契約を終える前にデータを持ち出す

契約の終了の手続きが始まると、管理画面で使えるのは 「データの持ち出し」 だけになります。データを削除する日までに、全データをダウンロードしてお手元に保存してください。

この操作ができる人

オーナー・管理者(手続き中に管理画面へ入れるのは、この 2 つの役割だけです)。

手順

1. 管理画面にログインします。手続き中は、左のメニューに 「データの持ち出し」 だけが出ます。

2. 「全データをダウンロード」のカードに、「ご契約の終了にともない、◯◯ にデータをすべて削除します。…」 と削除の日時が出ているのを確かめます。

   

3. 「全データをダウンロード(ZIP)」 を押します。「書き出しの準備中…」と出ます(大きい団体では 1 分ほどかかります)。

4. 「全データをダウンロードしました」と出て、ZIP が保存されます。

ZIP に入っているもの

• 会員台帳・認定台帳・会費の記録・操作履歴などの CSV(UTF-8・BOM 付き。Excel でそのまま開けます)
• 中身の説明(README.txt)

入っていないもの

• パスワード・2段階認証・ログインの記録
• 招待のリンク・連携のトークン
• 団体のロゴの画像
• 請求書・領収書・認定証の書面(PDF)。書いてある事柄は CSV に入っています

書面が必要なものは、削除の日の前に、それぞれの画面から印刷・保存しておいてください。

覚えておくこと

• ダウンロードした ZIP は個人データの一覧です。団体の個人情報の扱いに沿って保管してください。
• ダウンロードしたことは操作履歴に残ります。
• 削除の日を過ぎると、ダウンロードできなくなります。削除したデータは戻せません。

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