので、親を浅いところにします
「パレットIDで管理しているグループの名前は変えられません(…)」	パレットIDの組織から自動で作られたグループです。名前はそのままにします
「確かめの後にグループが変わりました。…」	確かめている間に、ほかの人がグループを変えました。もう一度ファイルを選んで確かめます