受講申請と承認
読み: しゆこうしんせいとしようにん別名: Enrollment Approval、受講申請、受講承認、申請承認
ひとことで
受講者が受けたい研修を申し込み、担当者が確かめてから受講が始まる流れです。誰が承認するか、申請を滞らせない運用の勘所を解説します。
受講申請と承認は、受講者が受けたい研修を申し込み、 担当者が確かめて認めてから受講が始まる流れのことです。
受講者が自分で研修を選べる公開コースカタログのうち、 費用や対象者の確認が要る研修に、この「承認」の一段を挟みます。
承認を挟む理由
- 費用がかかる — 外部の講師を招く研修や、有料の教材を使う研修
- 業務時間を使う — 長時間の研修で、職場の都合を確かめたい
- 対象者が決まっている — 職位・経験・前提の研修の修了などの条件がある
- 定員がある — 席の数に限りがある
逆に、誰が受けてもよい研修にまで承認を挟むと、受講の意欲をそぐだけになります。
誰が承認するか
| 承認する人 | よい点 | 気をつけたい点 |
|---|---|---|
| 研修の担当者 | 対象者の条件や予算で、全社一律に判断できる | 本人の業務の事情までは分からない |
| 上長 | 業務の都合や、本人の育成の方針を踏まえて判断できる | 人によって判断がばらつきやすい |
| 上長と担当者の両方 | 両方の観点で確かめられる | 段階が増えるほど滞りやすい |
どの形でも、判断の基準を先に決め、受講者にも見えるようにしておくことが大切です。
滞らせない工夫
承認者に確実に届くようにする 申請が届いたことに気づかなければ、承認は進みません。 メールやチャットでの知らせを使い、見落としを防ぎます(外部通知)。
処理の目安を決める 「申請から3営業日以内に返事をする」のように目安を決めておくと、受講者も予定を立てやすくなります。
却下するときは理由を伝える 理由のない却下は、受講者の不信につながります。 対象外である理由や、次に申請できる時期を添えると、前向きに受け止めてもらえます。
記録を残す 誰が・いつ・どの申請を承認したかを残しておくと、後から経緯を確かめられます。
パレットLMSでの扱い
パレットLMSでは、カタログに載せたコースで **「受講開始に承認を必要とする」**をオンにすると、受講者のボタンが「受講を申請(要承認)」になります。
- 申請は管理画面の**「受講申請」**に届きます。承認・却下できるのは管理者と、そのコースを担当する講師です
- 承認するとその場で受講が始まり、申請者に知らせが届きます
- 却下するときは理由を添えられ、申請者にアプリ内の通知とメールで届きます。申請者はもう一度申請できます
- 受講者は、承認を待つ間に申請を取り下げられます
- 複数の申請をまとめて承認・却下できます
- カタログの公開先をグループで絞ると、対象の部署の人にだけ申請を受け付けられます
- 申請が届いたことは、管理者・講師へのメールのほか、Teams・Slackにも知らせられます
