配布資料(教材のダウンロード)

配布資料は、研修の受講者にファイルとして手元に保存してもらう資料です。 集合研修で配るレジュメやワークシートを、オンラインで渡すものと考えると分かりやすいでしょう。

画面で見てもらう教材と違い、配布資料は研修が終わった後も受講者の手元に残るのが特徴です。

どんなものを配るか

• ワークシート・記入用の様式 — 書き込んで課題として提出してもらう
• チェックリスト・早見表 — 業務の中で見返してもらう
• 研修のスライド — 受講後の復習用
• 規程・マニュアルの原本 — 研修で説明した内容の元になる文書

「研修中に見るもの」と「研修後も使うもの」を分けて考えると、 何をダウンロードさせるべきかが決めやすくなります。

ダウンロードを許すときの注意

一度渡したら取り消せない ダウンロードされたファイルは、受講者の端末に残ります。 後から内容を直しても、古いファイルは手元に残り続けます。 改訂の多い資料は、ファイル名や表紙に版や日付を入れておくと混乱を防げます。

社外秘の資料は慎重に 社内の機密に関わる資料は、画面で見せるだけにして、 ダウンロードは許さないという判断もあります。 誰がいつダウンロードしたかの記録が残る仕組みだと、管理がしやすくなります。

元のファイルに余計な情報が残っていないか確かめる スライドのファイルには、発表者用のメモや非表示のスライド、 校閲のコメントが含まれていることがあります。 そのまま配ると、見せるつもりのなかった内容まで渡ってしまいます。 PDFにしてから配るのが安全です。

「配っただけ」にしない

ファイルを置いておくだけでは、受講者がダウンロードしたかどうかが分かりません。 受け取ってほしい資料は、ダウンロードしたことを記録できる形にして、 受講の一部として扱うと漏れを防げます。

パレットLMSでの扱い

パレットLMSでは、教材の種類として配布資料を追加できます。 PDF・画像・文書・表計算・プレゼンテーションのファイルや、CSV・テキスト・ZIPなどを、 画面に表示せずダウンロードだけで渡す教材です。 受講者がダウンロードするとその教材が完了になり、受講の記録に残ります。

PDF・画像・スライドの教材は、教材ごとに受講者のダウンロードを許可するかを選べます。 スライドの教材は、ダウンロードで渡すものを 「PDFにしたもの」と「元のファイル」から選べます(新しく追加したときはPDFが既定です)。

ダウンロードは操作履歴(監査ログ)に残るため、誰がいつ受け取ったかを後から確かめられます。