受験者へ一斉メールを送る(宛先の選び方・送信ログ・再送)

パレットCBTの管理画面から受験者へお知らせをまとめて送る手順です。グループ・試験の申込者・未提出者・個人の4種類の宛先、送信前の対象人数の確認、送信ログの絞り込みと失敗した分の再送をご案内します。

受験期間のご案内や注意事項など、招待・受験票・リマインドの自動送信では届けられないお知らせは、管理画面から 一斉メール で送れます。宛先は「グループ」「試験の申込者」「未提出者」「個人」の4種類を組み合わせて指定でき、送った結果は 送信ログ で確認して、失敗した分だけ送り直せます。

この画面を開けるのは オーナー・管理者 のロールの方です。

画面を開く

左メニューの 「設定」 から 「メール」 を開きます。次の3つのタブがあります。

タブ	内容
テンプレート	招待・受験票・リマインド・結果通知など、自動で送られるメールの文面を編集します
一斉配信	宛先を選んで、その場で作った件名・本文を送ります
送信ログ	この組織から送ったメールの記録を確認し、失敗した分を再送します

一斉メールを送る

「一斉配信」 タブを開きます。
送信対象 から宛先を選びます(下表)。見出しを押すと開き、選んだ件数がバッジで表示されます。
選ぶたびに 「対象: N 人」 が更新されます。ここに出る人数が、実際に届く人数です。
件名と本文を入力します。本文には {{受験者名}} {{主催者名}} を書くと、受験者ごとの値に置き換わります。
「送信する」 を押し、確認画面で宛先と人数を確かめてから送信します。

宛先の4種類

宛先	誰が対象になるか
グループ	選んだグループに所属する受験者
試験の申込者	選んだ試験に申込済み・受験権のある受験者
未提出者	選んだ試験で、まだ提出していない受験者(未着手・受験中)
個人	氏名・メールアドレスで検索して選んだ受験者

4種類は 重ねて選べます。複数の条件に当てはまる方には 1通だけ 届きます。
有効な受験者だけが対象です。無効化した方や、招待したまだ登録していない方には送られません。
送信の確認画面に、送信にかかる時間の目安が表示されます。送信が終わるまで画面を閉じないでください。
一度に送れるのは 約300件 までです。超える分や、時間の上限で止まった残りは、送信後にボタンが 「続きを送る」 に変わるので、そのまま押して送れます(すでに送信済みの方に重複して届くことはありません)。
送信後の取り消しはできません。宛先と本文を確認してから送信してください。

受験の開始前と、受験期間の終了が近づいたときのお知らせは自動で送られます (終了前の催促は、まだ提出していない方だけに届きます)。文面は「テンプレート」タブで整えておけます。一斉メールは、それ以外のお知らせにお使いください。

送信ログで結果を確認する

「送信ログ」 タブに、この組織から送ったメールが新しい順に並びます。種別・宛先・件名・状態が一覧で分かります。状態は次の5つです。

状態	意味
送信中	いま送っている途中です
成功	送信できました
失敗	送信できませんでした。理由を確かめて再送できます
結果不明	送信はしましたが、相手に届いたかを確かめられませんでした。届いている可能性があるため、自動では送り直しません
不達	送信はできましたが、相手に届きませんでした。再送しても届かないので、宛先のアドレスを確かめてください

絞り込みは4つです。

種別 — 受験者の招待・受験前リマインド・結果公開通知・一斉配信・受験チケットの配布など
状態 — 成功 / 失敗 / 不達 / 結果不明
宛先メール — 部分一致で検索します
期間 — 開始日・終了日で絞り込みます

絞り込んだ状態はURLに残るので、そのままページを送ったり、あとで開き直したりできます。 「クリア」 で解除します。

運営(パレット)からの通知メールは、この一覧には含まれません。

失敗したメールを送り直す

状態が失敗の行には 「失敗の理由」 ボタンがあります。押すと理由が開きます。

1件だけ送り直す — その行の 「再送」 を押します。元の件名・本文をそのまま使います。
まとめて送り直す — 一覧の右上の 「失敗 N 件をまとめて再送」 を押します。いま絞り込んでいる条件の中の失敗分が対象で(結果不明の行は含みません)、一度に再送できるのは 約300件まで です(上限で止まったときは、もう一度「まとめて再送」を押すと続きから送ります)。同じ宛先・同じ件名が重なる場合は1通にまとめます。

再送しても 元の失敗した記録は履歴として残り、再送分は新しい記録として追加されます。

古い履歴には本文が残っていないことがあり、その場合は「この履歴には本文が残っていないため再送できません」と表示されます。一斉メールであれば「一斉配信」タブから、宛先を選び直して送り直してください。

開いたときに表示される理由は、メールを送り出した際に返ってきたメッセージをそのまま出しています (英語で表示されることがあります)。よくあるのは、宛先のアドレスの誤りと、受信側での拒否です。アドレスの誤りは受験者一覧で直してから再送し、受信側の拒否は受験者に迷惑メール設定をご確認いただいてください。

結果不明の行

状態が 結果不明 の行には 「状況」 ボタンがあります。押すと、結果が分からなくなった理由が開きます。相手に届いている可能性があるため、「まとめて再送」の対象には入りません。宛先の方に届いていないことを確かめてから、その行の 「再送」 で1件ずつ送り直してください。

招待・パスワード再設定のメール

招待やパスワード再設定のメールは、リンクに期限があったり作り直すと無効になったりするため、送信ログからは再送できません(「再送」 ボタンは表示されません。理由の欄にもやり直し方が表示されます)。次の方法でやり直してください。

受験者の招待 — 受験者一覧で、その方の行のメニューから 「招待を再送」 を押します。
管理メンバー・団体責任者の招待 — メンバーの一覧、または団体の詳細の責任者の一覧の 「招待を再送」 から送り直します。
パスワード再設定 — ご本人に、ログイン画面の 「パスワードを忘れた方」 からもう一度再設定を申請していただきます。