RFP(提案依頼書)

RFP(Request for Proposal・提案依頼書)は、システムの導入や研修の委託を発注するときに、 目的と要件をまとめて、複数の会社に提案を頼む文書です。 同じ条件で提案を受けられるので、会社ごとの違いを公平に比べられます。

LMSの選び方や研修の外部委託で、 候補がいくつかに絞れた段階で使うことが多い文書です。

書く項目

項目	書くこと
背景と目的	なぜ導入・委託するのか。いま困っていること
対象と規模	利用する人数、部署、社外の利用者の有無
必要な機能・内容	必須の要件と、あればよい要件を分けて書く
運用の体制	社内でだれが運用するか。相手に任せたいこと
セキュリティ	守ってほしい条件、確かめたい項目
予算と期間	予算の目安、使い始めたい時期、契約の期間
提案の形	提出物、締切、問い合わせ先、選ぶ基準

要件は「できること」ではなく、**「何をしたいか」**で書くと、相手がよりよい方法を提案しやすくなります。 たとえば「CSVで登録できること」より「毎年の入社時に数百人をまとめて登録したい」と書きます。

提案を比べる表の作り方

1. 観点を先に決める — 機能、使いやすさ、運用の手間、セキュリティ、費用、サポートなど
2. 重みを付ける — 自社にとって大事な観点ほど点の重みを大きくします
3. 必須の要件は○×で見る — 満たさない提案は、ほかの点が高くても外します
4. 費用は数年分で比べる — 初期の費用だけでなく、月々の費用、人数が増えたときの費用まで並べます
5. 実際に触って確かめる — 提案書の文だけでなく、デモや試しの環境で操作して点を付けます

複数の人で採点し、点の理由を一言ずつ残しておくと、決めた後に説明しやすくなります。

注意したいこと

要件を詰め込みすぎない 思いつく要件をすべて必須にすると、どの提案も当てはまらなくなったり、費用が膨らんだりします。 本当に必要なものに絞ります。

特定の会社に寄せた書き方をしない 特定の製品の言い回しをそのまま要件にすると、比べる意味が薄れます。

セキュリティの確認を別に進める 情報システムの部門が求める項目は、セキュリティチェックシートで詳しく確かめることが多いです。 稼働の目標や止まったときの扱いも確かめておきます(稼働率の目標とメンテナンス)。

やめるときのことも聞く 契約を終えるときに、データを書き出せるかを要件に入れておきます (データのエクスポート)。

答える側の手間に配慮する 締切が短すぎると、よい提案が集まりません。 問い合わせを受けて答えた内容は、すべての会社に同じように伝えます。