外部通知(チャットへの通知)

外部通知は、システムで起きた出来事を、Microsoft TeamsやSlackなどの チャットのチャンネルに知らせる仕組みです。

研修や試験の運営では、「課題が提出された」「受講の申請が届いた」のように、 担当者がすぐに対応したい出来事が日々起こります。 これをチームのチャンネルに流すことで、見落としを減らします。

メールの通知との違い

	メールの通知	チャットへの通知
届く先	一人ひとりの受信箱	チームのチャンネル
気づきやすさ	ほかのメールに埋もれやすい	普段の連絡と同じ場所で目に入る
担当者が不在のとき	本人が見るまで止まる	ほかの人が気づいて対応できる
対応の共有	誰が対応したか分かりにくい	チャンネルで「対応します」と返せる

メールをやめてチャットに切り替える、というより、 チームで対応する出来事だけをチャットにも流すと考えると使いやすくなります。

どんな出来事を流すか

対応が必要な出来事に絞る 採点待ち・承認待ち・申し込みなど、誰かが動く必要のある出来事が向いています。 何でも流すと通知が多すぎて、結局読まれなくなります。

個人の情報は流さない チャンネルは多くの人が見ます。外部の人が参加していることもあります。 氏名や成績などは流さず、「何が起きたか」と「どこで確かめるか」だけを知らせるのが安全です。

設定するときの注意

受け口のURLは秘密の情報 チャットの側で通知の受け口のURL(Webhook URL)を発行し、システムに登録するのが一般的です。 このURLを知っていれば誰でもチャンネルに書き込めるため、パスワードと同じように扱います。

届くことを確かめる 設定したら、テストの通知を送ってチャンネルに届くかを確かめます。 チャット側の設定の変更や、受け口の削除で、知らないうちに届かなくなることもあります。

担当の異動に気をつける 通知を流すチャンネルや受け口を作った人が異動すると、管理する人がいなくなりがちです。 誰が管理するかを決めておきます。

パレットLMS・パレットCBTでの扱い

パレットLMSとパレットCBTでは、組織の設定で外部通知を設定できます。

• 送り先の種類を Microsoft Teams・Slack・その他(JSON) から選び、受け口のURLを登録します
• 受け取る出来事を選び、テスト送信でチャンネルに届くかを確かめられます。最後に送った結果も表示します
• パレットLMSでは、課題や記述の回答の提出、受講申請、集合研修の申込・キャンセル、メールの不達など、管理者・講師が対応する出来事を流せます
• パレットCBTでは、採点待ちの答案、団体からの一括申込、申込の確認待ち、画面離脱による受験の自動終了など、主催者が対応する出来事を流せます
• 氏名やメールアドレスなどの個人情報を含む通知と、受講者・受験者に宛てた通知は、チャンネルには流しません
• メールとアプリ内の通知は、これまでどおり届きます

パレットLMSでは、外部通知は全プランで使えます。